แนวทางในการวางระบบบริหารเงินเดือนที่แข่งขันได้และเป็นธรรม

เมื่อวานได้เขียนบทความเกี่ยวกับประเด็นปัญหาในการบริหารค่าจ้างเงินเดือนขององค์กร และแนวทางในการพิจารณาว่า การบริหารค่าจ้างเงินเดือนขององค์กรเรานั้นตอบโจทย์ได้ตามวัตถุประสงค์ของมันหรือไม่ วันนี้จะมาต่อในประเด็นที่ว่า แล้วถ้าองค์กรต้องการที่จะวางระบบบริหารค่าจ้างเงินเดือนใหม่ ให้เกิดความเป็นธรรมและแข่งขันได้นั้น จะต้องทำอย่างไรกันบ้าง

แนวทางและขั้นตอนในการวางระบบบริหารค่าจ้างเงินเดือน

• การสร้างความเป็นธรรมภายในองค์กรให้เกิดขึ้นก่อน โดยการ
  • ปรับปรุง Job Description โดยเริ่มต้นจากการพิจารณาโครงสร้างองค์กร กระบวนการทำงานของแต่ละหน่วยงาน ไปลงถึงการทำงานของแต่ละตำแหน่ง และให้พิจารณาปรับปรุงรายละเอียดของตำแหน่งงานทุกตำแหน่งให้เป็นปัจจุบัน (Job Description) และเวลาเขียนก็ต้องเขียนให้เห็นภาพการทำงาน และเห็นถึงความรับผิดชอบของแต่ละตำแหน่งงานอย่างชัดเจน การเขียน JD แบบที่ส่งให้ระบบคุณภาพต่างๆ นั้น เป็นการเขียนที่ไม่สามารถนำมาใช้ในการวางระบบค่าตอบแทนได้ดีสักเท่าไหร่ ดังนั้นต้องเขียนให้เห็นรายละเอียดของงานที่ชัดเจน

 

• • ประเมินค่างานและจัดระดับงาน หลังจากที่ปรับปรุง JD ให้เป็นปัจจุบันแล้ว ก็ต้องมีการประเมินค่างาน และจัดระดับงานกันใหม่ สำหรับองค์กรที่ยังไม่เคยมีการประเมินค่างาน ก็สามารถเริ่มต้นประเมินค่างานใหม่ และจัดระดับงานออกมาให้สะท้อนค่าของงาน เพื่อกำหนดเป็นพื้นฐานในการวางโครงสร้างเงินเดือนต่อไปได้อย่างเป็นธรรมตามคุณค่าของงานที่สะท้อนจาก หน้าที่และความรับผิดชอบ และความรู้ทักษะที่จำเป็นของแต่ละตำแหน่งงาน

 

 

• ตรวจสอบและกำหนดโครงสร้างเงินเดือน โดยการ
  • เข้าร่วมการสำรวจค่าจ้างและสวัสดิการ ในการวางโครงสร้างค่าจ้าง และโครงสร้างเงินเดือน รวมถึงระบบบริหารค่าตอบแทนอื่นๆ ขององค์กรนั้น เราจำเป็นที่จะต้องมีข้อมูลในการเปรียบเทียบ และวางระบบ ดังนั้น HR จำเป็นที่จะต้องมีการเข้าร่วมการสำรวจค่าจ้าง หรือไม่ก็ต้องซื้อหาข้อมูลค่าจ้างจากบริษัทที่ปรึกษาที่เขาดำเนินการในเรื่องนี้ที่ได้มาตรฐาน เพื่อจะได้มีข้อมูลมาใช้ในการวางโครงสร้างเงินเดือนขององค์กรเราให้สามารถแข่งขันได้ และเป็นธรรม

 

• • วางโครงสร้างค่าจ้าง และโครงสร้างเงินเดือน จากข้อมูลตลาดที่ได้มา และจากข้อมูลระดับงานที่ได้จากการประเมินค่างาน เราจะเอาข้อมูลทั้งสองส่วนนี้มาเปรียบเทียบและจับคู่กัน โดยพิจารณาจากคุณค่าของงานที่เทียบเท่ากันได้ และดึงเอาตัวเลขค่าจ้างเงินเดือนของตลาดมาใช้ในการวางโครงสร้างเงินเดือนของเรา ซี่งในการวางโครงสร้างเงินเดือนนั้น จะมีขั้นตอนที่ละเอียดและต้องอาศัยความรู้ในเชิงสถิติมาประกอบ จากนั้นเราก็จะได้โครงสร้างเงินเดือนออกมา ซึ่งเป็นโครงสร้างเงินเดือนที่เทียบและแข่งขันกับตลาดได้

 

• • เอาพนักงานเข้าโครงสร้างเงินเดือนใหม่ ขั้นตอนนี้จะเป็นขั้นตอนที่ยาก และอ่อนไหวมากที่สุด เพราะต้องมีการนำเงินเดือนพนักงานแต่ละคนเข้าสู่โครงสร้างเงินเดือนใหม่ที่ออกแบบไว้ ซึ่งอาจจะเกิดประเด็นที่ว่า เงินเดือนพนักงานต่ำกว่ากรอบโครงสร้างเงินเดือนที่วางไว้ หรือ พนักงานบางคนอาจจะมีเงินเดือนที่สูงกว่า กรอบโครงสร้างเงินเดือนที่กำหนดไว้เช่นกัน ดังนั้น เวลาพิจารณาในขั้นตอนนี้จะต้องพิจารณากันเป็นรายบุคคลไป โดยนำเอาข้อมูลผลงานการทำงาน ทั้งด้านผลลัพธ์การทำงาน และด้านพฤติกรรมการทำงาน ย้อนหลังประมาณ 3-5 ปีมาประกอบการพิจารณา เพื่อที่จะได้นำพนักงานเข้าสู่โครงสร้างเงินเดือนได้ด้วยความเป็นธรรม

 

• • วางระบบบริหารเงินเดือนพนักงานในโครงสร้างเงินเดือน จากนั้นก็ต้องมีการกำหนดนโยบายและแนวทางในการบริหารเงินเดือนพนักงานโดยใช้โครงสร้างเงินเดือนให้ชัดเจน ว่า พนักงานที่เพิ่งรับเข้ามาใหม่นั้น จะอยู่ตรงไหนของโครงสร้างเงินเดือน และถ้าพนักงานเงินเดือนขึ้นเรื่อยๆ แล้วแนวโน้มจะชนเพดานเงินเดือนจะต้องทำอย่างไร และถ้าสุดท้ายพนักงานเงินเดือนชนเพดานแล้ว จะต้องบริหารจัดการอย่างไร สิ่งเหล่านี้จะต้องเขียนออกมาเป็นแนวทางในการปฏิบัติที่ชัดเจน และเป็นที่ยอมรับกันในองค์กรของเรา

 

• กำหนดแนวทางในการขึ้นเงินเดือนตามผลงาน โดยการ
  • ปรับปรุงระบบบริหารผลงานขององค์กร เนื่องจากเราต้องเอาค่าตอบแทนมาเชื่อมโยงกับผลงานของพนักงาน ดังนั้น องค์กรจำเป็นที่จะต้องตรวจสอบ และปรับปรุงระบบบริหารผลงานของตนเองให้เกิดความชัดเจนมากขึ้น ต้องสามารถบอกได้ว่า ผลงานพนักงานคนไหนดี หรือไม่ดีอย่างไร เพื่อที่จะได้นำมาประกอบการพิจารณาให้ค่าตอบแทนตามผลงานได้อย่างชัดเจนและเป็นธรรมจริงๆ ขั้นตอนนี้ในทางปฏิบัติอาจจะยาก แต่ก็ไม่ได้ยากเกินความสามารถที่จะทำขององค์กร ขอเพียงผู้บริหารระดับสูงเห็นชอบ และกำหนดเป็นนโยบายที่ชัดเจน ผู้จัดการและ HR ก็จะต้องดำเนินการตามนี้อย่างเคร่งครัดเช่นกัน

 

• • กำหนดนโยบายการขึ้นเงินเดือน หลังจากที่ผลงานชัดเจนแล้ว ก็ต้องมาดูในเรื่องของระบบการขึ้นเงินเดือน ซึ่งปกติแล้ว เราจะต้องมีการกำหนดงบประมาณการขึ้นเงินเดือนในแต่ละปีให้ชัดเจน โดยอาศัยผลประกอบการ อัตราขึ้นเงินเดือนของตลาด และอัตราค่าครองชีพของตลาด มาประกอบกัน และกำหนดเป็นงบประมาณที่จะใช้ในการขึ้นเงินเดือนประจำปี ซึ่งผู้บริหารระดับสูงจะต้องพิจารณาและอนุมัติงบประมาณก้อนนี้ก่อน

 

• • กำหนดตารางขึ้นเงินเดือน ตามผลงาน หลังจากที่งบประมาณได้รับอนุมัติ และผลงานพนักงานได้รับอนุมัติเรียบร้อยแล้ว เราก็จะนำเอาสองส่วนนี้มาประกอบกัน โดยกำหนดเป็นตารางการขึ้นเงินเดือนในแต่ละระดับผลงาน เช่น ระดับผลงาน A ควรจะได้รับเปอร์เซ็นต์ขึ้นเงินเดือนสักเท่าไหร่ B ต้องเป็นเท่าไหร่ เป็นต้น เพื่อให้งบประมาณที่กำหนดไว้ ใช้หมดและเกิดการกระจายตัวของผลงานด้านและรางวัลได้อย่างเป็นธรรม

และนี่ก็คือแนวทางในการวางระบบบริหารค่าจ้างเงินเดือน เพื่อให้เกิดความเป็นธรรม ทั้งด้านตัวตำแหน่งงาน ซึ่งสะท้อนจากค่างาน และจากตัวเงินที่สอดคล้องกับค่างาน และผลงาน ซึ่งต้องตอบแทนผลงานพนักงานที่ทำผลงานได้ดี เพื่อให้เกิดแรงจูงใจในการทำผลงานที่ดีต่อไป