ผู้จัดการสายงานกับการบริหารคน ต้องทำอะไร อย่างไร ตอนที่ 2

กระบวนการในการบริหารทรัพยากรบุคคลที่มีความเกี่ยวข้องกับผู้จัดการสายงานในเรื่องแรกเลย จาก Model HR Value Chain ก็คือ เรื่องของการสรรหาและคัดเลือกพนักงานเข้าทำงานกับองค์กร ซึ่งเรื่องนี้เป็นเรื่องที่สำคัญที่สุด เพราะถ้าเราได้คนที่ดี เหมาะสมกับองค์กร กระบวนการอื่นๆ ทางด้านการบริหารทรัพยากรบุคคล ก็จะเป็นไปโดยง่าย ไม่มีความยุ่งยากมากนัก ไม่ว่าจะเป็นการพัฒนา การสร้างผลงาน และการบริหารค่าตอบแทน

• 

HR value chainในทางปฏิบัติของหลายๆ องค์กรนั้น การสรรหาและคัดเลือกมักจะถูกมองว่าเป็นหน้าที่ของ HR เท่านั้น พอบอกไปว่า ผู้จัดการสายงานก็ต้องมีส่วนในเรื่องนี้ด้วยเหมือนกัน ก็ถูกถามกลับมาว่า “แล้วจะจ้าง HR มาทำไม” ถ้าเรามองว่าองค์กรต้องการคนที่ดีมีความสามารถ ก็คงต้องอาศัยผู้จัดการของหน่วยงานต้นสังกัดช่วยพิจารณาด้วยเหมือนกัน เพราะความรู้ และทักษะเฉพาะทางบางอย่างทาง HR เขาก็ดูไม่ออกจริงๆ เช่น ความรู้ทางวิศวกรรม ช่าง เคมี บัญชี การเงิน ฯลฯ ปกติก็ต้องหาคนที่มีความรู้ และมีทักษะในเรื่องเหล่านี้มาช่วยพิจารณา ซึ่งก็หนีไม่พ้น ผู้จัดการสายงานที่รับผิดชอบงานนั้นๆ อยู่ดี

ลองมาพิจารณาคำว่า สรรหาและคัดเลือกกันสักนิด หลายคนมองและเข้าใจว่า การสรรหาคัดเลือกเป็นเรื่องเดียวกัน ซึ่งจริงๆ แล้วการสรรหาก็เรื่องหนึ่ง การคัดเลือกก็อีกเรื่องหนึ่งนะครับ เพียงแต่ส่วนใหญ่เขาเรียกรวมกัน ทำให้ผู้จัดการสายงานบางคน ก็เข้าใจผิด คิดว่าการสรรหาและคัดเลือกคือเรื่องเดียวกันทั้งหมด แล้วจริงๆ มันต่างกันอย่างไร

• การสรรหา (Recruitment) คือ การไปหาแหล่งของพนักงานที่เราต้องการ เพื่อให้ได้คนมาสมัครงานให้มากที่สุด ก็คือ การไปหาคนที่เราต้องการจากแหล่งที่มีคนประเภทนั้นอยู่เยอะๆ ตัวอย่างง่ายๆ เช่น ถ้าเราต้องการหาดอกไม้สวยๆ ก็ต้องไปสรรหาจากแหล่งขายดอกไม้ ซึ่งก็คือปากคลองตลาด เมื่อเจอแหล่งที่มีของมากพอ ก็สามารถทำให้เราคัดเลือกได้ง่ายขึ้นนั่นเอง
• การคัดเลือก (Selection) ก็คือการหาวิธีการมาคัดเลือกผู้สมัครที่เราได้มาจากการสรรหา เพื่อหาคนที่ดี และเหมาะสมที่สุดเข้ามาทำงาน ซึ่งส่วนมากการคัดเลือกก็มักจะมีเครื่องมือต่างๆ มากมาย อาทิ การสัมภาษณ์ การใช้แบบทดสอบต่างๆ เป็นต้น ทั้งนี้ก็เพื่อให้เรามั่นใจได้ว่า คนที่เราเลือกมานั้นเหมาะสมกับองค์กร หน่วยงาน และงานที่ต้องทำมากที่สุด

เมื่อเข้าใจความหมายของคำทั้งสองคำแล้ว ก็จะง่ายขึ้นในการที่ผู้จัดการสายงานจะเข้ามามีบทบาทในการสรรหา และคัดเลือก

บทบาทของผู้จัดการสายงานในการสรรหาพนักงาน

แจ้งแหล่งของพนักงานที่ตนต้องการ ว่าคนที่มีความรู้แบบนี้ ต้องไปหาจากที่ไหนได้บ้าง เช่น จากมหาวิทยาลัยไหน ที่เรียนเกี่ยวกับเรื่องที่เราต้องการ

• แจ้งคุณสมบัติที่ชัดเจนของพนักงานให้กับ HR ทราบ เรื่องนี้เป็นเรื่องที่สำคัญมาก ถ้าผู้จัดการสายงานไม่มีการแจ้งคุณสมบัติของพนักงานที่เราต้องการให้ชัดเจน HR ก็ไม่สามารถไปสรรหามาให้เราคัดเลือกได้เลย เช่น ครั้งหนึ่ง มีผู้จัดการสายงานแจ้งมาว่า “ต้องการวิศวกร ประสบการณ์ 3 ปี ช่วยหามาให้หน่อยนะ” คุณสมบัติที่แจ้งมานั้น ถามว่า HR สามารถสรรหามาให้ได้หรือไม่? คำตอบก็คือ หาได้มากมาย แต่พอหามาได้ตามที่บอก ผู้จัดสายงานดูแล้ว ก็บอกว่า หามาได้ยังไง ไม่เห็นตรงกับคุณสมบัติที่แจ้งไป (คงลืมไปว่าแจ้งว่าอะไร) จริงๆ HR เขาหามาได้เยอะเลยครับ วิศวกรที่มีประสบการณ์ทำงาน 3 ปี เพียงแต่คุณสมบัติเฉพาะทางไม่ตรง เพราะไม่มีการแจ้งให้ชัดเจน ดังนั้น สิ่งที่ผู้จัดการสายงานต้องช่วย HR ในการสรรหาก็คือ การบอกคุณสมบัติที่ชัดเจนของตำแหน่งงานที่เราต้องการ ว่าต้องการ ระดับการศึกษาอะไร วุฒิการศึกษาใด สาขาวิชาอะไร ถ้าต้องมีประสบการณ์ จะต้องผ่านประสบการณ์ในงานแบบไหน อย่างไรบ้าง แล้วค่อยมากำหนดจำนวนปี เช่น ต้องการ ปริญญาตรี วิศวกรรมศาสตร์ สาขา เครื่องกลโรงงาน และต้องเคยผ่านงานทางด้านการขายเครื่องจักรกลหนักมาอย่างน้อย 3 ปี” ชัดๆ แบบนี้ไปเลยครับ เพื่อที่จะทำให้ HR สามารถไปหาแหล่งคนแบบนี้มาให้เราได้นั่นเอง

• ช่วยแนะนำคนที่รู้จักให้เข้ามาสมัครงานกับบริษัท ในบางกรณี คนในบริษัทเอง ก็สามารถช่วยสรรหาคนมาสมัครงานได้ โดยการแนะนำคนรู้จักให้มาสมัครงาน (ไม่ใช่เรื่องเด็กเส้นนะครับ) เพราะคนในบริษัทจะรู้วัฒนธรรมการทำงานดี ซึ่งถ้าเขารู้จักเพื่อน พี่ น้อง ฯลฯ และรู้ว่าคนนี้น่าจะเหมาะกับองค์กรของเรา ก็สามารถช่วยแนะนำเข้ามาสมัครงานได้อีกทางหนึ่ง

บทบาทของผู้จัดการสายงานในการคัดเลือกพนักงาน

หลังจากที่มีผู้สมัครตามคุณสมบัติที่เราต้องการมาสมัครงานกับเรามากพอ ขั้นตอนถัดไปก็คือ การคัดเลือกผู้สมัครที่มีความเหมาะสมกับเรามากที่สุด ซึ่งขั้นตอนในการคัดเลือก จะเป็นขั้นตอนที่ยากมากกว่าการสรรหา โดยปกติเราจะใช้การสัมภาษณ์ เป็นเครื่องมือหลักสำหรับการคัดเลือกพนักงาน โดยทั่วไป ก็จะมีการสัมภาษณ์ 2 รอบ รอบแรกจะเป็นการพิจารณาว่า ผู้สมัครคนนี้เหมาะสมกับบริษัทของเราหรือไม่ ถ้ามีการใช้ Competency การสัมภาษณ์รอบแรกจะเป็นการพิจารณาว่าผู้สมัครแต่ละคนมีคุณสมบัติที่ตรงกับ Core Competency ขององค์กรหรือไม่ ถ้าผ่านรอบแรกแล้ว

การสัมภาษณ์รอบที่สอง ก็จะพิจารณาลึกลงไปในเรื่องของความรู้ และทักษะของผู้สมัครที่เกี่ยวข้องกับตัวหน้าที่และความรับผิดชอบโดยตรงเลย ว่าจากความรู้ที่มี และจากประสบการณ์ที่เคยทำงานมานั้น พอจะเข้ามาสร้างผลงานให้กับบริษัทเราได้หรือไม่ เพียงใด

ดังนั้นบทบาทของผู้จัดการสายงานในการคัดเลือกก็คือ

• สัมภาษณ์ผู้สมัคร สัมภาษณ์ในที่นี้ต้องเป็นการสัมภาษณ์จริงๆ เป็นการพิจารณาคุณสมบัติของผู้สมัครจริงๆ ไม่ใช่แค่สัมภาษณ์หรือพูดคุยให้พอเป็นพิธี ดังนั้นถ้าเราต้องเลือกพนักงานจากการสัมภาษณ์ นั่นก็ต้องมีการวางแผนการสัมภาษณ์ให้ดี ต้องพิจารณาว่า คุณสมบัติที่เราต้องการนั้น เราจะรู้ได้อย่างไร ว่าผู้สมัครมีจริง หรือไม่จริง competency แต่ละตัวที่เราต้องการนั้น จะต้องใช้คำถามอะไรเพื่อทำให้เราได้คำตอบว่าผู้สมัครเป็นคนที่ตรงกับที่เราต้องการหรือไม่ ผมมักจะมองว่าการสัมภาษณ์ไม่ใช่เรื่องง่ายๆ เลย เพราะเราต้องมีการเตรียมตัวล่วงหน้า เตรียมคำถามล่วงหน้า เตรียมบรรยากาศ เตรียมกรณีศึกษาต่างๆ เพื่อทดสอบ หรือสอบถามผู้สมัครไว้ล่วงหน้า

• พิจารณาผู้สมัครร่วมกับ HR หลังจากที่สัมภาษณ์ผู้สมัครเสร็จแต่ละคน ก่อนที่จะเรียกคนใหม่เข้ามา จะต้องมีการพูดคุยกันก่อน ระหว่างคนที่สัมภาษณ์ ก็คือ ผู้จัดการสายงาน และ HR ที่เป็นกรรมการสัมภาษณ์ว่ามีความคิดเห็นอย่างไรกับผู้สมัครคนนั้น มีอะไรเป็นจุดเด่น อะไรด้อย อะไรที่ตรงกับสิ่งที่เราต้องการ อะไรที่ไม่ตรง และคิดอย่างไร จะรับหรือไม่รับ จะจัดลำดับไว้ในลำดับที่เท่าไหร่จากผู้ที่เราสัมภาษณ์มาทั้งหมด จะคัดออกเพราะอะไร หรือเก็บไว้เป็นตัวเลือกเพราะอะไร ฯลฯ สิ่งเหล่านี้จะต้องได้รับคำตอบที่ชัดเจนพอ ก่อนที่จะเรียกผู้สมัครคนใหม่เข้ามา

สิ่งเหล่านี้ก็คือบทบาทของผู้จัดการสายงานที่มีต่อการสรรหาและคัดเลือกพนักงาน ถ้าเราอยากได้คนดี คนเก่ง คนที่มีศักยภาพ ตัวผู้จัดการสายงานเองก็คงต้องเข้ามามีส่วนร่วมในการสรรหาและคัดเลือกพนักงานร่วมกับทาง HR ด้วย และต้องเป็นการสรรหาคัดเลือกจริงๆ นะครับ เพื่อที่เราจะได้คนที่ดีที่สุด และเหมาะสมที่สุดมาทำงานสร้างอนาคตขององค์กรไปด้วยกัน

พรุ่งนี้เรามาต่อกันในตอนที่ 3 ว่าด้วยการพัฒนาพนักงานกันครับ