สาเหตุที่ทำให้การใช้ Competency ไม่ค่อยประสบความสำเร็จ

เมื่อวานเขียนเรื่องการทำ Competency สำหรับใช้ในการบริหารทรัพยากรบุคคล ก็มีท่านผู้อ่านสอบถามมาว่า ที่องค์กรมี Competency แล้วแต่ใช้งานจริงยากมาก อีกทั้งเหมือนมีไว้เป็นเครื่องประดับ ไม่มีการเอามาใช้ในการพัฒนาพนักงาน หรือในการบริหารบุคคลด้านอื่น ๆ ก็เลยนั่งคุยกันไปสักพัก ให้คำแนะนำไปนิดหน่อยเพื่อให้ไปต่อยอด วันนี้ก็เลยเอาประเด็นที่ว่านี้มาเขียนให้อ่านกันว่า สาเหตุที่มักจะทำให้ระบบ Competency ที่เราทำไว้นั้น ไม่ประสบความสำเร็จในการใช้งานจริง มีอะไรบ้าง

• Competency ที่ทำขึ้นมา ไม่ได้สอดคล้องกับเป้าหมายและค่านิยมขององค์กร สาเหตุแรกที่ทำให้ระบบ Competency ใช้ไม่ได้เลย ก็คือ พฤติกรรมที่เรากำหนดขึ้นมาเป็น competency ขององค์กรนั้น โดยเฉพาะ Core Competency ไม่ได้ไปด้วยกันกับพันธกิจ และวิสัยทัศน์ขององค์กรเลย ยิ่งไปกว่านั้นตอนทำ Competency ก็ทำแบบว่า เอา Dictionary ที่มีอยู่มาให้ผู้บริหารเลือกกันว่าจะเอาตัวไหนดี ผลก็คือ ผู้บริหารก็ต้องเลือกพฤติกรรมที่เขาอยากให้พนักงานเป็น และเลือกมาเป็นจำนวนมากด้วย ผลสุดท้าย ก็คือเลือกเกือบทุกตัวที่มีอยู่ในรายการ เพราะเสียดาย กลัวว่าไม่ได้เลือกแล้วพนักงานจะไม่เป็นไปตามนั้น หนักกว่านั้นก็คือ สิ่งที่ผู้บริหารเลือกมานั้น ส่วนใหญ่เป็นสิ่งที่ผู้บริหารก็ไม่มีพฤติกรรมเหล่านั้นเสียด้วย แต่กลับอยากให้พนักงานของตนมีพฤติกรรมเหล่านั้น พอถึงเวลาใช้งานจริงๆ ก็จะยากหน่อย เพราะพนักงานยังมองออกเลยว่า ผู้บริหารไม่เห็นมีพฤติกรรมแบบนั้นเลย แต่ทำไมมาตั้งระบบ competency ให้พนักงานมีพฤติกรรมเหล่านั้น สุดท้ายพนักงานก็ไม่สนใจ เพราะเขารู้ว่าผู้บริหารไม่ใส่ใจเช่นกัน

• มี Competency มากมายหลายตัวเกินไป สาเหตุนี้มาจากสาเหตุในข้อแรกด้วย ก็คือ ผู้บริหารที่เลือกชุด Competency นั้น เลือกชุดพฤติกรรมมากมากมาย เพราะรู้สึกว่า แต่ละตัวก็คือสิ่งที่เราอยากให้พนักงานเป็นแบบนั้นจริงๆ ก็เลยเลือกมันไปหมดทุกตัวเลย ยิ่งไปกว่านั้นเรายังแบ่งเป็น Core Competency, Managerial Competency และ Functional Competency พนักงานบางคนถูกกำหนด competency เพื่อการพัฒนา และเพื่อการประเมินผลงานก็ปาเข้าไป มากกว่า 15 รายการแล้ว ผลสุดท้ายก็คือ มันเยอะจนพนักงานไม่สามารถที่จะพัฒนาได้จริงภายใน 1 ปี พอรู้ว่ามันเป็นไปไม่ได้จริง ก็เลยไม่สนใจ สุดท้ายระบบที่วางไว้ ก็เป็นหมันไป

• ขาดการให้ความรู้แก่ Line Manager เรื่องของ Competency นั้นฝ่ายบุคคลเป็นผู้รับผิดชอบก็จริง แต่คนที่ต้องใช้งานมัน ก็คือ Line Manager มากกว่า HR แต่หลายบริษัท พอ HR วางระบบเสร็จ ก็ไม่มีการให้ความรู้แต่ผู้จัดการตามสายงาน ก็เลยทำให้ผู้จัดการตามสายงาน เกิดความไม่เข้าใจ และไม่สามารถนำเอาระบบเหล่านี้ไปใช้ในการบริหารพนักงานของตนเองได้เลย ผลที่เกิดขึ้นก็คือ ผู้จัดการสายงานมักจะเลี่ยง และไม่อยากจะยุ่งเกี่ยวกับเรื่องของ Competency โดยโยนงานทั้งหมดกลับมาที่ฝ่ายบุคคล

• ผู้จัดการและผู้บริหารขาดความเป็นกลาง ในกรณีนี้เกิดขึ้นจากการที่หัวหน้างานและผู้จัดการจะต้องทำการประเมิน Competency แต่ละตัวของพนักงานที่ตนดูแลอยู่ ว่ามีพฤติกรรมดังกล่าวหรือไม่ และในแต่ละตัวนั้นบรรลุระดับที่กำหนดไว้แล้วหรือไม่ หัวหน้างานส่วนใหญ่มักจะมองพฤติกรรมของพนักงานไม่ออก หรือบางคนมองออกแต่ก็ไม่อยากประเมินตามความเป็นจริง เพราะกลัวว่า ถ้าประเมินตามจริงแล้วพนักงานของตนจะไม่ได้สิ่งที่ดีตามมา ก็เลยประเมินให้พนักงานได้ตามระดับที่คาดหวัง ทั้งๆ ที่จริงๆ แล้วพนักงานอาจจะยังไม่ถึงระดับนั้นก็ได้ ผลสุดท้ายพนักงานเกือบทุกคนมีพฤติกรรมตามระบบ Competency ในระดับที่สูงกว่าที่คาดหวังมาก แต่พฤติกรรมจริงๆ ที่แสดงออกกลับไม่มีอะไรที่ได้ตามนั้นสักอย่าง พอผลออกมาแบบนี้ แนวทางในการพัฒนาพนักงานที่ออกมาก็จะไม่ตรงกับสิ่งที่พนักงานจะต้องได้รับการพัฒนาจริงๆ

• เขียนนิยาม competency แบบอ่านแล้วไม่เข้าใจ ด้วยภาษาเขียนที่บางครั้ง เราเขียนแบบทางการจนเกินไป จนลืมไปว่า คนเขียนกับคนอ่าน และคนใช้งานจริงๆ นั้นมันคนละคนกัน คนใช้งานระบบ Competency ย่อมต้องการความง่ายในการใช้งาน โดยเฉพาะคำนิยามที่อ่านแล้วจะต้องเข้าใจง่ายๆ และเห็นภาพของพฤติกรรมที่พนักงานจะต้องแสดงออก แต่ในทางปฏิบัติหลายองค์กรยังคงเลือกใช้คำที่ดูดี มีชาติตระกูล อาทิ คำว่า “บูรณาการ” “พันธสัญญา” “จิตสาธารณะ” “มีพลวัตร” “มีปฏิพัทธ์”  ฯลฯ ซึ่งผู้จัดการที่จะต้องใช้งานระบบ อ่านแล้วตีความไม่ออกว่ามันคืออะไรกันแน่ สุดท้ายก็เลยตีความแตกต่างกันออกไปตามที่แต่ละคนจะคิด พอมาประเมินก็มีปัญหาตามมาอีก

ถ้าอยากนำระบบ competency มาใช้อย่างประสบความสำเร็จตามเจตนารมณ์ของมัน ก็คงจะต้องออกแบบและเขียนสิ่งเหล่านี้ด้วยมุมมองของผู้ใช้งานจริงๆ ให้คิดเสมอว่า ถ้าทำแบบนี้แล้วจะยากสำหรับผู้ที่จะนำไปใช้งานจริงหรือไม่ เพราะถ้าทำแล้ว ไม่ได้นำไปใช้งานจริง มันก็เหมือนกับไม่ได้ทำอะไร และไม่เกิดประโยชน์อะไรขึ้นมาเลย