อยากเริ่มระบบการทำงานแบบยืดหยุ่น (Flexible Working) เริ่มอย่างไรดี

ในระยะ 2-3 ปีที่ผ่านมาเรื่องของระบบการทำงานแบบยืดหยุ่นนั้น เป็นสิ่งที่หลายองค์กรพยายามที่จะนำมาใช้ แต่เท่าที่เห็นก็มักจะเป็นองค์กรขนาดใหญ่ที่มีระบบงานต่างๆ ที่ชัดเจน แต่สำหรับองค์กรขนาดเล็ก และองค์กรที่เป็นกึ่งๆ ธุรกิจครอบครัวไม่ค่อยเห็นว่าจะมีการนำมาปรับใช้สักเท่าไหร่ จนกระทั่งช่วงเวลา Covid19 ที่ผ่านมา

ทำให้หลายองค์กรเริ่มตระหนักว่า จริงๆ แล้วบางงาน หรือบางบริษัท เราสามารถที่จะทำงานแบบยืดหยุ่นได้ พนักงานเองก็เริ่มตระหนักว่า เขาสามารถที่จะทำงานได้อย่างดี ไม่ว่าจะทำงานจากที่บริษัท หรือจากที่บ้าน อีกทั้งด้วยเทคโนโลยีทันสมัย ทำให้พนักงานทำงานได้สะดวกขึ้น ไม่ว่าจะเวลาใดก็ตาม

ระบบการทำงานแบบยืดหยุ่น ก็เลยเริ่มเป็นที่พูดกันมากขึ้น และหลายๆ องค์กร ก็เริ่มให้ความสนใจ และพยายามที่จะนำมาปรับใช้กันมากขึ้น คำถามก็คือ แล้วจะต้องเริ่มอย่างไร คิดอย่างไร เพื่อที่เราจะรู้ว่า เราควรจะยืดหยุ่นอย่างไรบ้าง

มีคำถาม 3 คำ ที่ช่วยให้เราคิด และวางระบบงานแบบยืดหยุ่นได้ก็คือ

• When คำถามแรกก็คือ ทำเมื่อไหร่ได้บ้าง คำถามนี้จะได้ในเรื่องของเวลาการทำงานที่ยืดหยุ่นมากขึ้น เช่น เราสามารถออกแบบเวลาการเข้าทำงาน และเวลาเลิกงานที่ยืดหยุ่นได้ หรือบางงาน อาจจะได้คำตอบว่า จะทำงานเวลาใดก็ได้ ขึ้นอยู่กับการวางแผนการทำงานของพนักงาน เป็นต้น

• Where คำถามที่สองก็คือ ทำงานที่ไหนได้บ้าง คำถามนี้จะช่วยให้เราคิดในเรื่องของสถานที่ทำงาน ว่างานที่ทำอยู่นั้น มีงานไหนบ้างที่ต้องเข้ามาทำงานที่บริษัท งานไหนบ้างที่ทำงานที่ไหนก็ได้ ซึ่งก็จะช่วยออกแบบการทำงานแบบยืดหยุ่นในเรื่องของสถานที่ทำงานได้มากขึ้น ดั่งเช่นในปัจจุบันที่เริ่มมีนโยบายการทำงานจากที่บ้าน หรือการทำงานจากที่ไหนก็ได้ และในองค์กรเดียวกัน อาจจะมีลักษณะการทำงานมากกว่า 1 อย่างก็ได้ เพราะบางงานจำเป็นที่จะต้องเข้ามาทำงานที่บริษัท เช่น งานผลิตที่ต้องอาศัยเครื่องจักรในการผลิตเป็นต้น

• How คำถามที่สามก็คือ ทำงานกันอย่างไรได้บ้าง คำถามนี้จะช่วยให้เราคิดในเรื่องของวิธีการทำงานแบบใหม่ๆ ไม่ว่าจะเป็นกระบวนการทำงานใหม่ การใช้โปรแกรมใหม่ๆ หรือ วิธีการว่าจ้างพนักงานในลักษณะต่างๆ ที่สอดคล้องกับงานที่ทำได้มากขึ้น ซึ่งก็จะทำให้งานเกิดความยืดหยุ่นได้มากขึ้นกว่าเดิมนั่นเอง

ถ้าองค์กรใด ที่ต้องการจะวางระบบการทำงานแบบยืดหยุ่น ก็สามารถนำเอา 3 คำถามนี้ไปลองคิด และหาคำตอบดูนะครับ แล้วเราจะได้วิธีการทำงานที่มีความยืดหยุ่นมากขึ้น จากนั้นก็คงต้องวางให้เป็นระบบการทำงานที่จริงจัง เพื่อที่จะได้เป็นแนวทางในการทำงานให้กับพนักงานของเราเองที่มีความชัดเจนด้วย

เพราะการทำงานแบบยืดหยุ่นนั้น ไม่ใช่การทำงานแบบตามใจฉัน หรืออยากทำอะไรก็ทำ ไม่อยากทำอะไรก็ไม่ต้องทำ แต่ต้องเป็นระบบการทำงานที่ถูกวางไว้อย่างชัดเจน เป็นแบบแผน เพื่อให้พนักงานปฏิบัติตามได้อย่างดี รวมทั้งสร้างความยืดหยุ่นในการทำงานให้สอดคล้องกับวิถีชีวิตของพนักงานแต่ละคนได้อีกด้วย