ด้วยจำนวนชั่วโมงที่เท่ากัน ทำไมบางคนทำงานได้ผลงานมากกว่า ดีกว่าบางคน

เคยวิเคราะห์หรือไม่ครับว่า ด้วยจำนวนชั่วโมงการทำงานที่เท่ากันในแต่ละวัน ทำไมพนักงานบางคนถึงทำงานได้อย่างมากมาย อีกทั้งคุณภาพงานก็ออกมาดีกว่า เมื่อเทียบกับพนักงานอีกคน ที่ไม่ค่อยจะมีผลงานอะไรออกมาให้เห็น

ในยุคนี้ผมเชื่อเลยว่าท่านผู้อ่านหลายคนก็คงมีปัญหากับการบริหารเวลาในการทำงานของตนเอง เนื่องจากมีสิ่งแวดล้อมทั้งในการทำงานหลายๆ อย่างที่เปลี่ยนแปลงไปจากในอดีตมาก ไม่ว่าจะเป็นเรื่องของเทคโนโลยีสารสนเทศ ที่ทำให้เราสามารถติดต่อกันได้อย่างรวดเร็ว และติดต่อกันแบบ real time อยู่ตลอดเวลา พอทุกอย่างมันรวดเร็ว ก็เลยทำให้เกิดการติดต่อสื่อสารกันไม่หยุด และจะมีการแจ้งเตือนขึ้นมาตลอดทั้งวัน

บางคนทำงานไปด้วย line ไปด้วย facebook ไปด้วย รับโทรศัพท์ไปด้วย เล่นเน็ตไปด้วย ตอบอีเมล์ไปด้วย ฯลฯ มันจะมีสิ่งที่มาดึงเราออกจากการทำงานอยู่ตลอดเวลาจนทำให้เวลา 8 ชั่วโมงที่เรามีนั้นเหลือทำงานจริงๆ ไม่กี่ชั่วโมงเท่านั้น

ลองนั่งพิจารณากิจกรรมที่ทำในแต่ละวันในช่วงเวลาทำงานดูก็ได้ บางท่านที่มีสมาธิดีหน่อย มีความมุ่งมั่นมากหน่อย และมีจิตใจที่เข้มแข็งต่อสิ่งเย้ายวนรอบข้าง ก็อาจจะได้วันละ 7-8 ชั่วโมง แต่ถ้าถูกดึงให้หลุดไปบ่อยๆ จากการทำงานบ่อย ๆ สถิติที่เคยเก็บได้จากพนักงานที่ลองพิจารณาเวลาทำงานของตนเองก็คือจะเหลือเพียงวันละ 4 ชั่วโมงเท่านั้นที่เป็นเวลาลงมือทำงานจริงๆ จังๆ ส่วนที่เหลือ ก็คือทำอะไรที่ไม่ใช่งาน ก็เลยส่งผลทำให้ผลงานของพนักงานในยุคนี้เริ่มมีปัญหาเนื่องจากเทคโนโลยีเหล่านี้

อย่างไรก็ดี สิ่งเหล่านี้มันเป็นสิ่งที่อยู่ภายนอกตัวเรา แปลว่าเราสามารถที่จะควบคุมตนเองได้ อยู่ที่ตัวเรามากกว่าว่าจะคุมตัวเองให้ Focus ไปที่ตัวงานได้สักแค่ไหน ลองมาดูวิธีการบริหารจัดการเวลาเพื่อให้เกิดประสิทธิภาพสูงที่สุดว่ามีแนวทางอย่างไรกันบ้าง

• ให้เริ่มงานโดยการวางแผนการทำงานในวันนั้นๆ ว่าจะต้องมีอะไรเสร็จบ้าง คล้ายกับการทำ to do list โดยจัดลำดับความสำคัญของงานที่จะทำ จากนั้นก็ให้ระบุระยะเวลาที่จะทำแต่ละงานว่าจะใช้เวลาที่ชั่วโมง กี่นาที

• ให้ทำงานที่ยากก่อนในช่วงเช้า หลักการของฝรั่งที่ชื่อ Brian Tracy ที่เขียนไว้ในหนังสือ Eat that Frog ก็คือ ให้ลงมือทำงานที่ยากก่อนงานที่ง่าย เพราะในช่วงเช้าเรายังมีพลังในการทำงานมาก ดังนั้นการทำงานยากให้เสร็จไปก่อนจะไม่ลำบากนัก ถ้าเราสามารถออกจาก comfort zone ของเราได้นะครับ พองานที่ยากๆ เสร็จ เราก็จะยิ่งมีกำลังใจในการทำงานอื่นต่อไป จากนั้นก็เป็นงานที่ง่ายๆ ซึ่งใช้เวลาไม่นานก็เสร็จ ด้วยวิธีนี้อาจจะทำให้เรามีเวลาเหลือใน 8 ชั่วโมง เพื่อพัฒนาตนเองต่อได้อีกด้วย

