ก่อนใช้งานโปรแกรมและ Platform บริหารบุคคล อย่าลืมทำระบบ HR ให้ลงตัวก่อน

ที่ต้องเขียนหัวข้อนี้ ก็เนื่องจากมีองค์กรหลายแห่งที่เข้าใจผิดในเรื่องของ Platform และ Application ทางด้านการบริหารทรัพยากรบุคคล โดยเข้าใจว่า ถ้าซื้อโปรแกรมด้าน HR มาแล้วจะทำให้บริษัทของเรามีระบบ HR ที่ดีไปด้วย

ขอยกตัวอย่างเช่น บางองค์กรยังไม่มีระบบการบริหารผลงานที่ชัดเจน และมีปัญหาในการประเมินผลงานค่อนข้างจะมาก บรรดาผู้จัดการไม่ค่อยอยากประเมิน และมีปัญหาในการประเมินผลงานพนักงาน ตัวพนักงานเอง ก็ไม่ค่อยจะยอมรับมากนัก อีกทั้งก็ไม่มีระบบการคิด และการวางตัวชี้วัดเป้าหมาย รวมถึงพฤติกรรมในการทำงานต่างๆ

องค์กรนี้ก็เลยตัดสินใจซื้อโปรแกรม HR ทางด้านการบริหารทรัพยากรบุคคล โดยเป็นโปรแกรมด้านการบริหารผลงานเข้ามา โดยคิดว่า ถ้าเรามีโปรแกรมแบบนี้ ก็จะทำให้ปัญหาในการประเมินผลงานที่ผ่านมามันหายไปได้ และทำให้บริษัทมีระบบการบริหารผลงาน และการประเมินผลงานที่ดีขึ้นกว่าที่ผ่านมา

แต่พอติดต่อซื้อโปรแกรมเรียบร้อย ผู้ติดตั้งก็ขอข้อมูลและ สิ่งที่ตัวโปรแกรมต้องการ เช่น KPI ที่ใช้ competency ต่างๆ ขององค์กร รวมทั้งระบบการประเมินผลงานว่าจะมีน้ำหนักอย่างไร และมีระบบการให้คะแนนอย่างไรบ้าง ฯลฯ ผู้บริหารของบริษัทก็เริ่มงง เพราะคิดว่า โปรแกรมจะมีสิ่งเหล่านี้มาให้ แค่เพียงติดตั้งระบบก็สามารถใช้งานได้ทันที

ก็เลยต้องบอกว่า มันไม่ใช่แบบนั้น มีผู้บริหารและฝ่ายบุคคลหลายองค์กรเข้าใจผิดในเรื่องของโปรแกรมการบริหารทรัพยกรบุคคลว่า พอเรามีโปรแกรมเหล่านี้แล้ว ก็จะมีระบบ HR ตามไปด้วย ซึ่งต้องบอกว่ามันไม่ใช่ทั้งหมดครับ

ถ้าท่านต้องการที่จะเริ่มใช้โปรแกรม HR ต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นโปรแกรมการสรรหาคัดเลือก การพัฒนาพนักงาน การบริหารผลงาน การบริหารค่าตอบแทนและสวัสดิการ ระบบ HR Analytic ต่างๆ เหล่านี้ ท่านจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องมีระบบ HR ในเรื่องนั้นๆ ก่อน และต้องมีระบบที่ชัดเจน มีกฎเกณฑ์ต่างๆ ที่กำหนดไว้อย่างเป็นระบบ มีขั้นตอนกระบวนการในการทำงานที่ลงตัว แยกแยะได้อย่างชัดเจนเช่นกัน

• เช่น ระบบบริหารผลงาน เราก็ต้องมี KPI ที่ทำไว้แล้ว มี competency ที่เขียนนิยาม และระดับความสามารถไว้เรียบร้อย มีระบบในการให้น้ำหนัก คิดคะแนน การตัดเกรด และการเชื่อมโยงกับการให้รางวัลของบริษัท

• ระบบการพัฒนาพนักงาน บริษัทจำเป็นต้องมีการกำหนดแนวทางในการพัฒนาพนักงานไว้แล้ว มี Competency ที่จะใช้ในการพัฒนา มีกำหนดหลักสูตรอบรมไว้แล้ว มี Training Roadmap มีระบบการประเมินความสามารถของพนักงาน และมีการกำหนดเครื่องมือในการพัฒนาพนักงานไว้แล้วด้วยเช่นกัน

• ระบบบริหารสวัสดิการต่างๆ บริษัทหรือองค์กร จำเป็นต้องมีประเภทสวัสดิการต่างๆ ที่ชัดเจน ได้รับการอนุมัติจากผู้บริหารเรียบร้อย มีกฎเกณฑ์ในการเบิกจ่าย สิทธิของพนักงานแต่ละกลุ่ม ยิ่งถ้าต้องการสวัสดิการแบบยืดหยุ่น ยิ่งต้องมีการกำหนดสิทธิของพนักงานในแต่ละระดับ งบประมาณที่ใช้ รวมทั้งสวัสดิการทุกประเภทของบริษัท เพราะตัว platform มันเอง ไม่มีสิ่งเหล่านี้

ข้างต้นเป็นแค่ตัวอย่างที่พบบ่อยๆ ว่า องค์กรต้องการระบบบริหารบุคคล แต่ไปซื้อโปรแกรม HR มา สุดท้ายก็ไม่สามารถใช้งานได้ เพราะยังไม่มีระบบพื้นฐานที่จะใส่เข้าไปในโปรแกรมนั้นๆ สุดท้ายก็ต้องมาวางระบบกันใหม่ก่อนที่จะใช้งานโปรแกรม

ดังนั้นท่านที่ต้องการจะเปลี่ยนระบบ HR ของตนเอง ให้เป็น Digital HR ในทุกๆ ระบบในการบริหารทรัพยากรบุคคล ก็ต้องทำระบบ HR ให้ชัดเจนเสียก่อน จัดทำเครื่องมือต่างๆ ให้ลงตัวก่อน จากนั้น โปรแกรมทางด้าน HR ก็จะสามารถปฏิบัติการได้อย่างเต็มประสิทธิภาพของมัน

โปรแกรม HR ที่ดีและเหมาะสมกับบริษัท จะต้องมาจากระบบ HR ที่ดี และเครื่องมือในการบริหารทรัพยากรบุคคลที่ดีก่อน