Work From Home ทำอย่างไรให้มีประสิทธิภาพสูงสุด

ช่วงเวลาของการทำงานจากที่บ้านกลับมาอีกรอบหนึ่ง หลังจากที่สถานการณ์เริ่มดีขึ้นมาช่วงหนึ่ง หลายบริษัทเริ่มที่จะกลับมาทำงานกันในออฟฟิศเหมือนอย่างเคย แต่สุดท้าย ก็ทำได้ไม่นาน โควิด19 ก็กลับมาระบาดใหม่ และในครั้งนี้ ดูเหมือนว่าทุกๆ ฝ่ายจะเห็นตรงกันว่า มีความรุนแรงและการระบาดมากกว่าในครั้งอดีตที่ผ่านมา ผลก็คือ ต้องนำเอานโยบายการทำงานจากที่บ้านกลับมาใช้กันอีกครั้ง เพื่อไม่ให้เกิดการระบาดของโรคเพิ่มเติมไปมากกว่านี้

ยิ่งช่วงสงกรานต์ที่พนักงานกลับบ้านไปประมาณ 1 สัปดาห์ แล้วกลับมาทำงาน เรายิ่งไม่รู้ว่าใครติดมาแบบไม่มีอาการบ้าง ถ้าเข้ามาในสถานที่ทำงาน ก็อาจจะทำให้เกิดปัญหาได้ สุดท้ายก็เลยต้องใช้มาตรการ Work From Home ในช่วงนี้อีกครั้งหนึ่ง แล้วเราจะทำงานจากที่บ้านอย่างไร ให้มีประสิทธิภาพสูงสุด

• กำหนดแผนงานทำงานในแต่ละวันให้ชัดเจน อย่างที่หลายท่านอาจจะมีประสบการณ์มาก่อนสำหรับการทำงานจากที่บ้าน ก็คือ บางคนแบ่งเวลาระหว่างงาน กับที่บ้านออกจากกันได้ยาก ดังนั้นเคล็ดลับประการแรกที่ต้องกำหนดให้ชัดเจนลงไปเลย ก็คือ แผนงานทำงานในแต่ละวัน หรือที่เราเรียกกันว่า To Do List ว่าวันนี้จะต้องมีงานอะไรที่ต้องทำให้สำเร็จบ้าง กำหนดเป้าหมายให้ชัดเจน และมีความเป็นไปได้ว่างานจะต้องเสร็จตามระยะเวลาที่เราวางแผนไว้ในแต่ละวันให้ได้

• กำหนดเวลาทำงานให้ชัดเจน สิ่งที่ต้องทำให้ชัด เวลาที่ต้องทำงานจากที่บ้านก็คือ เวลาในการทำงาน ต้องกำหนดให้ชัดเจนว่า เวลากี่โมงถึงกี่โมง คือเวลาทำงาน และจะต้อง focus ในการทำงานให้สำเร็จตามแผนงานที่กำหนดไว้ ซึ่งเวลาในการทำงานนี้ เราก็สามารถกำหนดได้อย่างยืดหยุ่นตามสไตล์การทำงานของแต่ละคน เพียงแต่พอถึงช่วงเวลาที่กำหนดนี้ จะต้องโฟกัสในเรื่องงานให้ได้

• จัดพื้นที่ที่ทำงานแยกออกจากพื้นที่พักผ่อน การทำงานที่บ้านให้มีประสิทธิภาพนั้น เราจำเป็นที่จะต้องจัดพื้นที่ในการทำงานแยกออกจากการพักผ่อน ไม่ควรนั่งทำงานบนเตียงนอนหลังจากตื่นนอนเลย เพราะถ้าทำแบบนี้ไปนานๆ เราจะเริ่มเครียด และเริ่มรู้สึกว่า เวลาของการทำงานเข้ามาเบียดบังเวลาส่วนตัวมากขึ้นเรื่อยๆ ดังนั้น แยกแยกกิจกรรม และสถานที่ พื้นที่ในการทำงานออกเป็นสัดส่วน เพื่อเป็นการบอกสมองเราว่า เมื่อไหร่ที่เรามานั่งในพื้นที่ทำงาน ก็คือ จะต้องทำงานให้เสร็จ เมื่อจะพัก ก็ออกจากพื้นที่ทำงานไปพักได้ ใครที่อยู่ห้อง คอนโดพื้นที่น้อยๆ ก็สามารถจัดการแบ่งสรรปันส่วนได้ แม้ว่าอาจจะมีข้อจำกัดบ้าง

• กำหนดเครื่องมือและวิธีการสื่อสาร อีกเรื่องที่ต้องทำให้ชัดเจนเวลาทำงานที่บ้าน ก็คือ การสื่อสารระหว่างทีมงาน ว่าจะสื่อสารด้วยช่องทางใดบ้าง ถ้าจะมีประชุมกัน จะประชุมกันวันละกี่ครั้งเวลาใด และใช้ Platform ใดในการประชุมกัน กำหนดกติกาทุกอย่างให้ชัดเจนในการประชุมทีม หรือการประชุมส่วนตัวระหว่างหัวหน้ากับพนักงานแต่ละคน กำหนดวาระในการพูดคุยให้ชัด นอกจากงานแล้ว หัวหน้างานอาจะต้องมีการสื่อสารกับพนักงานแต่ละคนอย่างไม่เป็นทางการด้วยเช่นกัน เพื่อช่วยลดความเครียด และความกดดันในการทำงานของพนักงานลงได้

• กำหนดเวลาพักเป็นระยะๆ เวลาทำงานที่บ้าน ต้องระวังเรื่องของเวลาพัก บางคนนั่งทำงานยาวไป โดยไม่รู้เวลาเลยก็มี ไม่มีการพักทานน้ำ ทานอาหารกลางวัน หรืออาหารเย็น ทำไปเรื่อย จนลืมเวลา ในทางตรงกันข้าม บางคนก็พักจนลืมทำงานไปก็มี อย่างไรก็ดี เมื่อไหร่ที่ลงมือทำงาน ก็คงต้องมีการกำหนดเวลาพักบ้าง ยืดเส้นยืดสาย เดินไปมา แวะเข้าครัวดื่มน้ำ ทานอาหารตามมื้อให้ถูกต้อง ร่างกายสำคัญ ถ้าร่างกายไปไม่ไหว งานก็จะยิ่งไม่เดิน ดังนั้น แบ่งเวลาให้ดี เวลางาน เวลาพัก เวลาส่วนตัว เวลานอน ฯลฯ รวมถึงให้รางวัลกับตนเองบ้างเวลาที่ทำงานเสร็จตามเป้าหมาย เช่น ทำงานเสร็จแล้ว ก็ให้รางวัลตัวเองโดยการฟังเพลง เล่นเกม หรือดูทีวีบ้าง เพื่อผ่อนคลาย

• ระวังสิ่งที่จะดึงเราออกจากงาน (Distraction) เวลาทำงาน เราต้องใช้สมาธิ ต้องโฟกัสในเรื่องเดียว แต่ในบ้านของเรามีแต่สิ่งล่อใจหลายอย่าง ที่ทำให้เราหลุดออกจากสมาธิ อีกทั้ง อุปกรณ์สื่อสารต่างๆ ที่คอยเตือนเราตลอดเวลา ยิ่งทำให้เราอยากหันไปดูว่ามีอะไรเกิดขึ้นบ้าง ดังนั้น ถ้าเรารู้ตัวว่า เราอดใจไม่ได้ ก็คงต้องแยกอุปกรณ์สื่อสาร และปัจจัยที่ทำให้เราหลุดจากงาน แยกออกไปอีกห้อง หรือเก็บเข้าลิ้นชัก ปิดเสียงไว้ จากนั้นก็ลงมือทำงาน และกำหนดเวลาในการตรวจสอบสิ่งเหล่านี้หลังจากที่ทำงานเสร็จตามเวลา ก็ค่อยมาเช็คก็ได้ จะได้ไม่หลุดจากสมาธิการทำงานบ่อยจนเกินไป

หลายๆ ท่าน อาจจะมีประสบการณ์กับเรื่องนี้มาแล้ว ก็ไม่น่าจะยากในการทำงานจากที่บ้าน แต่หลายท่านอาจจะต้องปรับตัวใหม่อีกครั้งหนึ่งหลังจากที่กลับไปทำงานที่ออฟฟิศแล้ว ก็คงต้องค่อยๆ ปรับตัว และกำหนดวิธีการ กิจกรรมในการใช้ชีวิต และการทำงานให้ชัดเจน เพื่อให้เราทำงานได้สำเร็จได้ตามเป้าหมาย และชีวิตส่วนตัวเราก็ไม่ถูกเบียดบังจนเหมือนกับไม่มีเวลาพักผ่อน

ลองปรับใช้ดูนะครับ เราจะผ่านวิกฤตนี้ไปได้ด้วยดีครับ