เคล็ดลับในการจัดทำ Job Description ให้สำเร็จ

วันนี้ขอเขียนต่อในเรื่องของ Job Description นะครับ เนื่องจากมีท่านผู้อ่านสอบถามมาถึงเรื่องของหน้าตา และหัวข้อใน JD ว่าจะต้องมีหัวข้ออะไรบ้าง และจะทำอย่างไรให้คนที่เขียนสามารถเขียนได้ตามมาตรฐานที่กำหนด ก็เลยเอาแนวทางมาฝากกันครับ

มาว่ากันในเรื่องของหัวข้อกันก่อน หัวข้อที่มักจะปรากฏอยู่ใน JD ทุกฉบับ ก็จะมี 6 หัวข้อดังต่อไปนี้

  • ข้อมูลทั่วไปของตำแหน่งงานนั้นๆ ซึ่งส่วนใหญ่ก็ประกอบไปด้วย ชื่อตำแหน่ง หน่วยงานที่สังกัด
  • สายการบังคับบัญชา ว่าตำแหน่งงานนี้ขึ้นกับตำแหน่งอะไร และมีตำแหน่งอะไรที่ต้องดูแลบ้าง
  • หน้าที่หลัก ก็เป็นการเขียนข้อความสั้นๆ ที่บอกถึงวัตถุประสงค์ของการมีตำแหน่งงานนี้ในองค์กรว่ามีไปเพื่ออะไร (ข้อนี้ถ้าตอบไม่ได้ ก็แปลว่า ไม่ควรจะมีตำแหน่งงานนี้เกิดขึ้นในองค์กรเลย)
  • งานที่รับผิดชอบประจำ จะเป็นการเขียนรายละเอียดของงานที่ทำโดยเขียนแยกเป็นข้อๆ โดยละเอียด แต่ละข้อก็จะแยกออกเป็นแต่ละงายย่อยๆ ออกไป ปกติเราจะถือว่างานที่รับผิดชอบประจำนี้เป็นหัวใจของการเขียนคำบรรยายลักษณะงานเลยก็ว่าได้
  • ผลสำเร็จที่คาดหวังของตำแหน่งนี้ จะเป็นการเขียนถึงความคาดหวังว่า ตำแหน่งนี้จะต้องสร้างผลงานอะไรบ้างให้เกิดขึ้น ซึ่งเรียกอีกชื่อหนึ่งว่า ตัวชี้วัดผลงานหลัก (Key Result Area) เพื่อให้พนักงานที่มาดำรงตำแหน่งนี้ทราบว่าเขาถูกคาดหวังให้สร้างผลงานอะไร
  • คุณสมบัติของตำแหน่งงาน ข้อนี้ก็เขียนคุณสมบัติขั้นต่ำสุดที่จะทำงานนี้ได้ ทั้งในด้านของการศึกษา ประสบการณ์ และคุณสมบัติอื่นๆ ที่จำเป็นในการทำงานในตำแหน่งงานนี้

ซึ่งถ้าองค์กรต้องการหัวข้อที่มากกว่านี้ ก็สามารถกำหนดขึ้นมาได้เลยครับ ขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์ในการจัดทำ และการใช้งาน JD ของเราเองครับ

ปัญหาส่วนใหญ่ที่เกิดขึ้นในทางปฏิบัติสำหรับการจัดทำ JD ก็คือ

  • บริษัทมี JD แต่ทำไว้ตั้งแต่ 5 ปีที่แล้ว ไม่เคย Update เลย ทำให้งานที่เขียน กับที่ทำจริงไปกันคนละทาง ซึ่งก็ส่งผลให้เกิดปัญหาในการบริหารทรัพยากรบุคคลในด้านต่างๆ ได้

 

  • อ่าน JD ที่เขียนออกมาแล้ว ดูยังไงก็ดูไม่ออกว่า แต่ละตำแหน่งมันแตกต่างกันอย่างไร โดยเฉพาะตำแหน่งผู้จัดการ ก็จะเริ่มข้อ1 ว่า “วางแผนการดำเนินงาน” ข้อ2 ก็คือ “ควบคุมการทำงานให้ได้ตามแผนงานที่กำหนด” ข้อ 3 ก็ว่า “ตรวจสอบการทำงานของลูกน้องให้อยู่ในขอบเขตและเป้าหมาย” ฯลฯ และทุกตำแหน่งที่เป็นระดับผู้จัดการก็จะ copy ไปตามที่เขียนไว้ ผมถามว่า แล้วจะมีไปทำไมหลายๆ ตำแหน่ง ในเมื่องานเหมือนกันหมดทุกตำแหน่ง ยิ่งไปกว่านั้นถ้าเขียน JD ในลักษณะนี้แล้ว เราจะไม่สามารถนำไปใช้ประโยชน์ได้เลย การเขียนเหมือนกันแบบนี้ แปลว่า ผู้จัดการทุกคน มีคุณสมบัติเดียวกัน งานเหมือนกัน ดังนั้นเงินเดือนก็ต้องเท่ากัน และการบริหารทรัพยากรบุคคลในด้านต่างๆ ก็ต้องเหมือนกัน เพราะเขียนออกมาเหมือนกันหมด ซึ่งมันไม่ใช่

 

