เรายังจำเป็นต้องมีออฟฟิศสำนักงานอยู่อีกหรือไม่

วันนี้เอางานวิจัยของทางประเทศอังกฤษมาเรียบเรียงให้อ่านกัน เป็นงานวิจัยที่เขาสอบถามฝ่ายบุคคลและผู้บริหารของบริษัทต่างๆ ในประเทศอังกฤษเกี่ยวกับนโยบายสถานที่ทำงานว่ามีนโยบายอย่างไรหลังจากที่เริ่มคลาย Lock Down ในประเทศ และเมื่อโควิด 19 เริ่มมีสถานการณ์ที่ดีขึ้น ซึ่งผมอ่านและเรียบเรียงจากบทความที่ชื่อว่า Do we need the office? จากนิตยสาร People Management ของ CIPD

สิ่งที่วิจัยนี้ ในบทความเขียนไว้ว่า เป็นสิ่งที่เป็นนโยบายจริงๆ แล้ว ไม่ใช่แค่คิดว่าจะทำ หลายๆ บริษัทกำหนดนโยบายกันอย่างชัดเจนแล้วว่าจากนี้ต่อไปจำทำอย่างไรกับสถานที่ทำงานกันบ้าง และมีนโยบายในการให้พนักงานทำงานกันอย่างไรบ้างหลังจากสถานการณ์ทุกอย่างเข้าสู่ภาวะปกติ

• 43% ของบริษัท มีนโยบายยังคงมีสถานที่ทำงาน หรือออฟฟิศให้พนักงานเข้ามาทำงานกันตามปกติ ไม่ได้ยกเลิก หรือ ปิดออฟฟิศแต่อย่างใด แต่มีกำหนดนโยบายออกมาชัดเจนมากขึ้นเกี่ยวกับการทำงานว่า จะให้พนักงานทำงานแบบ Hybrid ก็คือ 50% ทำงานจากที่บ้าน หรือจากที่ไหนก็ได้ กับอีก 50% ต้องเข้ามาทำงานที่สำนักงาน โดยมีการให้เหตุผลว่า สำนักงานยังคงจำเป็นต่อการทำงาน โดยเฉพาะการสร้างวัฒนธรรมในการทำงานร่วมกัน การพัฒนาพนักงานใหม่ที่เพิ่งเข้ามาทำงาน การพบปะพูดคุยระดมสมองกัน เพื่อหาแนวทางในการแก้ไขปัญหา หรือริเริ่มวิธีการทำงานใหม่ๆ เพราะหลายบริษัทพิสูจน์แล้วว่า ในช่วงเวลาที่ผ่านมา 1 ปีเต็มที่ให้พนักงานทำงานจากที่บ้าน และใช้เทคโนโลยีกันอย่างเต็มที่นั้น งานปกติ สามารถทำได้อย่างดี แต่สิ่งที่เป็นปัญหาและไม่ได้ประสิทธิผลเต็มที่ก็คือ เรื่องของวัฒนธรรมองค์กร เรื่องของการระดมสมอง เพื่อคิดริเริ่มสิ่งใหม่ๆ และการพัฒนาพนักงานใหม่ที่เพิ่งเข้ามาทำงาน สิ่งเหล่านี้ต้องใช้การปฏิสัมพันธ์การพูดคุยกันซึ่งหน้า จะให้ผลลัพธ์ที่ดีกว่าแบบ online หลายเท่าตัว

• 42% ไม่มีแผนเปลี่ยนแปลงอะไร ในที่นี้ก็คือ ให้พนักงานกลับเข้าทำงานในบริษัทเต็มที่ 100% โดยไม่มีนโยบายการทำงานจากที่บ้าน เพียงแต่อาจจะมีการยืดหยุ่นในเรื่องของวันเวลาในการทำงานมากขึ้นกว่าเดิม รวมทั้งการจัดสถานที่ทำงานใหม่ให้ดูดี และส่งเสริมการทำงานของพนักงานในสำนักงานมากขึ้น

