ผู้จัดการสายงานกับการบริหารคน ต้องทำอะไร อย่างไร ตอนที่ 3 การพัฒนาพนักงาน

หลังจากที่สามารถสรรหาและคัดเลือกพนักงานเข้ามาทำงานในองค์กรของเราได้แล้ว พนักงานใหม่คนนั้นก็จะได้รับมอบหมายหน้าที่และความรับผิดชอบจากผู้จัดการสายงานที่เป็นผู้บังคับบัญชาโดยตรง เมื่อมีการมอบหมายงาน ปกติก็จะต้องมีความคาดหวังว่า ผลงานที่ควรจะต้องออกมานั้นจะเป็นอย่างไรบ้าง และการที่พนักงานจะสามารถทำงานได้ตามผลงานที่คาดหวังนั้น ตัวพนักงานเองก็ต้องมีความรู้ ทักษะ และความสามารถในการทำงาน ถ้ายังไม่มี หรือมีไม่พอ สิ่งที่ผู้จัดการสายงานจะต้องทำก็คือ การพัฒนาพนักงานคนนั้น เพื่อให้มีความรู้ความสามารถที่จะทำงานนั้นได้

• 

จาก Model HR Value Chain กระบวนการถัดไปของการบริหารทรัพยากรบุคคลก็คือ การพัฒนาพนักงาน ซึ่งถือเป็นกระบวนการที่สำคัญอีกเรื่องหนึ่งในการบริหารทรัพยากรบุคคล เนื่องจากเรามีความเชื่อว่าคนพัฒนาได้ เมื่อเราเชื่อแบบนั้น ก็ต้องมีการวางแผนเพื่อที่จะพัฒนาพนักงานให้สามารถสร้างผลงานที่ดีได้อย่างต่อเนื่อง

โดยปกติผู้จัดการมักจะมองว่า การพัฒนาพนักงานก็คือ การฝึกอบรมเพียงอย่างเดียว ซึ่งเข้าใจไม่ผิด แต่ก็ไม่ครบถ้วน เพราะจริงๆ แล้วการพัฒนาพนักงานนั้น มีแนวทางมากมาย ไม่ใช่แค่เพียงการฝึกอบรมแต่เพียงอย่างเดียวเท่านั้น ไม่ว่าจะเป็นเรื่องการสอนงาน การมอบหมายงาน การไปดูงาน การทำงานโครงการใหม่ๆ การเรียนรู้ด้วยตนเอง การอ่านหนังสือ ฯลฯ

ปัจจุบันนี้การพัฒนาพนักงานมักจะใช้เครื่องมือที่เรียกกว่า Competency Base HRD เข้ามาใช้ในการพัฒนาพนักงานมากขึ้น ซึ่งจริงๆ คำว่า competency ก็แปลเป็นไทยแบบง่ายๆ ว่า ความรู้ ทักษะ และพฤติกรรม ซึ่งพนักงานจะต้องมีเพื่อให้งานประสบความสำเร็จได้ แนวทางการพัฒนาพนักงานตามลักษณะ Competency Base นั้นพอจะสรุปคร่าวๆ ได้ดังนี้ครับ

• องค์กรมักจะมีการกำหนด competency ขึ้นมา ซึ่งโดยทั่วไป ก็จะมี อยู่ 3 ลักษณะก็คือ Core Competency Leadership Competency หรือบางแห่งใช้ว่า Managerial Competency และตัวสุดท้ายก็คือ Functional Competency จะมีการกำหนดนิยามไว้อย่างชัดเจน และกำหนดระดับความลึกของ Competency แต่ละตัวไว้ เพื่อที่จะทำให้คนใช้มองเห็นภาพพฤติกรรมที่ต้องแสดงออกในแต่ละ Competency
• จากนั้นก็จะนำเอา Competency ที่กำหนดมานั้นไปวิเคราะห์กับตำแหน่งงานต่างๆ ว่า แต่ละตำแหน่งในองค์กรนั้น ต้องมี competency อะไรบ้าง และแต่ละตัวจะต้องอยู่ในความเชี่ยวชาญระดับใด ที่จะสามารถทำงานในตำแหน่งงานนั้นได้ประสบความสำเร็จ เมื่อวิเคราะห์เรียบร้อยแล้ว องค์กรก็จะมีสิ่งที่เราเรียกกันว่า Competency Mapping ของแต่ละตำแหน่ง ซึ่งจะกำหนดไว้เป็นมาตรฐานของตำแหน่งงานนั้นๆ
• ประเมินพนักงานว่าอยู่ในระดับในของระดับความสามารถของแต่ละตำแหน่ง ขั้นตอนนี้ ผู้จัดการสายงานจะเป็นคนประเมิน Competency ของพนักงานแต่ละคนที่ทำงานในตำแหน่งต่างๆ ว่ามี Competency ในระดับที่เท่าไหร่ สูงกว่า เท่ากับ หรือต่ำกว่าระดับมาตรฐานของตำแหน่งที่กำหนดไว้ เพื่อที่จะหา Gap ว่ามีช่องว่างที่จะต้องพัฒนาอยู่ประมาณเท่าไหร่
• วางแผนพัฒนาพนักงาน จากนั้นเราก็จะเอาช่องว่างที่วิเคราะห์ได้นั้น มาวางแผนการพัฒนาพนักงานแต่ละคนเพื่อที่จะอุดช่องว่างที่เกิดขึ้น ซึ่งการวางแผนการพัฒนานี้ก็จะต้องเป็นหน้าที่ของผู้จัดการสายงานเช่นกัน ในการดูว่าลูกน้องของเรานั้นยังขาดอะไร และต้องเพิ่มเติมอะไรบ้าง กำหนดเป็นแผนการพัฒนาพนักงานในแต่ละปี พร้อมกับกำหนดเวลาที่ชัดเจนด้วยว่าเมื่อไหร่ นอกจากนั้นก็ต้องกำหนดวิธีการพัฒนาด้วยว่าจะต้องใช้วิธีการอะไรที่เหมาะสม (ไม่ใช่ส่งไปอบรมอย่างเดียว)

บทบาทของผู้จัดการสายงานในการพัฒนาพนักงาน

เรื่องของการพัฒนาพนักงานนั้น เป็นเรื่องหลักของผู้จัดการสายงานเลย เพราะเป็นคนเดียวที่รู้จักพนักงานของตนเองอย่างดี ว่าผลงานอยู่ในระดับใด ความสามารถอยู่ในระดับใด ดังนั้นสิ่งที่ผู้จัดการสายงานจะต้องทำเพื่อพัฒนาพนักงานก็คือ

