สวัสดิการพนักงาน กับความยั่งยืนขององค์กร (ตอนจบ)

วันนี้เรามาต่อกันในประเด็นการออกแบบและบริหารสวัสดิการพนักงาน ให้สอดคล้องไปกับกลยุทธ์ขององค์กรกันในตอนจบครับ ซึ่งจะว่าด้วยการจัดการสวัสดิการเชิงกลยุทธ์กันครับ

การบริหารสวัสดิการเชิงกลยุทธ์

เป้าหมายของการจัดการ และบริหารสวัสดิการเชิงกลยุทธ์นั้น ก็เพื่อสร้างพลังให้กับระบบบริหารทรัพยากรบุคคลขององค์กรที่จะ ดึงดูด เก็บรักษา และจูงใจคนเก่งๆ ให้มาทำงานกับองค์กร และสร้างมูลค่าเพิ่มให้กับองค์กรอย่างต่อเนื่อง ทั้งนี้ก็เพื่อความยั่งยืนขององค์กรในระยะยาว

คำถามที่จะต้องตอบให้ได้ ถ้าเราต้องการจะจัดสวัสดิการในเชิงกลยุทธ์

• เราตั้งใจจะออกแบบระบบสวัสดิการพนักงานอย่างไร กล่าวคือ องค์กรของเราต้องการให้ความสำคัญในการออกแบบระบบสวัสดิการพนักงานอย่างไรบ้าง เช่น วางระบบสวัสดิการพื้นฐานก็พอ หรือต้องการให้มีสวัสดิการที่พนักงานรู้สึกมั่นคงปลอดภัยเวลาที่ทำงานกับบริษัท หรือ ทำระบบสวัสดิการที่ตอบโจทย์พนักงานในองค์กรที่มีความต้องการที่แตกต่างกัน ฯลฯ

• เราต้องการจะเป็นผู้นำ ผู้ตาม หรือ แข่งขันได้กับตลาด อีกคำถามที่สำคัญก็คือ องค์กรเราจะเป็นผู้ตามด้านการบริหารสวัสดิการ คือ เวลาเขามีอะไรใหม่ๆ เราก็ตามไปทีละอย่าง หรือต้องการจะเป็นผู้นำทางด้านการจัดสวัสดิการพนักงาน กล่าวคือ ริเริ่ม และจัดสวัสดิการในรูปแบบใหม่ๆ ให้กับพนักงาน มีการเปลี่ยนแปลงรูปแบบการให้สวัสดิการแก่พนักงานให้ทันต่อยุคสมัยตลอดเวลา หรือเราเป็นองค์กรที่แข่งขันทางด้านสวัสดิการได้ก็พอแล้ว ไม่ต้องถึงกับนำคนอื่น เป็นต้น

• Pay Mix ระหว่างค่าจ้าง และสวัสดิการ คำถามถัดไปที่ต้องตอบก็คือ เราจะจัดสัดส่วนระหว่าง ค่าตอบแทนและสวัสดิการอย่างไรดี จะเน้นทั้งสองอย่างเท่าๆ กัน หรือจะมุ่งเน้นไปที่ค่าตอบแทนสัก 60 และสวัสดิการสัก 40 ฯลฯ บางองค์กรมีกลยุทธ์เน้นทั้งค่าตอบแทน และสวัสดิการที่เท่าๆ กัน แต่เน้นการจัดสวัสดิการให้ยืดหยุ่นมากขึ้นก็มี อันนี้เราจะต้องวางแผนให้ดี เพราะมีผลอย่างมากต่อรูปแบบการจัดสวัสดิการพนักงานขององค์กร

• ต้นทุนสวัสดิการและผลตอบแทนที่ได้รับ ข้อนี้จะต้องมีการคำนวณต้นทุนการจัดสวัสดิการพนักงานในแต่ละตัว ว่าจะต้องใช้เงินงบประมาณเท่าไหร่ และประเมินว่า ถ้าเราจัดสวัสดิการในรูปแบบใหม่นี้แล้ว เราจะได้ผลตอบแทนในเชิงของการบริหารทรัพยากรบุคคลมากขึ้นกว่าเดิมสักกี่เปอร์เซ็นต์ เช่น ทำให้เราหาคนเก่งได้ง่ายขึ้น หรือ ช่วยให้เราสามารถเก็บรักษาคนเก่งๆ ไว้กับเราได้ดีขึ้น เป็นต้น ซึ่งถ้าเราสามารถคำนวณตัวเลขดังกล่าวได้ จะทำให้ผู้บริหารมองเห็นความสำคัญของการจัดสวัสดิการพนักงานมากขึ้นไปอีก และจะมองว่า นี่คือ แผนกลยุทธ์อย่างหนึ่งของการบริหารทรัพยากรบุคคลที่องค์กรต้องให้ความสำคัญอย่างต่อเนื่อง

• ผู้มีสิทธิได้รับสวัสดิการในแต่ละรูปแบบ อีกประเด็นของการจัดสวัสดิการเชิงกลยุทธ์ก็คือ เราจะต้องตอบคำถามให้ได้ว่า พนักงานกลุ่มไหนมีสิทธิได้รับสวัสดิการตัวไหน ในอัตราเท่าไหร่ ซึ่งถ้าเรามององค์กรส่วนใหญ่ในปัจจุบัน เราจะเห็นว่า พนักงานแทบทุกคน และแทบจะทุกระดับ ต่างก็ได้รับสวัสดิการที่เหมือนกันไปหมด ไม่มีความแตกต่างกัน บางองค์กรพนักงานในระดับปฏิบ้ติการซึ่งทำงานซ้ำๆ และไม่มีผลต่ออนาคตขององค์กรมากนัก กลับได้รับสวัสดิการที่ดีมาก เมื่อเทียบกับพนักงานในระดับมันสมองของบริษัท ถ้าองค์กรของเราเป็นไปตามลักษณะนี้ แสดงว่าเรากำลังมีปัญหารในการจัดรูปแบบสวัสดิการให้สอดคล้องกับการบริหารทรัพยากรบุคคลและแผนกลยุทธ์ขององค์กร

• เราควรจะจัดสวัสดิการแบบยืดหยุ่นหรือไม่ คำถามสุดท้ายของการวางกลยุทธ์สวัสดิการก็คือ เราต้องตอบคำถามว่า เราจำเป็นที่จะต้องจัดสวัสดิการแบบยืดหยุ่นหรือไม่ ทำไมต้องจัด เรื่องนี้ไม่ใช่ว่าทุกองค์กรจะต้องจัดสวัสดิการแบบยืดหยุ่น สิ่งที่ต้องพิจารณาก็คือ รูปแบบความแตกต่างของพนักงานในองค์กรของเรา ไม่ว่าจะเป็นเพศ อายุ สถานภาพ Generation ฯลฯ บางองค์กรพนักงานแทบจะไม่มีความแตกต่างกันอย่างมีนัยสำคัญ ก็เลยไม่จำเป็นที่จะต้องจัดสวัสดิการแบบยืดหยุ่น แต่ถ้าบางองค์กรมีความแตกต่างกันในกลุ่มพนักงานมาก และมีความต้องการที่หลากหลายเกิดขึ้น แบบนี้ก็อาจจะต้องพิจารณาจัดสวัสดิการแบบยืดหยุ่นเพื่อให้ตอบโจทย์ความต้องการของพนักงานในแต่ละกลุ่มที่แตกต่างกันออกไปได้อย่างมีประสิทธิผล

เมื่อเราสามารถตอบคำถามข้างต้นได้แล้ว ก็ต้องมาพิจารณากันต่อไปว่า แล้วองค์กรของเรานั้นควรจะมีการจัดสวัสดิการในรูปแบบใดบ้าง ซึ่งการจะตอบคำถามนี้ให้ได้อย่างตรงประเด็นนั้น เราต้องพิจารณาดังต่อไปนี้

