พฤติกรรมที่ควรหลีกเลี่ยงเมื่อมีการประชุม VDO Conference

ช่วงนี้หลายท่านเริ่มคุ้นเคยกับการทำงานจากที่บ้านกันมากขึ้น ผมเชื่อว่าน่าจะกลายเป็นวิถีการทำงานแบบใหม่ของอีกหลายองค์กร แม้ว่าโควิด19 จะหายไปในอนาคต การทำงานจากที่บ้าน ก็อาจจะยังคงอยู่ และเป็นอีกหนึ่งทางเลือกให้กับพนักงานในการทำงานแบบยืดหยุ่น

ในการทำงานจากที่บ้านนั้น สิ่งหนึ่งที่เลี่ยงไม่ได้เลยก็คือ การประชุมออนไลน์ ผ่าน platform ต่าง ๆ ที่เราน่าจะคุ้นเคยกันไม่ว่าจะเป็น google meet, MS team, Zoom ฯลฯ ซึ่งเวลาที่เราประชุมโดยผ่านหน้ากล้องแบบนี้ แรกๆ อาจจะไม่คุ้นเคยสักเท่าไหร่ แต่ตอนนี้ก็น่าจะเริ่มเคยชินกันบ้าง บางคนไม่กล้าเปิดกล้องบ้าง บางคนอาย บางคนไม่รู้ว่าจะต้องทำตัวอย่างไรเวลาอยู่หน้ากล้อง ฯลฯ

อย่างไรก็ดี พฤติกรรมในการประชุมผ่านหน้ากล้องแบบนี้ที่เราควรจะต้องหลีกเลี่ยง และต้องบริหารจัดการตนเองให้ดี มีอะไรบ้าง

• การ login เข้ามาในห้องประชุม แล้วก็ปิดทุกอย่าง ในการประชุมทีมงานปกติแล้วเราต้องเห็นหน้ากันเป็นธรรมดา แต่ก็มีหลายครั้งที่เราเคยเห็นบางคนเข้ามาในห้องประชุมออนไลน์แล้ว ก็ปิดกล้อง ปิดไมค์ เหมือนทำให้รู้ว่าเขาอยู่ในห้องประชุมนะ แต่เวลาถามอะไร เวลาเรียก กลับไม่ได้รับคำตอบอะไรใดๆ ซึ่งพฤติกรรมแบบนี้ก็ถือเป็นพฤติกรรมที่ไม่ดีนักในการประชุมร่วมกันกับทีมงาน ดังนั้น กติกาในการประชุมออนไลน์ ก็ควรจะต้องมีการกำหนดและตกลงกันอย่างชัดเจนว่าจะต้องทำอะไรบ้าง เช่น เปิดกล้อง ปิดไมค์ เวลาจะพูด ให้ยกมือก่อน จากนั้นก็เปิดไมค์ พูดกันทีละคน เสียงจะได้ไม่ตีกันไปมา เป็นต้น ในการประชุมยังตกลงกันได้ เพราะเป็นทีมงานเดียวกัน อยู่ใต้ผู้จัดการคนเดียวกันมันเข้าใจกันง่าย ที่ผมเคยประสบมาก็คือ การสอนออนไลน์ แล้วผู้เรียนปิดกล้อง เอารูปตัวเองขึ้นบ้าง เองรูปดาราที่ชอบขึ้นแทน รวมทั้งเอารูปสัตว์เลี้ยงแสนรักขึ้นในหน้าจอ ซึ่งคนสอนไม่มีทางรู้เลยว่า ขณะนี้แต่ละคนกำลังทำอะไรอยู่ มันทำให้คนสอนรู้สึกเหมือนพูดคนเดียวมากกว่า หลายครั้งมีการกำหนดกติกาว่าให้เปิดกล้อง แต่สุดท้าย ก็มีบางคนที่ไม่เปิดอยู่ดี ด้วยเหตุผลต่างๆ นานา ดังนั้น กติกาในการเปิดปิดกล้องควรจะกำหนดไว้อย่างชัดเจนก่อนเริ่มประชุมหรืออบรม

• การแต่งกาย เสื้อผ้าหน้าผม เวลาประชุมออนไลน์ พนักงานบางคนเป็นพวกไม่แคร์สื่อ ไม่สนโลก นายกำหนดกติกาว่าให้เปิดกล้อง ก็เปิดตามกติกา โดยที่บางคนเพิ่งตื่น หัวฟู อยู่ในชุดนอน บางคนตื่นนอนนานแล้ว แต่ก็ยังอยู่ในชุดนอนและเข้ามาประชุมตามเวลา สิ่งเหล่านี้เราอาจจะไม่คิดอะไรมากถ้าอยู่ในทีมเดียวกัน และเข้าใจกัน และงานเกิดผลลัพธ์ที่ดี แต่ถ้าเป็นการประชุมกับลูกค้า หรือ ผู้บริหารระดับสูงๆ ก็น่าจะมีการปฏิบัติตัวให้เหมาะสม แม้ว่าจะไม่มีการเขียนกฎกติกาไว้ แต่ก็ต้องเข้าใจมารยาทในการทำงานตามปกติ เหมือนกับเวลาเราไปทำงาน เราคงไม่ไปทำงานในชุดนอน และทำงานแบบหัวฟู เช่นกัน แม้ว่าเราจะอยู่บ้านทำงาน ก็ต้องปฏิบัติตนให้เหมาะสมเพราะนี่คือเวลาของการทำงานเช่นกัน เพียงแต่อาจจะไม่ต้องถึงกับผูกไท ใส่สูท แต่ก็ต้องแต่งกาย ดูแลเสื้อผ้าหน้าผมให้เหมาะสมกับการทำงาน

• ทำหลายอย่างพร้อมกันเวลาที่ประชุม อีกพฤติกรรมหนึ่งที่มักจะเห็นเสมอ ก็คือ บางคนเป็นคนที่งานเยอะ หรืออีกมุมหนี่งคือ นั่งเฉยๆ ประชุมไม่ค่อยจะได้ ต้องมีอะไรทำอยู่ตลอด เราก็มักจะเห็นว่าคนคนนี้เขานั่งประชุมเปิดกล้อง (ตามกติกา) จากนั้นเราจะเห็นว่า เขาพิมพ์งานไปด้วย มองจอคอมพิวเตอร์ แต่รู้ว่า ไม่ใช่จอประชุมแน่นอน ซึ่งอาจจะกำลังตอบอีเมล หรือเขียนรายงาน บางคนหยิบโทรศัพท์ขึ้นมาพิมพ์ มาคุย ฯลฯ คนเราทำงานหลายๆ อย่างในเวลาเดียวกันไม่ได้อย่างแน่นอน ดังนั้นพฤติกรรมแบบนี้ ถ้าเราเป็นหัวหน้า หรือ ผู้นำการประชุม แล้วเห็นพนักงานของเรามีพฤติกรรมแบบนี้ ก็คงจะรู้สึกไม่ค่อยดีเท่าไหร่

• การถูกหันเหความสนใจไปทำอย่างอื่น หรือที่ภาษาอังกฤษเรียกกันว่า Distraction ก็คือ มีสิ่งอื่นรอบตัวมาดึงเราออกจากสมาธิ หรือ ออกจากสิ่งที่เราทำในขณะนั้น เช่น มีเสียงโทรศัพท์แทรกเข้ามา แล้วหันไปรับโทรศัพท์ มีอีเมลเด้งขึ้นมา มีไลน์ทักเข้ามา ฯลฯ แม้ว่าจะเป็นการทำงานที่บ้าน และประชุมออนไลน์ สิ่งเหล่านี้ก็ควรจะถูกปิดไว้ เหมือนกับการประชุมกันจริงๆ ในบริษัท เพราะมันจะทำให้เราหลุดและเสียสมาธิจากการประชุมซึ่งอาจจะมีสิ่งสำคัญต่อการทำงานก็ได้ หรือ บางคนนั่งประชุมที่บ้าน โดยนั่งอยู่ในห้องครัวบ้าง ห้องรับแขก ห้องน้ำ ในห้องเปลี่ยนเสื้อผ้า ฯลฯ ซึ่งห้องเหล่านี้อาจจะมีสมาชิกในบ้านเดินผ่านไปมา และเข้ามาใช้งาน ก็จะทำให้เกิดการหลุดออกจากสมาธิ และไม่จดจ่อต่อการทำงานอีกเช่นกัน ดังนั้น เวลาที่จะมีการประชุมออนไลน์ ก็ควรจะมีการกำหนดสถานที่ในบ้าน ที่ไม่ค่อยมีใครผ่านไปผ่านมาบ่อยนัก หรือบอกกับสมาชิกในบ้านว่าขออย่ารบกวนเป็นเวลา xxx นาที เป็นต้น ก็น่าจะช่วยให้เราไม่ถูก Distract ออกจากสิ่งที่กำลังทำอยู่

หลายท่านอาจจะมองว่าเป็นเรื่องเล็กน้อย ไม่ต้องเอามาใส่ใจก็ได้ แต่ถ้าคนหนึ่งทำแบบนี้ได้ แล้วคนอื่นเห็น และทำบ้าง ผมคิดว่า การประชุมครั้งนั้นคงจะไม่มีประสิทธิภาพตามที่เราต้องการ ดังนั้น แม้ว่าอาจจะเป็นเรื่องที่ดูเล็กน้อย แต่ถ้าเรากำหนดกฎเกณฑ์กติการร่วมกันได้ ก็จะทำให้การทำงานและการประชุมในแต่ละครั้งสามารถบรรลุเป้าหมายที่กำหนดไว้ และใช้เวลาได้อย่างมีประสิทธิภาพมากกว่า