ช่วงสถานการณ์ไม่ปกติ (วิกฤติ) การสื่อสารเป็นเรื่องสำคัญ

จากสุดสัปดาห์ที่ผ่านมา เราคงเห็นแล้วว่า ประเด็นเรื่องของการสื่อสารในภาวะวิกฤติเช่นนี้ เป็นเรื่องที่สำคัญมาก เพราะมีผลต่อขวัญกำลังใจ และมีผลต่อคนกลุ่มใหญ่มากทีเดียว รวมถึงข่าวปลอม และการสื่อสารที่ไม่เป็นระบบระเบียบ ทำให้ผู้รับสาร เกิดความสับสนอลม่าน ไม่รู้ควรจะทำอย่างไรดี คนหนึ่งพูดอย่าง อีกคนพูดอีกอย่าง แล้วควรจะเชื่อใคร

ประเด็นที่ยกมา ผมคงไม่ไปแตะเรื่องของการเมือง แต่จะหยิบประเด็นของการสื่อสารที่เราได้เห็นกันในช่วงนี้มาเป็นบทเรียน อย่าให้เกิดกับการสื่อสารภายในองค์กรของเราอย่างเด็ดขาด

ช่วงวิกฤติแบบนี้ องค์กรควรจะต้องมีการแต่งตั้งคณะบริหารแบบรวดเร็ว หรือที่ภาษาอังกฤษเรียกว่า Agile Team ขึ้นมา ซึ่งต้องมีการมอบอำนาจหน้าที่ในการตัดสินกับประเด็นวิกฤติต่างๆ ที่เกิดขึ้นในระหว่างช่วงเวลาที่มีสถานการณ์ไม่ปกติในองค์กร อย่างเช่นช่วงนี้ที่มี Covid19 ระบาดอยู่ บางแห่งก็เรียก War Room กัน อันนี้ก็แล้วแต่จะเรียกอะไร

แต่ทีมนี้จะต้องมีการทำงานที่รวดเร็ว ประสานงานกันอย่างว่องไว และต้องมีการสื่อสารกันอยู่ตลอดเวลาเกี่ยวกับสิ่งที่เกิดขึ้น นโยบายต่างๆ ที่ออกมา จะต้องรวดเร็ว แม่นยำ และสื่อสารได้ถึงตัวพนักงานทุกคน ในช่องทางเดียวกันทั้งหมด และที่สำคัญก็คือ จะต้องมอบหมายให้ใครคนใดคนหนึ่ง เป็นคนสื่อสาร เพื่อให้พนักงานเห็นว่า นี่ไม่ใช่ข่าวปลอม และเมื่อไหร่ที่เกิดข่าวปลอม ก็ต้องออกมาแจ้งอย่างทันที รวมทั้งทำการลบข่าวปลอมนั้นออกไปในทันที เพื่อทำให้พนักงานไม่เกิดความตื่นตระหนก

ผมว่า Agile Team ที่บางองค์กรเริ่มต้นใช้กับลูกค้า ช่วงนี้เอามาใช้กับสถานการณ์แบบนี้ก็น่าจะพอได้อยู่ ต้องขยับให้เร็ว วิเคราะห์สถานการณ์กันแบบนาทีต่อนาทีกันเลยทีเดียว จากนั้นก็ต้องนำข้อมูลทั้งหมดไปให้กับผู้ที่ต้องตัดสินใจทำการตัดสินใจอย่างรวดเร็วให้ทันกับสถานการณ์ จากนั้นก็สื่อสารอย่างชัดเจน ตรงประเด็น ให้พนักงานเข้าใจตรงกันให้ได้มากที่สุด ที่สำคัญต้องเปิดช่องทางให้พนักงานสามารถติดต่อมาที่ทีมงาน เพื่อสอบถามประเด็นที่ยังสงสัยได้อยู่ตลอดเวลา

ช่วงเวลาแบบนี้เราคงจะบริหารจัดการกันแบบ “เดี๋ยวผมรับข้อมูลไว้ก่อนนะครับ แล้วจะนำเสนอนาย คิดว่า น่าจะ 1-2 วันนายก็น่าจะแจ้งความคืบหน้าลงมาอีกที” แบบนี้คงไม่ทันการณ์

ดังนั้น ผู้บริหารที่ต้องดูแลสถานการณ์ในช่วงนี้ อาจจะต้องเป็นคนที่มีภาวะผู้นำในอีกลักษณะหนึ่ง ก็คือ สามารถที่จะตัดสินใจได้อย่างรวดเร็ว ทันการณ์ และกล้าตัดสินใจอย่างรวดเร็ว รวมทั้ง สามารถเปลี่ยนแปลงการตัดสินใจที่เคยทำไปนั้น ได้อย่างทันที เวลาที่สถานการณ์เปลี่ยนแปลง โดยไม่ลังเล

ผมคิดว่า ช่วงนี้ฝ่ายบุคคล ต้องทำงานกันหนักมากทีเดียว กับเรื่องของนโยบายต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นการปิดสถานบริการต่างๆ การที่พนักงานไม่ต้องมาทำงาน เรื่องเวลาการทำงาน เรื่องของประกันสังคม เรื่องของการทำงานที่บ้าน เรื่องของการจ่ายค่าจ้างเงินเดือนว่าจะจ่ายอย่างไร ฯลฯ

อย่างไรก็ดี ผมคิดว่า ชาว HR สามารถทำได้อย่างแน่นอนครับ ขอเพียงแต่ติดตามข้อมูลที่ถูกต้อง จากแหล่งที่น่าเชื่อถือ และคิดให้เร็ว นำเสนอให้ชัดเจน บอกถึงเหตุผล และผลกระทบทั้งทางบวก และทางลบให้กับผู้บริหารได้อย่างชัดเจน ก็จะช่วยทำให้ผู้บริหารสามารถตัดสินใจในภาวะวิกฤติแบบนี้ได้อย่างดี

สุดท้ายที่สำคัญที่สุดก็คือ การสื่อสารครับ อย่าลืมหาพนักงานที่สื่อสารเก่งๆ พูดเรื่องยากให้เป็นเรื่องง่ายได้ ถ่ายทอดด้วยภาษาที่เข้าใจง่ายๆ มีสติ ไม่ตระหนก สร้างขวัญและกำลังใจให้กับพนักงานทุกคนได้

แล้วพนักงานของเราก็จะเข้าใจ และยินดีปฏิบัติตามแนวทางของทางบริษัท อาจจะมีปัญหาบ้าง แต่ก็ไม่น่าจะเยอะ ถ้าทุกคนเข้าใจแนวทางในช่วงนี้

ขอเป็นกำลังใจให้ชาว HR ทุกท่าน ให้ผ่านพ้นช่วงวิกฤตินี้ไปได้อย่างราบรื่นนะครับ

ใส่ความเห็น

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out /  เปลี่ยนแปลง )

Google photo

You are commenting using your Google account. Log Out /  เปลี่ยนแปลง )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out /  เปลี่ยนแปลง )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out /  เปลี่ยนแปลง )

Connecting to %s

บลอกที่ WordPress.com .

Up ↑

%d bloggers like this: