จะบริหารผลงานให้ดี อย่าลืมเรื่องของข้อมูล และการสื่อสาร

ระบบบริหารผลงานที่หลายองค์กรพยายามนำเอามาใช้จริงในทางปฏิบัตินั้น ปกติ ก็มักจะต้องเริ่มต้นจากการกำหนดเป้าหมายขององค์กรก่อนว่าจะไปทางไหน และต้องได้ผลลัพธ์อะไร เท่าไหร่ โดยจะต้องมุ่งเน้นกลยุทธ์อะไรบ้าง จากนั้นก็ถ่ายทอดเป้าหมายนั้นลงมายังหน่วยงานต่างๆ เพื่อให้ทำงานตามหน้าที่ของตนเอง แต่ต้องมุ่งไปยังเป้าหมายเดียวกันกับองค์กร

เครื่องมือในการบริหารผลงานที่นิยมนำเอามาใช้ก็เช่น KPI, Balanced Scorecard, OKR หรืออาจจะเป็นพวก Goal Setting แบบไม่ต้องซับซ้อนก็ยังมีหลายองค์กรที่ยังคงนำมาใช้งานได้อย่างดี

ในการกำหนดเป้าหมายของการทำงานนั้น เราก็จะทราบกันดีว่า เราจะต้องเริ่มต้นจากเป้าหมายขององค์กรก่อนเลย จากนั้นก็นำเอาเป้าหมายองค์กรมาถ่ายทอดลงมายังแต่ละหน่วยงาน ซึ่งแต่ละหน่วยงานจะต้องคิดให้ได้ว่า ด้วยหน้าที่และความรับผิดชอบของหน่วยงานเรานั้น เราจะต้องทำอะไร อย่างไร เท่าไหร่ เพื่อให้องค์กรบรรลุเป้าหมายในแต่ละข้อ

ซึ่งในขั้นตอนนี้ เราก็จะได้ ตัวชี้วัดผลงาน และเป้าหมายของแต่ละหน่วยงานออกมา

จากเป้าหมายของหน่วยงาน ก็จะต้องถ่ายทอดลงสู่ตำแหน่งงาน ซึ่งก็คือ ของพนักงานแต่ละคน ที่จะต้องทำงานในตำแหน่งหน้าที่ของตนเอง โดยมีการกำหนดเป้าหมายในการทำงานที่สอดคล้องกับของหน่วยงานที่ตนทำงานอยู่ด้วย

ปัจจุบันก็มีหลายองค์กรที่ทำการเชื่อมโยงตัวชี้วัดผลงานลงมาสู่ตำแหน่งงานได้อย่างชัดเจน

แต่ส่วนใหญ่ จะจบแค่ขั้นตอนการตั้งเป้าหมายเท่านั้น โดยที่ไม่มีการดำเนินการอะไรต่อไป

คำถามก็คือ แล้วเราจะบรรลุเป้าหมายนั้นๆ ได้อย่างไร ถ้าไม่มีการทำ Action Plan ดังนั้นเมื่อมีเป้าหมายแล้วอย่าลืมคิดถึงวิธีการที่จะไปสู่เป้าหมายนั้นให้ได้ โดยต้องคิดถึงแผนในการปฏิบัติการในแต่ละวันว่าจะต้องทำอะไรอย่างไร เพื่อให้เป้าหมายบรรลุให้ได้ภายในระยะเวลาที่กำหนดไว้

และเมื่อมีแผนปฏิบัติการแล้ว ก็ต้องมีการเก็บข้อมูล ซึ่งนี่ก็เป็นอีกขั้นตอนหนึ่งที่ขาดมากในหลายองค์กรที่นำเอา KPI มาใช้งาน ตั้งเป้าหมายแล้ว ไม่มี Action Plan อีกทั้งไม่มีการเก็บข้อมูลผลงานที่ออกมา ว่าเป็นอย่างไรในแต่ละช่วงเวลา

ซึ่งถ้าเราไม่มีการเก็บข้อมูลอะไรเลย เราก็ไม่สามารถที่จะคิดหาวิธีการในการบริหารจัดการสิ่งเหล่านี้ได้ต่อไปในอนาคต เพราะเราไม่รู้ว่าตอนนี้ผลงานเป็นอย่างไร มีปัญหาอะไร ติดขัดอะไรบ้าง ฯลฯ เพราะไม่มีการเก็บข้อมูล

ยิ่งไปกว่านั้น หลายองค์กรเองก็ขาดการสื่อสารระหว่างกันเกี่ยวกับการทำงาน การที่บางเป้าหมายไม่สามารถไปถึงได้ อาจจะเป็นเพราะอีกหน่วยงานหนึ่งไม่ทราบว่าจะต้องทำอะไร เลยมีการโทษกันไปมาว่า ที่หน่วยงานเราไม่ได้เป้า ก็เพราะหน่วยงานอื่นไม่ยอมทำงานบางอย่างให้ สิ่งเหล่านี้แก้ไขได้โดยการสื่อสารระหว่างกันบ่อยๆ

การบริหารผลงาน ไม่ใช่แค่เพียงการทำให้ตำแหน่งงานของเรา หรือหน่วยงานของเราบรรลุเป้าหมายแค่เพียงอย่างเดียว แต่มันคือการที่ทุกคนในองค์กรจะต้องมุ่งไปที่เป้าหมายขององค์กร ก็คือ จะต้องช่วยให้องค์กรบรรลุเป้าหมายให้ได้

ซึ่งในการทำแบบนั้น สิ่งที่ขาดไม่ได้เลยก็คือ ข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับผลลัพธ์ในการทำงาน และอีกประการหนึ่งก็คือ การสื่อสารระหว่างกันอย่างสม่ำเสมอ

การทำงานแบบต่างคนต่างทำนั้น มันไม่ใช่ระบบบริหารผลงาน มันคือการทำงานแบบตัวใครตัวมัน ขอแค่เราได้เป้าหมายก็พอ องค์กรจะเป็นอย่างไรก็ช่าง

ถ้าองค์กรใดเป็นแบบนี้ ก็เดาได้เลยว่า เรายังขาดเรื่องของการสื่อสารระหว่างกัน ขาดเรื่องของการมุ่งไปสู่เป้าหมายเดียวกัน

แบบนี้ก็ไม่ใช่การบริหารผลงานที่แท้จริง

 

องค์กรที่มีระบบการบริหารผลงานที่ดีนั้น จะมีการทำ dashboard หรือบางแห่งก็เรียก scoreboard ซึ่งใช้เป็นเครื่องมือในการแจ้งข้อมูลการทำงานเป็นระยะๆ อีกทั้งยังใช้เป็นข้อมูลที่แสดงถึงความคืบหน้าของงาน และแสดงให้เห็นว่า เราจะต้องทำอะไร ต้องแก้ไขอะไร ทำอีกเท่าไหร่ และต้องอาศัยความร่วมมือจากหน่วยงานใดบ้าง ฯลฯ แล้วก็จะมีการสื่อสารระหว่างกันอยู่ตลอดเวลา เพื่อทำให้งานออกมาได้ตามแผนงานที่กำหนดไว้ เพื่อให้ผลลัพธ์ของงานคืบหน้าไปได้ตามเป้าหมาย

นี่คือการบริหารผลงานที่แท้จริงครับ

ใส่ความเห็น

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out /  เปลี่ยนแปลง )

Google photo

You are commenting using your Google account. Log Out /  เปลี่ยนแปลง )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out /  เปลี่ยนแปลง )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out /  เปลี่ยนแปลง )

Connecting to %s

บลอกที่ WordPress.com .

Up ↑

%d bloggers like this: