ถ้าอยากจะเริ่มต้น HR Agile Team จะต้องทำอย่างไรบ้าง

สัปดาห์ที่แล้วมีเขียนบทความเรื่องของ Agile ซึ่งมีท่านผู้อ่านสอบถามกันเข้ามาว่า Agile นี่เป็นแนวความคิดที่สามารถเอามาใช้ในทางปฏิบัติได้จริงๆ หรือไม่ หรือเป็นเพียงแค่แฟชั่นคำใหม่ ซึ่งมาเร็วไปเร็ว

ก็คงต้องตอบว่า แนวความคิดนี้เป็นแนวคิดที่สามารถเกิดขึ้นจริงได้ ดังจะเห็นได้จากทีมพัฒนาซอฟแวร์ที่เกิดขึ้นในยุคหลังๆ จะทำงานกันเร็วมาก และเอาความต้องการของลูกค้าที่มีการเปลี่ยนแปลงตลอดเวลา มาเป็นที่ตั้ง เน้นไปที่ตัวสินค้าที่พัฒนามากกว่าที่จะเน้นไปที่ตัวเอกสาร ฯลฯ

แสดงว่าแนวคิดนี้เกิดขึ้นจริงแล้วในการพัฒนาซอฟแวร์ ก็น่าจะเกิดขึ้นจริงได้ในการสร้างทีม HR ให้ Agile ได้ด้วยเช่นกัน เพียงแต่จุดที่จะต้องสร้างให้เกิดขึ้นให้ได้ก็คือ แนวความคิดนี้จะต้องอยู่ในจิตใจของผู้บริหารระดับสูง และผู้บริหารในระดับกลางให้ได้ก่อน เพราะถือว่าเป็นการเปลี่ยนวิธีคิด และวิธีการทำงานจากการบริหารงานแบบดั้งเดิมที่ต้องเป็นไปตามขั้นตอน กระบวนการ การอนุมัติ การตัดสินใจ ที่ต้องไต่ไปตามลำดับชั้น ต้องเปลี่ยนเป็นแบบการให้อำนาจทีมงานในการทำงานตัดสินใจได้ในทันทีสำหรับงานที่ได้รับมอบหมายไปให้ดำเนินการ

เมื่อแนวคิดพื้นฐานของ Agile ได้รับการปลูกฝัง และยอมรับกันแล้ว เราก็ค่อยมาเริ่มสร้างทีม Agile กัน สำหรับองค์กรที่ต้องการให้งาน HR ตอบโจทย์ความต้องการของพนักงาน ผู้จัดการ และผู้บริหารได้เร็ว และมีระบบ HR ที่สอดคล้องกับแผนกลยุทธ์ขององค์กรที่เปลี่ยนแปลงเร็วมาก ก็คงต้องเริ่มต้นตามขั้นตอนต่อไปนี้

1. กำหนดเป้าหมายการพัฒนาระบบงาน HR อาจจะมีหลายระบบที่ต้องการพัฒนา แต่ให้ระบุความสำคัญและความเร่งด่วนไปทีละระบบก่อน ต้อง Focus กันไปทีละงาน กำหนดเป้าหมายระบบงานที่ต้องการพัฒนาปรับปรุงให้ชัดเจน เห็นภาพผลลัพธ์ที่อยากให้เกิดขึ้น
2. กำหนดทีมงานในการทำงาน ทีมงานที่กำหนดจะต้องประกอบไปด้วย เจ้าของงาน ซึ่งปกติก็คือฝ่ายบุคคล ที่ต้องรู้งานนั้นๆ เป็นอย่างดี และทีมงานที่พัฒนาระบบงาน ซึ่งตรงนี้ต้องเอาผู้จัดการ หรือพนักงานที่เป็นตัวแทนของฝ่ายงานต่างๆ ขององค์กร เพื่อเข้ามาร่วมกันพัฒนาระบบงานใหม่ ให้สามารถใช้งานได้จริง จะไม่ใช่แค่เพียงทีมฝ่ายบุคคลอย่างเดียวอีกต่อไป จะต้องเอาลูกค้าที่จะต้องเป็นผู้ใช้งานระบบนั้นๆ เข้ามาอยู่ในทีมพัฒนาด้วย
3. กำหนดแผนงานในรายละเอียด จากนั้นทีมงานที่ได้รับการแต่งตั้ง ก็จะกำหนดแผนงานในรายละเอียดกัน โดยแผนงานที่ทำจะต้องเป็นรูปธรรม และมีผลลัพธ์ที่มีมูลค่าเพิ่มในทุกสัปดาห์ ระบบงานที่พัฒนาอาจจะมีหลายระบบย่อย ก็จะต้องมีการวางแผนการทำระบบย่อยๆ เหล่านี้อย่างต่อเนื่องกันไป โดยจะวางแผนและกำหนดเป้าหมายกันเป็นรายสัปดาห์ไป
4. กำหนดนิยามของคำว่างานเสร็จให้ชัดเจน ตรงนี้สำคัญมาก Agile team นั้นจะต้องตกลงร่วมกันว่า คำว่างานเสร็จนั้นแปลว่าอะไร เพราะไม่อยากให้แต่ละคนตีความแตกต่างกัน ดังนั้นต้องมีการกำหนดนิยามของคำว่า งานเสร็จในแต่ละงานให้ชัดเจนก่อนที่จะเดินงานต่อไปในแต่ละขั้นตอน
5. จัดลำดับความสำคัญของงานย่อย ข้อนี้จะนำเอาแผนงานในข้อ 3 มากำหนดและเรียงลำดับความสำคัญของงาน อะไรต้องทำก่อน อะไรต้องทำหลัง มีอะไรที่ทำไปพร้อมกันได้บ้าง เพื่อที่จะให้ทีมงานทำงานไปตามลำดับความสำคัญของงานพร้อมๆ กัน
6. บริหารจัดการตนเอง และทำงานด้วยความโปร่งใส พอถึงเวลาที่ลงมือทำงาน จะต้องให้อิสระในการทำงานแก่ทีมงานในการทำงานของตนเองในแต่ละขั้นตอน ใครที่ติดปัญหาอะไร หรือมีข้อมูลใหม่ๆ ในเรื่องใด ต้องนำมาคุยกันอย่างเปิดเผย ห้ามปิด หรือเก็บเงียบไว้ที่ตนเอง จะต้องแชร์ข้อมูลกัน และให้ Feedback ในการทำงานกันอย่างเปิดใจกว้าง เพื่อทำให้งานออกมาได้ตามเป้าหมาย
7. ต้องเห็นชอบร่วมกันว่างานเสร็จแล้ว งานในแต่ละขั้นตอนถ้าทำจนสำเร็จตามนิยามที่กำหนดไว้ในข้อ 4 แล้ว จะต้องได้รับความเห็นชอบร่วมกันในทีมงานทุกคนว่า งานในขั้นตอนนี้สำเร็จจริงๆ ตามเป้าหมายแล้ว ไม่ติดขัดอะไร หรือมีข้อคับข้องใจ หรือข้อสงสัยว่ามันเสร็จจริงๆ หรือ ก่อนที่จะลุยงานในขั้นตอนถัดไป
8. นำเอา Feedback และผลการทบทวนการทำงานในแต่ละขั้นตอนมาเป็นจุดเริ่มในการพัฒนางานในขันต่อไป งานที่เสร็จในขั้นตอนที่ 7 จะต้องมีการประเมิน ทบทวน และ Feedback การทำงานในทีมงานกันเอง และนำเอาผลของการพูดคุยกันนี้มาใช้ในการพัฒนาวิธีการทำงานในขั้นตอนถัดไปในทุกๆ ขั้นก็จะต้องทำกันในลักษณะนี้ เพื่อไม่ให้เกิดปัญหาความขัดแย้งที่สะสมนานจนทำให้งานมีปัญหา
9. ต้องปรับให้เข้ากับการเปลี่ยนแปลง เวลาทำงาน ถ้ามีสิ่งใดที่ต้องเปลี่ยนแปลง เช่น วิธีการทำงาน ระบบความคิด ความต้องการของลูกค้า ฯลฯ ทีมงานจะต้องเปิดใจ และเต็มใจรับการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นนี้เสมอ
10. ต้องประยุกต์ใช้แนวคิดการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง งานที่เสร็จไปแล้ว ไม่ใช่งานที่จบสิ้นลง งานนั้นจะต้องได้รับการพัฒนาให้ดีขึ้นอย่างต่อเนื่อง ดังนั้น อาจจะมีข้อเสนอแนะ หรือความต้องการของลูกค้าเข้ามาในระหว่างการใช้งานระบบนั้น ก็จะต้องระลึกเสมอว่า นี่คือการพัฒนาและปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง ซึ่งเป็นหัวใจของ Agile
11. ปิดโครงการ เมื่อทุกอย่างจบลงตามขั้นตอนและตามแผนงาน ก็ถึงเวลาปิดโครงการ Agile นี้ลง เพื่อไปเปิดโครงการใหม่ที่ต้องพัฒนากันต่อไป โดยใช้แนวทางใน 1-10 ข้อข้างต้น

ด้วยวิธีการและแนวทางในการทำงานข้างต้นนั้น ทีมงาน Agile จะต้องทำงานร่วมกันโดยมีแนวความคิดแบบ Agile อยู่เสมอ ก็คือ เน้นไปที่ความต้องการของลูกค้า และเปิดใจยอมรับการเปลี่ยนแปลงที่จะเกิดขึ้นเสมอ รวมทั้งทำงานให้เร็ว ให้อยู่ในแผนงานที่กำหนดไว้ โดยอาศัยการร่วมมือกันในทีมงาน มีการประชุมย่อยร่วมกันทุกวัน และประชุมใหญ่ เพื่อดูเป้าหมายแผนงานให้สำเร็จให้ได้ตามแผนงานที่กำหนดไว้

ถ้าเราทำงานกันได้แบบ Agile ใน 1 ปี เราจะมีงานที่ทำได้สำเร็จมากมาย และยังเป็นงานที่ได้รับการยอมรับจากลูกค้าหรือผู้ใช้งานระบบ HR ในองค์กรด้วย