• เป้าหมายและแผนกลยุทธ์ขององค์กร นี่คือสิ่งแรกที่ผู้บริหารฝ่ายทรัพยากรบุคคลต้องศึกษาและทำความเข้าใจอย่างลึกซึ้ง เนื่องจากเป้าหมายและแผนกลยุทธ์ขององค์กรที่ชัดเจนนั้น จะช่วยทำให้เรามองเห็นลักษณะของทรัพยากรบุคคลที่องค์กรต้องการได้อย่างชัดเจนมากขึ้น ไม่ว่าจะเป็นเรื่องความรู้ ทักษะ และพฤติกรรมด้านต่าง ๆ ในการทำงานเพื่อทำให้องค์กรไปสู่อนาคตที่วางไว้ให้ได้ ซึ่งทำให้เราเห็นภาพของบุคลากรของเราในอนาคตได้ชัดเจนขึ้น และทำให้เราสามารถถามคำถามต่อไปได้ว่า กลุ่มบุคลากรนี้ เขาอยู่ในช่วงอายุเท่าไหร่ และมีความต้องการอย่างไร สไตล์การใช้ชีวิตเป็นอย่างไร ฯลฯ

• ลักษณะของกลยุทธ์ด้านสวัสดิการที่เราต้องจัดให้มีขึ้น เมื่อเราทราบถึงคุณลักษณะของบุคลากรที่สำคัญของเราแล้ว เราก็ต้องมาดูว่า เราควรจะจัดสวัสดิการอย่างไร เพื่อให้ตอบโจทย์ความต้องการของกลุ่มพนักงานที่เราวิเคราะห์ได้ ซึ่งโดยทั่วไปกลุ่มรูปแบบของสวัสดิการจะประกอบไปด้วยรูปแบบดังนี้
  • สวัสดิการตามกฎหมายที่กำหนด อันนี้ไม่ยากเพราะถือว่าเป็นสวัสดิการขั้นต่ำที่กฎหมายคุ้มครองแรงงานในบ้านเรากำหนดไว้ว่า องค์กรจะต้องจัดให้มี โดยจะมีการกำหนดขั้นต่ำไว้ ว่าจะต้องจัดให้พนักงานอย่างไร เท่าไหร่ เช่น วันหยุดวันลา จะต้องมีอะไรบ้าง และขั้นต่ำที่ต้องมีคือกี่วัน เป็นต้น ในจุดนี้เอง เราสามารถทำให้เรามีสวัสดิการที่เหนือกว่ากฎหมายได้ โดยจัดรูปแบบและจำนวนให้มากกว่าที่กฎหมายกำหนดไว้ได้เช่นกัน
  • สวัสดิการด้านอื่นๆ ข้อนี้จะเป็นรูปแบบสวัสดิการที่เราสามารถคิดริเริ่มได้เอง เพราะไม่มีกฎเกณฑ์ตายตัวในการจัด และให้ แต่ต้องคิดให้ตอบโจทย์คุณลักษณะของพนักงานของเราให้ได้ ซึ่งในการคิดเราอาจจะต้องหันออกไปมององค์กรภายนอกว่าเขาจัดสวัสดิการอะไรให้กับพนักงานบ้างที่นอกเหนือจากกฎหมายกำหนด แล้วเราก็มาศึกษาดูว่า มันตอบโจทย์ความต้องการของพนักงานของเราเองหรือไม่ สวัสดิการด้านนี้เราสามารถแบ่งรูปแบบง่าย ๆ เช่น สวัสดิการด้านสุขภาพของพนักงาน สวัสดิการด้านการศึกษา สวัสดิการด้านความปลอดภัยในการทำงาน สวัสดิการเกษียณอายุพนักงาน หรือสวัสดิการด้านชีวิตและความเป็นอยู่ของพนักงาน เช่น การทำความสะอาดบ้าน การล้างรถ การนวดผ่อนคลาย ตัดผม ฯลฯ
  • สวัสดิการที่จับต้องไม่ได้ ประเด็นนี้ส่วนใหญ่จะเป็นเรื่องของความรู้สึกของพนักงานมากกว่า เช่น บรรยากาศในการทำงานร่วมกัน คำชมที่ได้จากนาย ความรู้สึกถึงการได้รับการยอมรับในฝีมือการทำงาน การมีส่วนร่วมในโครงการใหญ่ๆ หรืองานที่ท้าทายมากขึ้น ฯลฯ สิ่งเหล่านี้ถือว่าเป็นสวัสดิการอย่างหนึ่งที่เราต้องกำหนดให้ชัดเจน มิฉะนั้นมันจะกลายเป็นใครจะทำก็ได้ไม่ทำก็ได้ จนทำให้บรรยากาศในการทำงานมันแย่ลง ดังนั้นถ้าเรากำหนดให้ชัดเจน ถึงมาตรการต่างๆ ของการทำงาน และให้เหล่าบรรดาผู้จัดการ และผู้บริหารให้ความร่วมมือในการทำสิ่งเหล่านี้ให้เกิดขึ้น มันก็จะกลายเป็นสวัสดิการที่จับต้องไม่ได้ แต่พนักงานทุกคนทุกระดับรู้สึกได้ ซึ่งจะส่งผลกระทบในเชิงบวกกับพนักงานในการสร้างผลงานที่ดีให้กับองค์กรอย่างต่อเนื่อง

