จะให้ความสำคัญกับคน หรือ เทคโนโลยีก่อน

ปฏิเสธไม่ได้เลยว่า โลกเราและการใช้ชีวิตของเราในทุกวันนี้ ล้วนแต่มีเรื่องของเทคโนโลยีเข้ามาเกี่ยวข้องแทบจะทุกด้าน ทั้งคอมพิวเตอร์ โทรศัพท์มือถือ แทปเล็ต ฯลฯ ซึ่งข้างในก็มี Platform ต่างๆ ที่เราใช้งานทั้งในเรื่องงาน และในชีวิตประจำวัน

ในระยะแรกๆ ก็จะเกิดกับการใช้ชีวิตประจำวันก่อน แต่ละคนก็ต้องมีการปรับตัวกันไป จนถึงในช่วงนี้ ซึ่งคนส่วนใหญ่ก็มักจะคิดว่า ถึงตอนนี้แล้วคงไม่มีใครที่จะไม่ใช้เทคโนโลยี ทุกคนต้องใช้กันเป็นหมดแล้ว อีกทั้งเรื่องของเทคโนโลยียังสามารถเข้ามาใช้ในการเพิ่มประสิทธิภาพของการทำงานของมนุษย์เราได้อีกด้วยเช่นกัน ผลก็คือ ทำให้ผู้บริหารของหลายองค์กรเกิดความตื่นตัว และเกิดนโยบายที่จะเปลี่ยนแปลงองค์กรของตนเองเข้าสู่การทำงานแบบดิจิตัลทั้งหมด

ผู้บริหารระดับสูงหลายคน มีความรู้ความสามารถมาก มีการนำเอาเทคโนโลยีต่างๆ เข้ามาใช้ในชีวิตส่วนตัวมากขึ้น มีการปรับตัวอย่างรวดเร็วมาก เร็วจนมองว่าองค์กรของเราก็พร้อมแล้วล่ะที่จะปรับเข้าสู่ดิจิตัล และเทคโนโลยี สำหรับให้พนักงานทุกคนใช้ทำงาน

จากนั้นก็เริ่มลงทุนปรับเปลี่ยนวิธีการทำงานใหม่ นำเอา platform ในงานต่างๆ เข้ามาใช้อย่างเต็มที่ ลงทุนอย่างสุดๆ กันไปเลย มองภาพพนักงานทุกคนทำงานกันอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นด้วยเทคโนโลยีใหม่ๆ เหล่านี้

แต่ผลลัพธ์ที่เกิดขึ้นจริง มันอาจจะไม่สวยหรูอย่างที่ฝันไว้ก็ได้ หลายองค์กรที่เอาเทคโนโลยีดิจิตัลเข้ามาใช้ในการทำงานในองค์กรทันที โดยที่ไม่พิจารณาถึงความพร้อมที่แท้จริงของพนักงานของตนเองให้ชัดเจนเสียก่อน มีแต่จะเกิดผลเสียอย่างเห็นได้ชัด

• พนักงานตามไม่ทัน ไม่ใช่พนักงานทุกคนจะถนัดกับเรื่องของดิจิตัล เหมือนกับผู้บริหารระดับสูง พอผู้บริหารมีดำริให้เปลี่ยนแปลงการทำงานใหม่ พนักงานก็เริ่มกลัว วิตกกังวล และงงๆ กับการใช้งาน และที่สำคัญก็คือ พนักงานไม่ได้รับการเรียนรู้ในสิ่งเหล่านี้เลย แต่ละคนก็เริ่มตามไม่ทัน ทำงานกันไม่ได้ ผลงานที่เคยดี ก็แย่ลงเพราะเทคโนโลยี จนพนักงานหลายคน ก็เริ่มแอบทำงานในระบบเอกสารแบบเดิมๆ เพื่อทำให้งานของตนออกมาดีเหมือนเดิม ยิ่งไปกว่านั้น บางองค์กรแทบจะนับตัวพนักงานได้เลยว่า ใครบ้างที่เข้ามาใช้ platform ใหม่ๆ ที่องค์กรทำขึ้นมา