  • ทำขึ้นเพราะถูกบังคับจากข้อกำหนดของระบบคุณภาพต่างๆ ก็เลยทำไว้ เพื่อให้ตรวจสอบว่ามี JD แบบนี้ ส่วนใหญ่ จะไม่เหมือนกับงานที่ทำจริง เพราะคนที่ทำมักจะเอามาจากมาตรฐานของการทำงานตำแหน่งต่างๆ ในตลาด ซึ่งอาจจะตรง หรือไม่ตรงกับงานของเรา (ส่วนใหญ่ไม่ตรง) สุดท้าย JD ที่ทำ กับงานจริง ก็ไปกันคนละทาง พอถึงเวลาที่ต้องคุยกัน มันก็กลับสู่ปัญหาเดิม ก็คือ คนนึงใช้ JD อ้างอิง อีกคนใช้คนที่ทำงานจริงอ้างอิง มันก็เถียงกันไม่จบครับ

 

แนวทางสำหรับองค์กรที่จะทำ JD ให้สำเร็จก็คือ

  • กำหนดแบบฟอร์ม และหัวข้อให้จัดเจน อันนี้ไม่ยาก

 

  • ทำคู่มือในการเขียน JD ให้กับ ผู้จัดการที่ต้องเขียน โดย HR จะต้องเป็นคนทำคู่มือนี้ขึ้นมา ปกติในคู่มือก็จะประกอบไปด้วย แนวทางในการเขียน การใช้คำกริยาสะท้อนการทำงานของระดับตำแหน่งงานต่างๆ เช่น ระดับผู้อำนวยการจะต้องใช้คำกริยาอะไรบ้าง (เช่น กำหนดนโยบาย วางแผนกลยุทธ์ กำกับดูแล ฯลฯ) ซึ่งก็ต้องเป็นคำกริยาที่แตกต่างกับตำแหน่งระดับผู้จัดการที่อยู่ในระดับต่ำลงมา อันนี้สำคัญมากนะครับ มิฉะนั้น คนเขียน ก็จะเขียนกันไปตามความเข้าใจของตนเอง ระดับผู้อำนวยการอาจจะเขียนแค่เพียงวางแผนการทำงาน ระดับผู้จัดการซึ่งต่ำกว่า กลับเขียนว่า วางแผนกลยุทธ์ ซึ่งมันก็ไม่น่าจะเป็นแบบนั้น โดยในคู่มือนี้ก็จะระบุวิธีการเขียนไปทีละหัวข้อตามหัวข้อในแบบฟอร์ม JD ของเราครับ พร้อมใส่ตัวอย่างการเขียนไว้เป็นแนวทางด้วยก็จะยิ่งดี

 

  • HR ต้องทำหน้าที่เป็นบรรณาธิการ ที่คอย ปรับแก้ไขอีกครั้ง เพื่อให้ได้มาตรฐานเดียวกันทั้งองค์กร คำเชื่อมประโยคต่างๆ จะต้องสละสลวยมากขึ้น อันนี้ก็ต้องเป็นหน้าที่ของ HR มาเกลาอีกรอบ

ถ้าทำได้แบบนี้ องค์กรของเราก็น่าจะมี JD ที่เขียนได้มาตรฐานดีขึ้น ไม่ต่างคนต่างเขียน บางแห่ง ก็อาจจะจ้างวิทยากรมาสอนวิธีการเขียนให้กับกลุ่ม ผู้จัดการเพิ่มเติมก็ได้ เพื่อให้เกิดความเข้าใจมากขึ้น

สิ่งสำคัญที่จะทำให้งาน JD สำเร็จได้ ก็คือ ผู้บริหารระดับสูงให้การสนับสนุนในเรื่องนี้ และทำเสร็จแล้วก็ต้องมีการนำเอา JD นี้ไปใช้ในการบริหารทรัพยากรบุคคลในทุกจุดที่ต้องใช้ JD เช่น เวลาที่จะขอตำแหน่ง หรือขอคนเพิ่ม ก็ต้องแนบ JD มา เวลาที่จะส่งคนไปอบรม ก็ต้องอ้างอิง JD ว่า ทำไมต้องอบรมเรื่องนี้ เวลาจะประเมินค่างาน ก็ต้องใช้ JD เวลาประเมินผลงาน และกำหนดเป้าหมายการทำงาน ก็ต้องอ้างอิง JD ที่ทำไว้ ฯลฯ

ถ้าทำได้แบบนี้ JD ของเราจะเป็นเครื่องมือที่มีชีวิต และสามารถนำมาใช้ในการบริหารทรัพยากรบุคคลได้อย่างเป็นมาตรฐานเดียวกันทั้งองค์กรครับ

สุดท้าย ผมแนบไฟล์ แบบฟอร์ม JD แบบมาตรฐานทั่วไปมาให้ตาม Link ข้างล่างนะครับ เผื่อท่านที่ยังไม่มี จะได้นำไปปรับใช้ได้ครับ

JDForm

ใส่ความเห็น

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out /  เปลี่ยนแปลง )

Google photo

You are commenting using your Google account. Log Out /  เปลี่ยนแปลง )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out /  เปลี่ยนแปลง )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out /  เปลี่ยนแปลง )

Connecting to %s

บลอกที่ WordPress.com .

Up ↑

%d bloggers like this: