4 เงื่อนไขที่ต้องพิจารณา ถ้าจะวางระบบการทำงานแบบ Hybrid

เมื่อวานนี้ได้เขียนบทความเกี่ยวกับเรื่องของการทำงานแบบ Hybrid ซึ่งปกติก็จะยืดหยุ่นได้ในสองด้าน คือ ด้านเวลา และสถานที่ ซึ่งสองด้านนี้เราสามารถนำมาใช้เป็นองค์กรประกอบในการออกแบบการทำงานแบบ Hybrid ขององค์กรเราเองได้ ไม่ว่าจะเป็นเรื่องของเวลาการทำงานที่ยืดหยุ่น หรือ สถานที่ทำงานที่ยืดหยุ่น หรือ สามารถใช้ได้ทั้งสององค์ประกอบพร้อมกัน

อย่างไรก็ดี การทำงานแบบ Hybrid นั้น ก็ไม่ใช่ทุกงานที่สามารถทำได้ รวมทั้งก็ไม่ใช่ทุกคน หรือ ทุกธุรกิจที่จะสามารถออกแบบได้แบบ 100% เต็มที่ เนื่องจากมีข้อจำกัดในการทำงานที่แตกต่างกันออกไป

บางองค์กรประกาศว่า ให้พนักงานทำงานจากที่ไหนก็ได้ แต่เอาเข้าจริงๆ ก็สามารถทำได้แค่เพียงไม่กี่หน่วยงานเท่านั้น เพราะธุรกิจอาจจะเป็นการให้บริการ ซึ่งมีสาขา และลูกค้าเองก็ต้องเข้าใช้บริการที่สาขา การที่พนักงานในสาขาจะนั่งทำงานบริการลูกค้าที่มาหาที่สาขาโดยบริการจากที่บ้าน ก็คงจะดูกระไรอยู่ จริงมั้ยครับ

ยังมีเงื่อนไขอีกประมาณ 4 ประการที่ต้องพิจารณาด้วยเช่นกัน คือ

• ตัวงาน งานบางงานไม่สามารถที่จะทำงานนอกสถานที่ได้ บางงานทำนอกสถานที่ได้ แต่ต้องทำในเวลางานที่กำหนด บางงานสามารถทำเวลาไหนก็ได้ และที่ไหนก็ได้ ซึ่งเมื่อวานนี้ได้มีการให้แนวทางในการพิจารณาเรื่องของตัวงานไปบ้างแล้ว เช่น งานสายการผลิต พนักงานที่อยู่ในสายการผลิตก็ต้องเข้าทำงานที่โรงงาน อีกทั้งยังต้องทำงานในช่วงเวลาที่กำหนดด้วยเช่นกัน หรือ งานขาย บางตำแหน่งสามารถทำงานที่ไหนก็ได้ หรือทำงาน ณ สถานที่ของลูกค้า แต่ก็ต้องทำงานในเวลาที่กำหนด คงจะไปขายลูกค้าตอนดึกๆ ดื่นๆ ไม่ได้ เป็นต้น

• ตัวพนักงานเอง แม้ว่างานบางงานอาจจะสามารถทำงานที่ไหนก็ได้ และเวลาไหนก็ได้ แต่เอาเข้าจริงๆ ตัวพนักงานเองที่มีความแตกต่างกันในเรื่องของการใช้ชีวิตนั้น ก็อาจจะเลือกไม่เหมือนกันก็เป็นไปได้ เช่น พนักงานวางแผนการตลาด ที่สามารถทำงานจากที่ไหนก็ได้ และเวลาใดก็ได้นั้น ถ้าพนักงานคนแรกเป็นคนหนุ่มอยู่คอนโดคนเดียว ไม่มีครอบครัว เขาก็อาจจะเลือกที่จะทำงานจากที่บ้าน มากกว่าที่จะมาที่บริษัท แต่อีกคน เป็นคนที่มีครอบครัวแล้ว และบ้านก็เป็นครอบครัวใหญ่ที่มีสมาชิกมากมายอยู่ในบ้าน เวลาที่อยู่บ้านทำงานก็จะไม่สะดวกจึงชอบที่จะเข้ามาทำงานที่บริษัทมากกว่า ซึ่งเวลาเราออกแบบการทำงานแบบ Hybrid เราก็ต้องมีการออกแบบให้พนักงานสามารถที่จะเลือกได้จริงๆ ไม่ใช่เป็นแบบบังคับว่าทุกตนที่ทำงานในตำแหน่งนี้จะต้องทำงานในลักษณะเดียวกันทั้งหมด

• กระบวนการทำงาน อีกปัจจัยหนึ่งก็คือกระบวนการในการทำงาน และขั้นตอนการทำงานก็มีส่วนในเรื่องของการออกแบบ Hybrid working เช่นกัน เช่น การทำงานที่ต้องมีการประชุมร่วมกัน มีการขอความเห็น และมีการประสานงานของสมาชิกในทีมงาน ก็อาจจะเป็นงานที่สามารถทำงานที่ไหนก็ได้ แต่อาจจะต้องมาพร้อมหน้ากันทุกคนของสมาชิกในทีมงาน ดังนั้นการที่เราออกแบบว่า จะทำงานเวลาไหนก็ได้นั้น ก็อาจจะทำให้การทำงานที่ต้องอาศัยการประสานงานกัน หรือคิดร่วมกันนั้นมีปัญหาตามมาได้ เพราะคนนึงอยากทำงานเวลาเช้า อีกคนอยากทำตอนดึก ก็คงจะไม่ได้อีกเช่นกัน

• ความเป็นธรรม เรื่องนี้เป็นอีกเรื่องที่มีพนักงานมาคุยกับฝ่ายบุคคลและผู้บริหารมากเหมือนกัน ว่า คนที่ทำงานที่บ้าน หรือทำงานจากที่ไหนก็ได้ เวลาไหนก็ได้นั้น เขาสบายกว่าคนที่ต้องเดินทางมาทำงานที่บริษัท อีกฝ่ายก็มองว่า แม้ว่าเขาสามารถทำงานเวลาไหนก็ได้ หรือจากที่ไหนก็ได้ก็จริง แต่ไม่ได้สบายกว่าเลย เพราะกลายเป็นว่าเขาทำงานหนักกว่าคนที่เข้ามาทำงานที่บริษัทเสียอีก ถ้าพนักงานถกเถียงกันในเรื่องนี้แสดงว่า เริ่มเกิดมุมมองที่เขามองว่าไม่ได้รับความเป็นธรรมเกิดขึ้น ดังนั้น เรื่องของการให้ค่าตอบแทน สวัสดิการ รวมถึงการสื่อสารในเรื่องดังกล่าว การทำความเข้าใจกับพนักงานทุกคนต้องทำให้ชัดเจนมาก มิฉะนั้นจะเกิดความขัดแย้งกันภายในองค์กรมากขึ้นแล้วจะทำงานร่วมกันได้ยากมากขึ้น

ดังนั้นองค์กรใดที่อยากจะออกแบบการทำงานแบบ Hybrid คงต้องพิจารณา 4 เงื่อนไขนี้ให้ดี จะต้องวางแผนให้ดีก่อนที่จะเริ่มนโยบายนี้อย่างจริงจัง สิ่งที่สำคัญก็คือ การสื่อสาร ต้องชัดเจนมาก เพื่อให้เกิดความเข้าใจไปในทางเดียวกัน เพื่อให้การทำงานแบบ Hybrid เกิดประสิทธิผลอย่างเต็มที่