เมื่อทุกอย่างเริ่มลงตัว และเป็นรูปแบบสวัสดิการขององค์กรในเชิงกลยุทธ์แล้ว สิ่งสำคัญที่ขาดไม่ได้เลยก็คือ การสื่อสารให้พนักงานเห็นภาพ และเข้าใจสวัสดิการขององค์กรในทุกรูปแบบ จากการสำรวจความพึงพอใจของพนักงาน และความผูกพันของพนักงานในองค์กรนั้น ทำให้เราเห็นว่า พนักงานส่วนใหญ่ที่รู้ว่าสวัสดิการขององค์กรมีอะไรบ้างนั้น บางคน ก็รู้ไม่หมด บางคนก็คิดไปเองว่ารู้ ทำให้เกิดความเข้าใจผิดได้ ซึ่งความเข้าใจผิดนี้ส่งผลต่อทัศนคติในการทำงานของพนักงานโดยตรงเลย

ดังนั้น เมื่อเราจัดสวัสดิการให้เรียบร้อยแล้ว เราจำเป็นต้องสื่อสารให้พนักงานรับทราบอย่างชัดเจน และเข้าใจทุกประเด็น มีแหล่งให้พนักงานเข้าไปศึกษา และอ่าน หรือช่วยตอบคำถามพนักงานเวลาที่พนักงานไม่เข้าใจในรูปแบบสวัสดิการขององค์กร

ซึ่งการสื่อสารที่ดีนี้ จะเป็นตัวช่วยทำให้พนักงานเกิดความรู้สึกที่ดีกับรูปแบบสวัสดิการที่องค์กรจัดให้ และทำให้เราได้รับทราบถึงความต้องการของพนักงานที่เปลี่ยนแปลงไปในแต่ละช่วงเวลา ซึ่งเป็นข้อมูลที่สำคัญสำหรับการปรับปรุงระบบและรูปแบบสวัสดิการเชิงกลยุทธ์ เพื่อตอบโจทย์ของพนักงานให้ได้ ทั้งนี้ก็เพื่อให้พนักงานมีความสุขในการทำงาน และสร้างผลงานที่ดีในระยะยาวให้กับองค์กรได้อย่างต่อเนื่อง และยั่งยืน