เวลา และ สถานที่ 2 ปัจจัยสำคัญในการออกแบบการทำงานแบบ Hybrid

เราคงปฏิเสธไม่ได้ว่า Covid19 ที่ระบาดไปทั่วโลกนี้ ได้ส่งผลทำให้สภาพการทำงานของเราเปลี่ยนแปลงไป อีกทั้งยังเป็นตัวเร่งให้องค์กรมีการเปลี่ยนแปลงวิธีคิดวิธีการทำงานในแบบที่เร็วขึ้นอีกด้วย โดยเฉพาะในเรื่องของการทำงานจากที่บ้าน หรือ Work From Home

จนมาถึงในช่วงปีนี้ ซึ่งหลายประเทศทางฝั่งตะวันตก เริ่มที่จะบริหารจัดการเรื่องการระบาดของโรคได้ดีขึ้น มีการฉีดวัคซีนกันมากขึ้นเรื่อย ๆ จนบางประเทศเริ่มประกาศให้ประชาชนไม่ต้องใส่หน้ากากเวลาออกจากบ้านแล้ว (ประเทศอิสราเอล) บางประเทศก็เริ่มที่จะมีภูมิคุ้มกันหมู่เกิดขึ้น และเริ่มมีอัตราการติดเชื้อที่ลดลงอย่างเห็นได้ชัด (ประเทศไทยคงต้องรออีกระยะหนึ่ง)

เมื่อถึงจุดนี้ ผู้บริหารขององค์กรต่างๆ ก็เริ่มที่จะคิดว่า เราจะวางแนวทางในการทำงานกันอย่างไรในอนาคต เราจะกลับไปทำงานที่บริษัทเหมือนเดิมแบบ 100% หรือ จะทำงานกันที่บ้าน หรือจะผสมผสานกันไปในสองแนวทางนี้ ในนิตยสาร Harvard Business Review ฉบับเดือน พฤษภาคม-มิถุนายน 2564 ที่เพิ่งออกมาหมาดๆ ได้มีบทความบทความหนึ่งชื่อว่า How To Do Hybrid Right ซึ่งเขียนโดย Lynda Gratton ซึ่งเป็น professor of management practice at London Business School and the founder of HSM, the future-of-work research consultancy

ได้เขียนประเด็นในการออกแบบการทำงานแบบ Hybrid ไว้อย่างน่าสนใจว่าจะต้องพิจารณาในสองด้านหลัก ๆ ก่อนก็คือ Time และ Place ก็คือ เวลาในการทำงาน และสถานที่ในการทำงาน เพราะการออกแบบการทำงานแบบ Hybrid นั้น จะมีองค์ประกอบอยู่แค่เพียงสองสิ่งนี้ กล่าวคือ

• เวลาในการทำงาน พิจารณาว่า เวลาในการทำงานของเราในแต่ละงานเป็นแบบไหนคือ ต้องทำงานในช่วงเวลาของบริษัทที่กำหนดไว้อย่างแน่นอน หรือ งานสามารถทำในเวลาใดก็ได้ ซึ่งงานที่ต้องทำงานในช่วงกำหนดไว้อย่างแน่นอนก็คือ งานผลิตในโรงงาน งานบริการลูกค้าตามเวลาเปิดปิดของร้าน เป็นต้น ส่วนงานที่จะคิดหรือทำเวลาไหนก็ได้นั้น ส่วนใหญ่จะเป็นงานที่ต้องใช้ความคิด เช่น งานวางแผนกลยุทธ์ การวางแผนด้านการตลาด เป็นต้น

• สถานที่ทำงาน พิจารณาในสองมุมเช่นกัน คือ เป็นงานที่ต้องทำในที่ทำงานอย่างเดียว ทำที่อื่นไม่ได้เลย หรือเป็นงานที่สามารถทำที่ไหนก็ได้ แน่นอน ก็ต้องพิจารณางานในองค์กรของเราว่างานไหนต้องทำที่บริษัทอย่างเดียว และงานไหนที่สามารถเอาไปทำที่ไหนก็ได้ แยกแยะออกมาให้ชัดเจน

ผมขออนุญาตนำเอาภาพที่ผู้เขียนบทความได้เสนอไว้ในบทความมาให้ดูกัน เพื่อประกอบความเข้าใจ

ภาพข้างต้น เป็นการพิจารณาออกแบบงานแบบ Hybrid ว่า งานของเราจะต้องเป็นอย่างไร ทั้งด้านเวลาการทำงาน และสถานที่ทำงาน จะต้องออกแบบให้เหมาะสมกับการทำงานด้วยเช่นกัน

ไม่ใช่มีนโยบายการทำงานแบบ Hybrid แล้วก็ประกาศใช้โดยไม่พิจารณาถึงข้อจำกัดของการทำงานเลย แบบนี้ก็อาจจะไม่เหมาะสมกับการทำงานมากนัก

ผู้เขียนได้อ้างอิงเรื่องของการทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ และประสิทธิผล (Productivity) ว่า ตัวงานมันเองจำเป็นที่จะต้องอาศัยปัจจัยอะไรบ้างที่จะทำให้งานนั้นมี Productivity มากที่สุด เช่น

• งานที่เน้นด้านความคิดวางแผน งานในลักษณะนี้ จะสามารถทำงานคนเดียวได้ ในสถานที่ทำงานไหนก็ได้ อีกทั้งเวลาใดก็ได้ ไม่จำเป็นต้องอยู่ในช่วงเวลาทำงานของบริษัท

• งานที่ต้องอาศัยทีมงานร่วมกัน ถ้าเป็นงานที่ทำคนเดียวไม่ได้ ต้องอาศัยทีมงานที่ต้องคิดต้องทำงานร่วมกัน งานนั้นอาจจะทำงานจากที่ไหนก็ได้ เพียงแต่ต้องมีการพูดคุยกันดังนั้น เวลาในการทำงาน ก็ต้องตรงกัน มีการกำหนดเวลาในการทำงานที่ตรงกัน เป็นต้น

• งานที่ต้องอาศัยเครื่องจักรในโรงงานเพื่อทำงาน ถ้างานเป็นแบบนี้ แปลว่า เราต้องอาศัยทั้งสถานที่ทำงาน เครื่องมือในการทำงาน พร้อมกับเวลาในการทำงานที่ต้องทำตามกำหนดเวลาเปิดปิดของบริษัท

ดังนั้นในการออกแบบวิธีการทำงานแบบ Hybrid ในเบื้องต้นนั้น คงต้องพิจารณาจากสองปัจจัยที่กล่าวมาข้างต้นก่อน และแบ่งงานในบริษัทออกให้ชัดเจนว่า งานไหนมีผลต่อปัจจัยด้านเวลาทำงาน และสถานที่ทำงาน หรือมีทั้งคู่

จากนั้นเราก็จะสามารถมานั่งคิดและออกแบบวิธีการทำงานแบบ Hybrid ให้สอดคล้องกับการทำงานของบริษัทเราได้อย่างเหมาะสม ทั้งนี้ก็เพื่อให้เกิดผลงาน และความเป็นธรรมในการทำงานของแต่ละงานในองค์กร