• 22% ประกาศนโยบายชัดเจนว่า จะเริ่มปิดสถานที่ทำงาน และใช้ Co-working Space แทน แม้จะมีจำนวนบริษัทไม่มากที่มีนโยบายในลักษณะนี้ และส่วนใหญ่จะเป็น start-up รวมถึงองค์กรที่พนักงานจำนวนไม่มากนัก แต่ก็มีความชัดเจนมากว่า จากประสบการณ์ในปีที่ผ่านมา ทำให้ผู้บริหารและพนักงานเล็งเห็นว่า เขาไม่จำเป็นต้องมีออฟฟิศก็สามารถทำงานกันได้ และยังทำงานได้ประสิทธิภาพดีกว่าตอนมีออฟฟิศด้วยซ้ำไป บริษัทเหล่านี้มีนโยบายชัดเจนเลยว่า จากนี้ต่อไปจะใช้นโยบายการทำงานจากที่ไหนก็ได้ พนักงานจะทำงานจากที่บ้าน จากร้านกาแฟ หรือจะไปนั่งทำงานด้วยกันที่ไหนก็ได้ ของแค่เพียงทำงานและส่งมอบงานกันตามเป้าหมายและแผนงานที่กำหนดไว้ ส่วนเรื่องของการสร้างบรรยากาศในการทำงานร่วมกันนั้น ฝ่ายบุคคลขององค์กรเหล่านี้ ก็ตอบว่า ไม่ยากเลย เขาสามารถไปเช่า Co-Working Space ที่มีมากมายตอนนี้ เพื่อใช้ในการประชุม หรือทำงานร่วมกันได้ โดยไม่จำเป็นต้องเช่าสำนักงานประจำที่มีค่าใช้จ่ายคงที่อยู่ทุกเดือน ซึ่งทำให้ต้นทุนในเรื่องนี้ลดลงอย่างมากมาย หรือ ถ้าเราต้องการสร้าง Team Social หรือ การพบปะของพนักงาน เราก็สามารถที่จะจัดเป็นกิจกรรมร่วมกันได้ ณ สถานที่ต่างๆ ได้ เช่น โรงหนัง ยิม ห้องสัมมนา ภัตตาคาร พิพิธภัณฑ์ ฯลฯ ก็สามารถทำกิจกรรมร่วมกันได้ โดยไม่จำเป็นต้องมีออฟฟิศสำนักงานที่ต้องดูแลให้ยุ่งยาก

• 12% ประกาศชัดเจนว่าจะลดจำนวนสำนักงานที่กระจายตัวอยู่ตามจุดต่างๆ ลง และใช้นโยบายการทำงานที่ยืดหยุ่นมากขึ้น เช่น ปิดสำนักงานตามหัวเมือง และให้พนักงานทำงานที่บ้านได้ 4 วัน และเดินทางเข้าออฟฟิศที่อยู่ในกลางเมือง 1 วัน โดยบริษัทรับผิดชอบเรื่องของค่าเดินทางให้เป็นต้น

• 9% กำลังวางแผน และหารือกันภายใน เพื่อที่จะปิดสำนักงาน หรือจะเปิดบางส่วน และยืดหยุ่นเรื่องของสถานที่ในการทำงาน

จากผลการวิจัยข้างต้น ผมคิดว่าแนวโน้มของการทำงานทั่วโลกก็น่าจะเป็นอย่างที่เขาวิจัยมา ในประเทศไทยเอง แม้ว่าจะยังมีบริษัทจำนวนไม่มากที่ประกาศกร้าวออกมาว่าจะให้พนักงานทำงานที่บ้านกันแบบเดิม และปิดสำนักงานแบบ 100% แต่เราก็เห็นแนวโน้มว่า ยังไงก็ต้องมีการเปลี่ยนแปลงเกิดขึ้นกับสถานที่ทำงานบางธุรกิจอย่างแน่นอน

โดยเฉพาะในเรื่องของการทำงานจากที่ไหนก็ได้ หรือการทำงานแบบ Hybrid ที่มีความยืดหยุ่นมากกว่าที่จะต้องเดินทางเข้ามาทำงานในออฟฟิศกันอย่างเดียว

เท่าที่ดูแนวโน้มสำหรับธุรกิจที่พอจะทำแบบนี้ได้ ก็เริ่มมีความคิดที่จะวางนโยบายในการทำงานแบบ Hybrid กันบ้างแล้ว ให้พนักงานเลือกได้ว่าจะทำงานจากที่ไหนในเวลาเท่าไหร่ต่อเดือน หรือบางแห่งก็กำหนดชัดเจนเลยว่า วันไหนบ้างที่ต้องเข้าบริษัท ฯลฯ สิ่งเหล่านี้เราเริ่มเห็นกันแล้วในประเทศไทย และในงานที่สามารถที่จะยืดหยุ่นเรื่องของสถานที่และเวลาในการทำงานได้

แล้วองค์กรของท่านคิดอย่างไรกับออฟฟิศที่เรามีอยู่บ้างครับ