ปัญหาของการบริหารเวลา ความยากที่สามารถแก้ไขได้

ท่านผู้อ่านเคยมีปัญหาเรื่องของการบริหารเวลาหรือไม่ครับ เคยที่จะหาหนังสือ และเคล็ดลับต่างๆ ที่จะใช้ในการบริหารเวลามาอ่านบ้างหรือไม่ครับ บางคนอ่านหลายเล่ม หลายวิธีมากมาย มีเทคนิคติดตัวหลากหลาย แต่ก็ยังไม่สามารถที่จะบริหารจัดการเวลาของตนเองได้ก็มี ท่านเป็นหนึ่งในคนกลุ่มนี้หรือไม่ครับ

มีผู้รู้หลายคนบอกเหมือนกันว่า เราไม่สามารถบริหารเวลาได้ เพราะเวลามันเดินของมันไปเรื่อยๆ ไม่มีทางที่เราจะไปหยุดเวลา หรือทำให้เวลามันช้าลงไปได้ แต่ข้อเท็จจริงของคำว่าบริหารเวลา ก็คือ เราบริหารการใช้เวลาของเราเองมากกว่า

วันนี้ท่านใช้เวลาไปกับสิ่งใดบ้าง ใช้เวลาได้อย่างที่ตนวางแผนไว้หรือไม่ ใช้เวลาไปกับสิ่งที่มีคุณค่าต่อชีวิตของเราหรือไม่ ใช้เวลาไปกับการนำตัวเองไปสู่ความสำเร็จจริงๆ หรือไม่

หลายคนบอกว่ายุ่งมากในแต่ละวัน อยากให้ 1 วันมีมากกว่า 24 ชั่วโมง จะได้มีเวลาทำกิจกรรมต่างๆ มากขึ้น ปกติในทุกวันนี้ ความยุ่งของเวลาของเรามีสาเหตุมาจาก 2 ปัจจัย (จากหนังสือ Make Time ของ Jake Knapp และ John Zeratsky)

• สาเหตุจากตัวกิจกรรม และงานต่างๆ ที่เข้ามาในแต่ละวัน ที่เราต้องสะสางทั้งแบบเร่งด่วน และไม่ด่วน สำคัญ และไม่สำคัญ ประดังเข้ามาหาเรา โดยที่เราไม่สามารถที่จะบริหารจัดการกับสิ่งที่เข้ามาได้ ก็จะเป็นปัญหาตามมากับการบริหารการใช้เวลา
• สาเหตุจากข้อมูลที่เข้ามาแบบไม่รู้จักจบสิ้น ประเด็นนี้ก็คือ จาก Social Media ต่าง ๆ ข่าวสารที่แจ้งเตือนเราตลอดเวลา อาการติดมือถือ ที่ว่างเป็นไม่ได้ แทนที่จะทำสิ่งที่สำคัญ กลับหยิบโทรศัพท์ขึ้นมาแล้วดึงหน้าจอเพื่อ Refresh ดูว่ามีข้อมูลอะไรใหม่ ๆ เข้ามาบ้างหรือไม่

ลองสังเกตการใช้เวลาของเราในแต่ละวันดูก็ได้ครับ ว่าเป็นไปตามสาเหตุที่เขียนไว้ข้างต้นหรือไม่ บางคนมีกิจกรรมที่ต้องทำมากมาย มีงานเข้ามาเยอะ แต่ไม่สามารถที่จะลงมือทำงานได้ เพราะมัวแต่ไปติด หรือถูกดึงความสนใจไปกับข้อมูลและ Social Media ทั้งหลายที่เตือนเข้ามาทั้งวันอย่างไม่ขาดสาย แล้วแบบนี้กิจกรรมสำคัญ ๆ ของชีวิตเราจะเสร็จได้อย่างไร

ดังนั้นถ้าเราต้องการบริหารการใช้เวลาของเราให้ได้อย่างเต็มที่ ก็คงพอจะมองออกนะครับว่า จะต้องทำอย่างไร

• เลิก/ปิด การแจ้งเตือนต่างๆ ที่ไม่สำคัญ อย่างแรกเลยก็คือ เราต้องใจแข็งพอที่จะปิดการแจ้งเตือน และเตือนตัวเองให้ไม่หยิบโทรศัพท์มือถือขึ้นมาเวลา หลายคนเหมือนเสพติดโทรศัพท์ ว่างเป็นไม่ได้ หรือ ไม่สามารถที่จะอดทนต่อความเย้ายวนได้ ก็ต้องหยิบขึ้นมาตลอดเวลา บางคนแบบว่าอยากรู้ทุกเรื่องที่มีการแจ้งเตือนเข้ามา ถ้ายังเป็นแบบนี้ งานสำคัญๆ ของเราก็อาจจะไม่เสร็จตามแผนงานที่กำหนดไว้อย่างแน่นอน
• พิจารณางานที่สำคัญๆ ในแต่ละวัน อย่างที่สองก็คือ เราต้องพิจารณาให้ชัดเจนว่า วันนี้งานไหนที่สำคัญที่สุดที่เราต้องทำให้เสร็จ จากนั้นก็ลงบันทึกไว้ว่า ในวันนี้ต้องทำอะไรให้เสร็จ 1-2 กิจกรรม ที่เป็นกิจกรรมสำคัญๆ มากๆ จากนั้นก็ให้ลงเวลาที่ชัดเจนไปเลยเช่น 9.00-10.30 จะทำงานที่หนึ่งให้เรียบร้อย และเวลา 10.45 – 12.00 จะทำงานที่สองให้เรียบร้อย กำหนดให้ชัดเจนว่าเวลาใดจะลงมือทำอะไรบ้าง
• Focus ประเด็นถัดมาก็คือ เมื่อถึงเวลาที่ต้องทำงานตามที่กำหนดเวลาไว้ ก็ต้องลงมือทำจริง ๆ ต้อง Focus ที่งานนั้นอย่างเดียว อย่างอื่นห้ามทำเด็ดขาด เอาโทรศัพท์ออกห่างจากตัว ปิดการแจ้งเตือน ปิด internet ปิด wifi เพื่อให้เรามีความจดจ่ออยู่ที่งานที่เราทำอย่างเดียวเท่านั้น ทำให้เสร็จตามระยะเวลาที่กำหนดไว้ ถ้าเสร็จก่อนก็ถือว่าเป็นรางวัล เราก็จะมีเวลาเหลือไปทำอย่างอื่นเพิ่มเติมได้อีก ช่วงเวลานี้ที่เขาเรียกกันว่า Make Time ก็คือ การจัดหาเวลา และสร้างเวลาขึ้นมาเพื่อทำกิจกรรมนั้นๆ ให้เสร็จ
• เติมพลังให้กับร่างกาย สิ่งสำคัญที่จะทำให้เรา Focus กับสิ่งที่ทำได้ มีสมาธิจดจ่อได้นานพอที่จะทำให้งานเสร็จ ก็คือ ร่างกายที่แข็งแรง ดังนั้น เราต้องทานอาหารให้ครบหมู่ ต้องมีการออกกำลังกายบ้าง และมีการพักผ่อนให้เพียงพอ ในบางช่วงเวลาของการ Focus เราอาจจะต้องอาศัยตัวช่วยบ้าง เช่น กาแฟ เพื่อให้เราไม่ง่วง และมีสมาธิทำงานนานพอ

ที่สำคัญอีกอย่างก็คือในช่วงของการ Focus กับการทำงานนั้น เราอาจจะต้องมีการแจ้งเพื่อนร่วมงานคนอื่นให้ทราบล่วงหน้าด้วยว่าเวลานี้ถึงช่วงนี้ เราจะทำงานนั้น จะไม่ตอบกลับ และจะไม่นัดหมายอะไรที่ทับซ้อนกับช่วงเวลานี้อย่างเด็ดขาด

บางคนอาจจะเพิ่มเติมด้วยเทคนิคของการจัดสรรเวลาว่า ในแต่ละวัน ช่วงเวลาใดจะทำอะไรบ้าง คือนอกจาก To-do-list เปล่าๆ อย่างเดียวไม่พอ จะต้องกำหนดเวลาลงไปเลยว่า งานและกิจกรรมสำคัญๆ ของเราจะต้องใช้เวลาช่วงไหนทำบ้าง และทำตามอย่างเคร่งครัด

ด้วยการทดลองทำด้วยตนเองมาสักพักใหญ่ บอกได้เลยว่า สามารถทำให้เรามีเวลาเหลือมากขึ้นกว่าเดิม มีเวลาที่จะเอามาใช้ในการทำกิจกรรมอื่นๆ ที่เราชอบมากขึ้นด้วย เช่นงานอดิเรกต่างๆ การอ่านหนังสือที่ค้างอยู่ การออกกำลังกายได้มากขึ้น ฯลฯ

ถ้าท่านใด จะลองเอาไปประยุกต์ใช้ก็ไม่ห้ามนะครับ ก็ถือว่าเป็นอีกเทคนิคหนึ่งในการบริหารจัดการกิจกรรมของตนเอง ให้มีความเหมาะสมกับเวลาที่มี และทำให้เราไม่ใช้เวลาที่มันย้อนคืนมาไม่ได้นั้น ไปกับกิจกรรมที่ไม่ได้สร้างประโยชน์อะไรให้ตนเองเลย