Succession Plan จะมีปัญหาแน่นอน ถ้าระบบเหล่านี้ไม่ชัดเจนพอ

เมื่อสัปดาห์ที่ผ่านมาได้เขียนเรื่องราวเกี่ยวกับ Succession plan ไป ก็มีประเด็นตามมาว่า จะทำอย่างไรดี ให้แผนตัวนี้สามารถนำไปใช้ได้จริง เพราะตอนนี้องค์กรติดที่ระบบบริหารทรัพยากรบุคคลบางตัวที่ยังไม่ลงตัว ซึ่งก็เป็นอย่างที่ผู้อ่านท่านนี้ว่ามาจริงๆ ครับ

การที่เราจะทำให้ Succession Plan สามารถใช้งานอย่างได้ผลจริงๆ ตามที่เราวางแผนเอาไว้ ระบบงาน HR บางระบบจะต้องดีก่อน และต้องมีความชัดเจนก่อน จึงจะทำให้ Succession Plan ออกมาได้อย่างสวยงาม และเป็นจริงได้ในทางปฏิบัติ ระบบที่ว่า มีอะไรบ้าง มาดูกันครับ

• ระบบเกษียณอายุ ถ้าองค์กรใดมีการวางแผนสืบทอดตำแหน่ง แต่กลับไม่มีระบบเกษียณอายุที่ชัดเจน มันก็ไร้ประโยชน์ครับ บางองค์กรพนักงานได้รับการจ้างให้ทำงานต่อไปเรื่อยๆ โดยไม่มีการกำหนดอายุเกษียณเลย หรือบางองค์กรพอถึงเวลาเกษียณ พนักงานคนนั้นกลับได้รับการต่ออายุงานไปเรื่อยๆ จนกว่าจะทำงานไม่ไหว แบบนี้แผนทดแทนตำแหน่งทำไป ยิ่งจะทำให้พนักงานที่ได้รับการเสนอชื่อ เกิดความรู้สึกแย่มากกว่าดีครับ ดังนั้นแผนสืบทอดตำแหน่งจะได้ผลดี ก็ต่อเมื่อองค์กรมีระบบการเกษียณอายุที่ชัดเจนแน่นอน สามารถวางแผนได้ง่ายว่าในแต่ละปีจะมีพนักงานกี่คนที่เกษียณ ตำแหน่งอะไรบ้าง ระดับใดบ้าง ซึ่งจะทำให้เราสามารถวางแผนสืบทอดตำแหน่งได้อย่างดี

• ระบบการพัฒนาพนักงาน อีกระบบหนึ่งที่จำเป็นต้องมีเวลาที่จะทำเรื่องของ Succession Plan ก็คือ ระบบการพัฒนาพนักงานแบบเข้มข้น เพราะการที่พนักงานคนหนึ่งจะได้รับความไว้วางใจให้ขึ้นมาดำรงตำแหน่งในระดับสูงได้นั้น ย่อมต้องได้รับการพัฒนาทั้งด้านความรู้ในงาน ทักษะการบริหารจัดการ และพฤติกรรมที่ดีในการบริหารจัดการ เรียกได้ว่า จะต้องพร้อมทั้งบุ๋นและบู๊ เลยก็ว่าได้ ดังนั้นระบบการพัฒนาพนักงานภายในองค์กรจะต้องเป็นระบบที่ดี และสร้างผู้นำได้จริงๆ

• ระบบความก้าวหน้าตามสายอาชีพ อีกระบบหนึ่งที่จะต้องมีก็คือ ระบบความก้าวหน้าในสายอาชีพ หรือ Career Path ระบบนี้ไม่ใช่เรื่องของการเติบโตไปตามตำแหน่งเท่านั้น แต่ยังเกี่ยวข้องกับการวางแผนการพัฒนา และวางแผนความก้าวหน้าของพนักงานแต่ละคนได้อีกด้วย ใครที่จะเติบโตไปในทางไหน ตำแหน่งใด ก็จะต้องได้รับการวางแผนไว้ล่วงหน้าอย่างดี และจะต้องได้รับการพัฒนาไปตามเกณฑ์ที่วางไว้ ในแต่ละระดับ แต่ละตำแหน่ง ระบบนี้จะมีเรื่องของการวางแผนการโอนย้าย หมุนเวียนงานอยู่ด้วย ซึ่งจะทำให้พนักงานมีโอกาสได้ทำงานในตำแหน่งต่างๆ ครบถ้วน ก่อนที่จะได้รับการเลื่อนตำแหน่งขึ้นไป ดังนั้นการมีระบบ Career Path ที่ดี จะเป็นเครื่องมือในการสรรหาผู้สืบทอดตำแหน่งได้อย่างดี

• ระบบบริหารผลงาน อีกระบบที่ต้องมีความชัดเจนมากๆ ก็คือ ระบบบริหารผลงาน ซึ่งประกอบไปด้วยการประเมินผลงานพนักงาน ระบบนี้จะต้องตอบเราได้ว่า พนักงานคนไหนที่มีผลงานเป็นอย่างไร ดีมาก ดี จริงๆ ตามผลงานที่พนักงานทำได้จริงๆ หรือไม่ เพราะการที่เราต้อง ทำ Succession Plan นั้น คนที่จะอยู่ในแผนนั้นได้จะต้องเป็นพนักงานที่มีผลงานดี และเป็นที่ยอมรับกันได้ทั้งองค์กร และเราจะรู้ได้อย่างไรว่าพนักงานคนไหนผลงานดี พฤติกรรมดี มีศักยภาพ ก็ต้องอาศัยระบบบริหารผลงานนี่แหละครับ ที่จะให้คำตอบเราได้ ถ้าระบบนี้ไม่สามารถตอบได้ว่าใครผลงานดีจริง หรือไม่ Succession Plan ที่ทำก็จะกลายเป็น คนของใคร ใครใหญ่ ก็สามารถเสนอชื่อลูกน้องตนเองเข้าไปได้ทันที เป็นต้น

• ผู้บริหารจะต้องเชื่อ และทำตามระบบที่วางไว้ ประเด็นที่สำคัญที่สุดสำหรับระบบการวางแผนสืบทอดตำแหน่งก็คือ ผู้บริหารระดับสูงขององค์กรจะต้องทำตามขั้นตอนและวิธีการตามที่ระบบกำหนดไว้ โดยห้ามมีข้อยกเว้นเป็นอันขาด บางองค์กร HR วางระบบไว้อย่างดี แต่ผู้บริหารกลับไม่ทำตามระบบที่วางไว้ กลับหาพนักงานเข้ามาทดแทนด้วยตนเอง จากภายนอกบ้าง จากภายในบ้าง แต่ไม่ได้ตามตามระบบ มาตามระบบการเมืองในองค์กรมากกว่า โดยที่ไม่มีการพิจารณาคุณสมบัติของพนักงานว่ามีความเหมาะสม และตรงกับคุณสมบัติที่กำหนดไว้หรือไม่

ถ้าองค์กรขาดระบบอย่างใดอย่างหนึ่งตามที่กล่าวมาข้างต้น ก็อย่าเพิ่งไปทำเรื่องของ Succession Plan เลยครับ เพราะแทนที่จะทำให้พนักงานรู้สึกดี มันจะยิ่งทำให้พนักงานรู้สึกแย่ลงไปอีก เราอาจจะเสียคนเก่งๆ ผู้บริหารมือดี และคนที่เราปั้นมากับมือ ไปกับการมี Succession Plan ที่ยังไม่พร้อมก็เป็นได้ครับ