การสื่อสารด้านผลงาน กับประเด็นที่ต้องปรับปรุงแก้ไขให้ดีขึ้น

สืบเนื่องจากได้อ่านบทความฉบับหนึ่งที่มีชื่อว่า Performance Management Evolves ที่เขียนโดย Brian O’Connell ในเว็บไซต์ SHRM ซึ่งได้นำเอาข้อมูลที่น่าสนใจเกี่ยวกับเรื่องของการบริหารผลงานมาให้เราได้เห็นสภาพปัญหา ข้อจำกัดต่างๆ ซึ่งสามารถนำมาใช้เป็นแนวทางในการวางระบบ และแก้ไขปัญหาในระบบบริหารผลงานของเราได้ดี จึงนำมาเรียบเรียงใหม่ และถ่ายทอดให้อ่านกันครับ งานวิจัยที่ผู้เขียนได้อ้างอิงในบทความนี้ (จัดทำขึ้นที่ประเทศสหรัฐอเมริกาเป็นหลัก)

• 55% ของพนักงานในองค์กร มีความเห็นว่า การประเมินผลงานปีละครั้ง และการแจ้งผลงานปลายปีกับพนักงานนั้น มันไม่มีประโยชน์อะไรกับผลงานของพนักงานที่ผ่านมา ไม่ได้ช่วยทำให้ผลงานของพนักงานดีขึ้นได้ กับการแค่เพียงแจ้งพนักงานว่าผลงานที่ผ่านมาดี หรือไม่ดีอย่างไรบ้าง
• 85% ของพนักงานที่ต้อง check-in ผลงานของตนเองกับผู้จัดการทุกสัปดาห์ ต่างมีความรู้สึกว่า เป็นประโยชน์ในการที่จะพัฒนาผลงานของตนเองได้ในทันที เพราะผู้จัดการมีการแจ้งถึงข้อดี ข้อจำกัด และประเด็นที่ต้องพัฒนาแก้ไข แต่ผู้จัดการก็ต้องเป็นคนที่เก่ง และสามารถที่จะ Feedback และ Coaching พนักงานได้เช่นกัน พนักงานจะเกิน Engagement ต่อการทำงานของเขามากขึ้น (ต่างประเทศนิยมใช้คำว่า Check-in ในลักษณะที่ว่า หัวหน้ากับลูกน้องจะต้องมานั่งคุยกันถึงผลงานที่ผ่านมา)
• 2% ของพนักงานในองค์กรเท่านั้น ที่รู้สึกว่า การที่ต้อง Check-in กับผู้จัดการนั้น เป็นอะไรที่น่าเบื่อ และไม่น่าจูงใจ

ซี่งผลลัพธ์จากงานวิจัยชิ้นนี้ เราสรุปได้ว่า พนักงานส่วนใหญ่ต้องการการสื่อสารอย่างสม่ำเสมอ ในเรื่องของผลงานของตนเอง ไม่ต้องการที่จะได้รับทราบผลงานของตนเองแค่เพียงปีละครั้ง เพราะมันไม่สามารถนำมาปรับปรุงผลงานของตนเองในปีนี้ให้ดีขึ้นได้เลย บางงานมันก็สายเกินไปที่จะไปพัฒนาในปีถัดไปก็มี

จากงานวิจัยอีกชิ้นหนึ่งที่ผู้เขียนได้อ้างอิง มาจาก Workhuman ที่ได้เก็บข้อมูลตั้งแต่ปี 2016 เกี่ยวกับการประเมินผลงานปีละครั้ง และการพูดคุยผลงานกับพนักงานปีละครั้งว่า ในปี 2016 มีองค์กร จำนวน 82% ที่ใช้ระบบประเมินผลงาน และการแจ้งผลงานพนักงานแบบปีละ 1 ครั้ง พอมาปี 2017 ก็เหลือ 65% ขององค์กรที่ยังคงทำแบบนั้น ปี 2018 เหลือ 58% และ ปี 2019 ลดลงเหลือ 54%

