ทำอย่างไรให้การส่งพนักงานไปฝึกอบรม ได้ผลลัพธ์ที่ดี

แม้ว่าช่วงนี้องค์กรส่วนใหญ่จะไม่ค่อยมีการส่งพนักงานไปอบรมภายนอกสักเท่าไหร่ เนื่องจากเรื่องของงบประมาณ แต่อย่างไรก็ดี ก็ยังมีบางองค์กรที่ยังคงมีการกำหนดงบประมาณในการอบรมไว้ และยังคงรักษานโยบายในการพัฒนาพนักงานไว้ แม้ว่าอาจจะไม่มากเหมือนตอนที่เศรษฐกิจดีๆ ก็ตาม

เพราะองค์กรเหล่านี้เชื่อว่า องค์กรยังคงต้องก้าวไปข้างหน้าตลอดเวลา และการที่จะทำให้องค์กรก้าวหน้าได้ พนักงานเองก็ต้องมีความพร้อมที่จะก้าวไปข้างหน้าพร้อมกับองค์กร ดังนั้น การฝึกอบรม ก็ยังคงมีอยู่ เพียงแต่จะเน้นในเรื่องที่จำเป็นสำหรับการพัฒนาองค์กรมากขึ้น

อย่างไรก็ดี การส่งพนักงานไปอบรม นั้น ผู้บริหารเอง ก็พยายามจะหาวิธีการที่จะอบรมแล้วได้ผลกลับมา เพราะจากประสบการณ์ที่ผ่านมา ก็พบมาเยอะว่า อบรมไปแล้วก็ไม่มีอะไรเกิดขึ้น เป็นการเสียงบประมาณไปเปล่าๆ ดังนั้นเพื่อให้การส่งพนักงานไปอบรมได้ผลอย่างที่เราต้องการ แนวทางดังต่อไปนี้น่าจะช่วยได้

• หน่วยงานต้นสังกัดจะต้องเป็นผู้วางแผนการฝึกอบรมให้กับพนักงาน ไม่ใช่รอฝ่ายบุคคลมาถามว่า “ตอนนี้มีหลักสูตรนี้ ใครสนใจจะส่งพนักงานไปเรียนบ้าง” ถ้าเป็นการสอบถามของ HR นั่นก็แปลว่า ผู้จัดการของหน่วยงานนั้น ไม่มีการวางแผนในการพัฒนาพนักงานของเขาเลย ถ้าเป็นแบบนี้ส่งไปฝึกอบรมกลับมา ก็ไม่เกิดประโยชน์อะไรเลย เพราะหัวหน้างานไม่ได้เป็นคนวิเคราะห์จุดแข็งจุดอ่อนของพนักงานด้วยตนเอง ขอเพียงส่งพนักงานไปอบรมให้ได้เป้าหมายจำนวนชั่วโมงที่กำหนดไว้ ผมว่าแบบนี้ยิ่งเป็นการใช้งบประมาณในการฝึกอบรมแบบไม่คุ้มค่าเลย พนักงานกลับมาแล้วก็ไม่ได้นำความรู้มาปรับใช้ได้มากนัก

• ให้ใช้ผลการประเมินผลงานที่ออกมาเป็นตัวกำหนดแผนการฝึกอบรม สำหรับบริษัทที่ไม่มีการทำ competency อย่างเป็นทางการ เราก็สามารถใช้ผลงานของพนักงานในปีที่ผ่านมา มากำหนดเป็นแผนการฝึกอบรมได้ ว่าพนักงานแต่ละคนจะต้องได้รับการพัฒนาอะไรบ้าง เพื่อให้ผลงานในปีถัดไปดีขึ้น ซึ่งตรงนี้ผมเชื่อว่า หัวหน้างานทุกคนมองออกอยู่แล้วว่าพนักงานที่เขาดูแลนั้น จะต้องได้รับการอุดจุดอ่อนตรงไหนบ้าง

• คุยถึงวัตถุประสงค์ และสิ่งที่ต้องการหลังฝึกอบรมลับมา ก่อนที่จะส่งพนักงานไปเข้าหลักสูตรฝึกอบรมใดๆ ก็ตาม ผู้จัดการ หรือหัวหน้างานโดยตรงของพนักงานคนนั้นจะต้องพูดคุยกับพนักงานถึงวัตถุประสงค์ที่ส่งเขาไปอบรมเรื่องนั้นๆ ว่าทำไมต้องอบรมเรื่องนี้ และเรื่องนี้จะช่วยให้เขาทำงานได้ดีขึ้นได้อย่างไร และบริษัทคาดหวังผลงานอะไรที่ดีขึ้นหลังจากที่อบรมมาแล้ว

• หัวหน้างานโดยตรงจะต้องมีการติดตามผลการฝึกอบรม โดยกลับมาแล้วให้มีการพูดคุย ทบทวนถึงสิ่งที่ได้จากการฝึกอบรม และมีการมอบหมายงานใหม่ ซึ่งต้องใช้ความรู้จากการฝึกอบรมนั้น เพื่อให้เกิดผลงาน โดยหัวหน้างานจะต้องมีการติดตามผลงานของพนักงานคนนั้นอย่างจริงจัง มิฉะนั้นแล้วอบรมกลับมาก็จะไม่มีอะไรเกิดขึ้น พนักงานก็จะทำงานเหมือนเดิมทุกอย่าง

• พยายามอย่ารบกวนพนักงานเวลาที่เขาไปอบรม เมื่อถึงเวลาที่พนักงานออกไปฝึกอบรมภายนอก อย่าพยายามติดต่อพนักงานคนนั้นในเรื่องงาน เพราะจะทำให้เขาไม่ได้รับความรู้อย่างเต็มที่ ปัจจุบันเทคโนโลยีพัฒนาไปไกลมาก โทรศัพท์มือถือมีกันทุกคน การตามงาน หรือการพูดคุยงานก็เลยทำได้ง่ายขึ้น แต่ถ้าเราต้องการให้พนักงานได้ความรู้อย่างเต็มที่แล้ว บริษัทเองก็ควรจะวางแผนในการทำงานระหว่างที่พนักงานคนนี้ไม่อยู่ ว่าจะทำอย่างไร เพื่อไม่ให้ไปรบกวนพนักงานที่เราส่งไปฝึกอบรม การเดินเข้าเดินออกระหว่างการฝึกอบรมนั้น จะทำให้การเรียนรู้ขาดตอน และไม่สามารถประติดประต่อเรื่องราวได้อย่างครบถ้วน

• ถ้าอบรมมาแล้วยังไม่สามารถทำงานได้ตามความรู้ที่เราคาดหวังไว้ ก็อย่าไปโทษพนักงานว่าทำไมเรียนไม่รู้เรื่อง แต่พยายามช่วยกันหาทางแก้ไขปัญหาจะดีกว่า เพราะบางครั้งหลักสูตรที่เราส่งไป ก็อาจจะไม่ตอบโจทย์ที่ต้องการได้ โดยเฉพาะหลักสูตรฝึกอบรมที่เปิดกันเต็มไปหมด ก็คงต้องประสานงานกับทางฝ่ายบุคคลในการหาหลักสูตรใหม่ ที่แตกต่างจากเดิม และสามารถตอบโจทย์ได้ตรงกว่าเดิม

จะสังเกตได้ชัดว่า การฝึกอบรมที่ได้ผลนั้น ผู้บังคับบัญชาโดยตรงของพนักงานคนนั้นมีส่วนอย่างมากในการที่จะทำให้พนักงานคนนั้นนำเอาความรู้จากการฝึกอบรมมาใช้ในการทำงาน สิ่งที่ไม่ควรเกิดขึ้นก็คือ การสักแต่ว่าส่งพนักงานไปนั่งเรียนอะไรก็ได้ เพื่อให้ได้ชื่อว่า มีการส่งพนักงานไปอบรมและพัฒนา จากนั้นก็ไม่เคยใส่ใจว่าจะเอาที่อบรมนั้นมาใช้ในการทำงานอย่างไร ถ้าเป็นแบบนี้ จะกำหนดงบประมาณไว้มากเพียงใด สุดท้ายก็ยังไม่ไม่ได้ผลอยู่ดี