• พยายามบังคับตัวเองให้ทำงานตามแผนงานที่กำหนดไว้ เรื่องนี้เป็นเรื่องที่ต้องทำให้ได้ ถ้าเราคิดว่าต้องการที่จะสร้างผลงานที่มีประสิทธิภาพ และประสิทธิผล to do list ที่ทำไว้นั้นจะต้องดำเนินการอย่างเคร่งครัด โดยที่จะต้องไม่มีการถูกขัดจังหวะด้วยกิจกรรมอื่นๆ โดยเด็ดขาด ไม่ว่าเราจะอยากแค่ไหนก็ตาม เช่น ถ้าเรากำหนดเวลาในการทำรายงานว่า 1 ชั่วโมงจะต้องทำรายงานให้เสร็จ พอเริ่มปุ๊ป ก็ต้องทำไปเรื่อยๆ โดยห้ามวอกแวก ใคร line มา หรือ อีเมล์อะไรมา ก็จะต้องหยุดไว้ก่อน ทำงานนั้นให้เรียบร้อยตามเวลาที่กำหนดไว้ก่อน แล้วค่อยให้รางวัลตัวเองสักเล็กน้อย หลังจากที่เราทำงานได้สำเร็จตามแผนงาน

• ลดเวลาการประชุมลง การประชุมในแต่ละวันนั้น ถ้าเราวิเคราะห์กันดีๆ จะเห็นว่าส่วนใหญ่เราใช้เวลาไปกับการคุยกันนอกเรื่องมากกว่าในเรื่องที่ประชุมกัน ดังนั้นถ้าจะให้มีเวลามากพอที่จะทำงานอื่นๆ ภายใน 8 ชั่วโมงแล้ว ก็ต้องมีการกำหนดวาระในการประชุมอย่างชัดเจน และต้องดำเนินการตามวาระอย่างเคร่งครัด ถ้าใครดึงออกไปนอกเรื่อง ก็ต้องช่วยกันดึงกลับเข้ามาในเรื่อง เพื่อให้การประชุมมีประสิทธิภาพมากที่สุดนั่นเอง แล้วเราก็จะมีเวลาในการทำงานมากขึ้น

• พยายามขจัดสิ่งที่จะดึงเราออกจากงาน บางคนใช้วิธีการขจัดสิ่งยั่วยุที่จะทำให้เราหลุดออกจากงานโดยการเก็บโทรศัพท์มือถือออกจากตัว ไปไว้ในลิ้นชัก บางคนก็ไม่ online facebook หรือ Social network ใดๆ ในขณะที่ทำงาน ซึ่งก็น่าจะพอช่วยให้เรา Focus ในงานที่เราทำได้มากขึ้น

• การทำสมาธิ อีกวิธีหนึ่งที่จะช่วยให้เรา Focus ในงานได้ดีขึ้นก็คือ การทำสมาธิ ไม่ว่าจะ นั่ง ยืน นอน ก็แล้วแต่ถนัด แต่ขอแค่เพียงในแต่ละวันจะต้องมีการฝึกสมาธิสั้นๆ สัก 15-30 นาทีบ้าง เพื่อเป็นการฝึกจิตใจให้จดจ่อ ไม่วอกแวก ไม่ถูกถึงด้วยสิ่งรอบข้างได้ง่ายๆ เมื่อฝึกบ่อยๆ ใจก็จะมีพลัง และสามารถ focus ในงานที่ทำได้นานขึ้น โดยไม่ถูกดึงโดยสิ่งล่อใจอื่นๆ ได้ง่ายนัก

เชื่อหรือไม่ว่าบางคนทำไม่ได้เลย กล่าวคือ ไม่สามารถที่จะควบคุมตนเองให้ Focus ในสิ่งที่ทำได้ตามระยะเวลาที่เราวางแผนไว้ หรือตั้งใจไว้ มักจะถูกดึง ถูกเบี่ยงเบนความสนใจได้โดยง่าย ถามว่าสาเหตุเกิดจากอะไร

คำตอบก็คือ จิตใจไม่มีพลังมากพอนั่นเอง

ถามต่อ ว่าแล้วจะทำอย่างไรให้จิตใจมีพลังมากขึ้น คำตามก็คือ ต้องฝึกฝนและมีวินัยกับตนเองให้ได้ ผมเคยเห็นบางคนให้เพื่อนร่วมงานที่นั่งข้างๆ ช่วยเตือน ถ้าเขาหลุดและหยิบโทรศัพท์ขึ้นมาใช้ระหว่างที่ทำงานตามแผนงานอยู่ ซึ่งก็ได้ผลในกรณีที่เราบังคับตัวเองได้เท่านั้น เพราะเพื่อนเตือน แต่ถ้าเราไม่ฟัง ยังคงยืนกรานว่าจะทำแบบที่เราต้องการ มันก็ไม่มีทางได้ผลอย่างแน่นอน สุดท้ายการฝึกพลังของใจให้อยู่กับสิ่งที่เราทำ นิ่ง มุ่งมั่นตั้งใจ ไม่วอกแวก คือสิ่งที่สำคัญในการที่จะทำให้งานสำเร็จได้อย่างมีประสิทธิภาพอย่างที่เราตั้งใจไว้