ผลวิจัยชิ้นนี้บอกเราได้ชัดเจนว่า องค์กรมีการเปลี่ยนแปลงจากการประเมินผลงาน และแจ้งผลงานพนักงานปีละ 1 ครั้งนั้น มีน้อยลงเรื่อยๆ กล่าวคือ องค์กรเห็นความสำคัญของการสื่อสารเรื่องผลงานแบบถี่มากขึ้น แทนที่จะบอกกันปีละครั้งเท่านั้น ก็ต้องบอกกันถี่ขึ้น เพื่อให้เกิดการพัฒนาผลงานของพนักงานได้ในปีเดียวกัน

จากนั้นก็มีคำถามตามมาว่า แล้วจะสื่อสารเรื่องผลงานกับพนักงานต้องปีละกี่ครั้งดี ก็มีงานวิจัยอีกชิ้นหนึ่งที่ออกมาให้ข้อมูลในเรื่องนี้ ก็คือ

• 28% ขององค์กรวางระบบไว้ว่า จะต้องสื่อสารเรื่องผลงาน ปีละ 3-4 ครั้ง ซึ่งถ้าตีความกันให้ง่ายก็คือ ประมาณว่า ไตรมาสละครั้ง เพื่อให้พนักงานได้รับทราบและแก้ไขปรับปรุงผลงานของตนเองให้ได้ตามเป้าหมาย
• 27% ขององค์กร กำหนดว่า 3-4 ครั้งต่อเดือน ซึ่งก็คือ ประมาณสัปดาห์ละ 1 ครั้งที่จะต้องมีการพูดคุยกันถึงเรื่องของผลงานที่ผ่านมา แนวทางนี้จะสอดคล้องกับแนวทางของ OKR ที่หลายองค์กรทำกัน ก็คือ จะต้องมีการติดตาม พูดคุย และปรับปรงแก้ไขงานกันเป็นรายสัปดาห์กันเลย
• 19% มากกว่า 1 ครั้งต่อสัปดาห์ อันนี้ก็เริ่มมีจำนวนองค์กรน้อยลงที่ทำถี่ขนาดนี้ เพราะต้องอาศัยเวลาทั้งของพนักงาน และของผู้จัดการมากขึ้น ทำให้เวลาในการทำงานน้อยลงไปอีก
• 19% สื่อสารกันปีละครั้ง ตามระบบเดิม
• 7% สื่อสารเรื่องผลงานกันทุกวัน

จากผลวิจัยข้างต้น ก็น่าจะพอเห็นจำนวนครั้งในการสื่อสารเรื่องผลงานที่เป็นที่นิยมและน่าจะเป็นจำนวนครั้งที่กำลังดี ไม่มากไป ไม่น้อยไป จากประสบการณ์ของผมส่วนหนึ่ง ก็คือ ประมาณ เดือนละ 1 ครั้งน่าจะกำลังดี สำหรับองค์กรที่ระบบบริหารผลงานไม่ได้หวือหวาอะไร ไม่ต้องเร่ง ไม่ต้องริเริ่มอะไรใหม่ๆ มากมาย

แต่ถ้าเป็นองค์กรที่ขับเคลื่อนด้วยความรวดเร็ว ต้อง Agile มากๆ และใช้ OKR ในการขับเคลื่อนเป้าหมายกันอย่างจริงจัง ถ้าเป็นแบบนี้ สื่อสารกันทุกสัปดาห์จะดีมาก เพราะมันเอื้อกับระบบบริหารผลงาน และการไปสู่เป้าหมายขององค์กรได้อย่างดี

สรุปแล้ว ท่านผู้อ่านน่าจะพอได้ไอเดียในการนำไปปรับปรุงระบบบริหารผลงานขององค์กรมากขึ้น โดยเฉพาะเรื่องของการสื่อสารผลงาน การให้ Feedback ทางด้านผลงานแก่พนักงาน เพื่อที่จะทำให้พนักงานสามารถปรับปรุงผลงานของตนเองได้ในทันที โดยไม่ต้องรอไปปีละครั้ง แล้วก็ไม่สามารถที่จะแก้ไขผลงานในปีนั้นๆ ได้เลยเพราะมารู้ตอนที่ผลประเมินออกมาแล้วนั่นเอง