• ไม่มีการเรียนรู้ และสอนกันก่อน หลายองค์กรคิดไปเองว่าพนักงานน่าจะคุ้นเคยแล้ว กับระบบ ดิจิตัล เพราะชีวิตส่วนตัวก็เห็นใช้งานกันอยู่ทุกวัน ก็เลยเปลี่ยนวิธีการทำงานใหม่ แต่ก่อนจะเปลี่ยนไม่มีการสอนแนะนำ หรือแม้กระทั่งไม่มีช่วงเวลาให้พนักงานได้ปรับตัวเข้ากับระบบงานใหม่ สุดท้ายพนักงานก็ใช้งานไม่เป็น ไม่สะดวกที่จะใช้ และก็เริ่มปฏิเสธการใช้งานระบบเป็นส่วนใหญ่

• บริหารการเปลี่ยนแปลงไม่ดี ส่วนใหญ่องค์กรที่เกิดปัญหาตามมาจากการใช้ระบบดิจิตัลอย่างรวดเร็วเกินไป ก็เนื่องจากผู้บริหารระดับสูงไม่มีการบริหารการเปลี่ยนแปลงที่ดีพอ คิดแค่เพียงว่า พนักงานคุ้นเคยอยู่แล้ว ก็เลยเปลี่ยนเลย ไม่ได้ศึกษาก่อนว่า พนักงานของเรานั้นในเรื่องของการทำงานเขาคุ้นเคยแค่ไหน หรือ ไม่เคยศึกษาระบบการทำงานปัจจุบันก่อนว่า จะปรับเปลี่ยนได้จริงสักแค่ไหน หรือต้องค่อยเป็นค่อยไปกันแน่ สุดท้ายการเปลี่ยนแปลงเหล่านี้ก็ไร้ผล พนักงานหันกลับมาใช้ระบบงานแบบเดิม ทำเอกสารแบบเดิม

ดังนั้นก่อนที่จะนำเอาเทคโนโลยีใหม่ๆ เข้ามาใช้ในการทำงาน เราจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องเน้นไปที่ตัวคนทำงานมากกว่าที่เทคโนโลยี ต้องไม่ลืมว่าคนใช้งานก็คือ พนักงานของเรา ถ้าองค์กรจะเริ่มเปลี่ยนแปลงระบบงานใหม่ ก็ต้องเริ่มที่การพัฒนาคนให้พร้อมในระดับหนึ่งก่อน จากนั้นก็ค่อยๆ เอาระบบเข้ามาใช้งานประกอบการทำงาน เพื่อสร้างความคุ้นเคย โดยอาจจะยอมให้มีระบบเอกสารแบบเดิมไว้ก่อนช่วงหนึ่ง แล้วค่อยๆ ลดลงเรื่อยๆ

เคยเห็นบางองค์กรนำเอา platform การบริหารงาน บริหารโครงการชื่อดังมาใช้งาน ตัว platform เป็นการออกแบบที่ดีมาก มีการเชื่อมโยงงาน การมอบหมายงาน ติดตามงาน และดูว่า ภาระของใครมากน้อยแตกต่าง เพื่อใช้ในการบริหารจัดการพนักงานแต่ละคนในโครงการต่างๆ ผู้บริหารซื้อมาใช้งานเพราะเห็นว่า ดูดี และน่าจะทำให้การบริหารขององค์กรเราสามารถที่จะติดตามและสะดวกสบายเพราะเห็นภาพทั้งหมดใน platform เลย แค่เปิดขึ้นมา ผู้จัดการก็สามารถเห็นได้เลยว่าตอนนี้พนักงานแต่ละคนทำงานอะไรอยู่ ทำถึงไหนแล้ว ฯลฯ

แต่เชื่อหรือไม่ครับว่า ตื่นเต้นกันอยู่สักพักตอนที่ซื้อระบบมาใช้ใหม่ๆ แต่ตอนนี้กลับมาใช้ Excel ในแบบที่คุ้นเคยเหมือนเดิม และเหลือคนที่ใช้ระบบใหม่นั้นอยู่แค่เพียงไม่กี่คน ซึ่งถ้าใช้กันไม่กี่คน ก็คือ ใช้ไม่ได้แน่นอน สุดท้ายเสียเงินฟรี

ถามว่าสาเหตุคืออะไร คำตอบก็คือ ไปให้ความสำคัญกับเครื่องมือการทำงาน เทคโนโลยีในการทำงาน มากจนลืมเรื่องของคนใช้งานระบบ ไม่เคยคิดจะพัฒนา หรือวางแนวทางให้เกิดการเปลี่ยนแปลงที่ราบรื่นกันก่อนล่วงหน้า สุดท้ายเทคโนโลยีอันทันสมัยที่ซื้อมาเหล่านั้น ก็เป็นหมันไปในที่สุด