• ต้องวิเคราะห์ความรู้ ทักษะ และพฤติกรรมของพนักงานของตนเองให้ออก ว่าแต่ละคนนั้นเป็นอย่างไร มีจุดแข็ง จุดอ่อน อะไร ในการวิเคราะห์เรามักจะใช้เครื่องมือที่สำคัญอีกอันหนึ่งก็คือ การประเมินผลงาน เพื่อดูว่าผลงานของพนักงานแต่ละคนนั้นเป็นอย่างไร มีอะไรที่เป็นจุดแข็ง อะไรที่เป็นจุดอ่อน จากนั้นก็วิเคราะห์ในเรื่องของพฤติกรรมต่างๆ โดยอาศัย Competency ที่ทำไว้เป็นเครื่องมือพิจารณา สิ่งที่ต้องวิเคราะห์ให้ออกก็คือ พนักงานที่เป็นลูกน้องเรานั้น มี competency ในแต่ละตัวอยู่ในระดับใดตามคำนิยามที่กำหนดไว้
• พูดคุยและหารือกับพนักงาน หลังจากที่ผู้จัดการได้วิเคราะห์แล้ว ถัดไปก็ต้องเรียกพนักงานเข้ามาพูดคุย หารือ โดยปกติเราอาจจะให้พนักงานลองประเมินตนเองดูก็ได้ว่า Competency แต่ละตัวนั้น อยู่ในระดับใด
• วางแผนการพัฒนา เมื่อหารือพนักงานเรียบร้อย มีการตกลงกันว่าจะต้องพัฒนาอะไรบ้าง ก็จะต้องวางแผนในการพัฒนาว่าแต่ละจุดที่ต้องพัฒนานั้น จะต้องใช้เครื่องมืออะไร พัฒนาเมื่อไหร่ ด้วยวิธีการอย่างไร จะประเมินผลและติดตามผลการพัฒนาอย่างไร ฯลฯ สิ่งเหล่านี้ ผู้จัดการสายงานจะต้องกำหนดร่วมกับพนักงานให้ชัดเจน ให้ออกมาเป็น Action Plan เลย
• ลงมือพัฒนา ขั้นตอนถัดไปก็คือ หัวหน้า หรือผู้จัดการจะต้องลงมือในการพัฒนาพนักงานแต่ละคนตามแผนการพัฒนาที่กำหนดไว้อย่างเคร่งครัด เอาเข้าจริงๆ ขั้นตอนนี้มักจะหลุด เพราะงานเยอะบ้าง ไม่มีเวลาบ้าง ก็เลยไม่ค่อยได้ทำตามแผนการพัฒนากันสักเท่าไหร่
• ประเมินผลการพัฒนา สุดท้ายก็ต้องมาประเมินผลดูว่า พนักงานแต่ละคนนั้นพัฒนาได้ตามแผนการพัฒนาที่กำหนดไว้หรือไม่ มีการเปลี่ยนแปลงในผลงาน หรือในพฤติกรรมต่างๆ ที่สอดคล้องกับการพัฒนาหรือไม่ เพื่อที่จะได้วางแผนการพัฒนากันต่อในปีถัดๆ ไป

ส่วนฝ่ายบุคคล ก็จะทำหน้าที่ในการให้คำปรึกษาในเรื่องของเครื่องมือ และแนวทางในการพัฒนา รวมทั้งช่วยติดต่อประสานงานในกรณีที่ต้องมีการจัดฝึกอบรม ก็จะเป็นคนติดต่อวิทยากร สถาบันฝึกอบรม หลักสูตร ความต้องการต่างๆ และดำเนินการจัดฝึกอบรมให้เสร็จสิ้นตามแผนงานที่กำหนดไว้

โดยสรุปแล้ว การที่พนักงานจะได้รับการพัฒนาที่ตรงจุด หรือไม่ตรง ได้รับการพัฒนาอย่างถูกต้องหรือไม่นั้น ส่วนใหญ่แล้ว จะมาจากตัวผู้จัดการสายงานมากกว่าทาง HR เพราะคนที่รู้จักลูกน้องดีที่สุดก็คือหัวหน้าของเขาเอง ถ้าองค์กรใดผู้จัดการสายงานไม่มีการวางแผนการพัฒนาพนักงานอย่างชัดเจน ผลก็คือ การพัฒนาขององค์กรนั้นจะเน้นไปที่การฝึกอบรมเป็นหลัก และเป็นการอบรมแบบ Mass ก็คือ ให้พนักงานเข้าให้มากที่สุด ไม่ว่าพนักงานคนนั้นจะมีความจำเป็นหรือไม่ เพราะจ้างคนมาสอนแล้วก็เกณฑ์คนมาเรียนให้มากเข้าไว้

ผลก็คือ การพัฒนาก็จะขาดๆ หายๆ ไม่ต่อเนื่อง ผลงานพนักงานก็ไม่ดีขึ้นมากนัก เงินงบประมาณการพัฒนา ก็จะถูกใช้ไปอย่างไม่คุ้มค่า และถ้าพนักงานรู้สึกว่า เขาไม่ได้รับการพัฒนาสักเท่าไหร่ เขาก็จะไม่มีแรงจูงใจในการทำงาน สุดท้ายเราก็จะรักษาพนักงานคนนั้นไว้ไม่ได้