ตั้งเป้าหมายไว้ แต่กลับไม่เอาไปใช้ ก็เหมือนกับไม่ได้ตั้ง

เคยได้ยินผู้บริหารกล่าวประโยคนี้แบบประชดประชันหรือไม่ครับ “Set it and leave it” หรือองค์กรของท่านเองเคยประสบกับปัญหานี้หรือไม่ กล่าวคือ พยายามเอาเครื่องมือในการกำหนดเป้าหมายมาใช้ (ไม่ว่าจะเรียกอะไรก็แล้วแต่) บางองค์กรพยายามอย่างมากที่จะหาเครื่องมือใหม่ๆ อันทันสมัยมาใช้ในการกำหนดวัตถุประสงค์และเป้าหมายในการทำงาน ช่วงที่กำหนดเป้าหมายกัน ก็ดูจะสนุกสนาน เอาจริงเอาจังกันดี แต่พอถึงเวลาทำงานกันจริงๆ วัตถุประสงค์กรและเป้าหมายที่กำหนดไว้ทั้งหมด ก็ไม่ได้ถูกนำมาใช้เลย

พยายามจะหาสาเหตุว่าอะไร หรือทำไมถึงเกิดกรณีแบบนี้ขึ้นได้ ก็พบว่า

• กำหนดเป้าหมายแล้ว แต่กลับทำงานแบบที่เคยชิน กล่าวคือ มีการกำหนดเป้าหมายอย่างดี บ้างก็เป็นเป้าหมายแบบท้าทาย แต่พอถึงเวลาทำงานจริง กลับไม่มีการกำหนดแผนงานที่จะไปสู่เป้าหมายนั้น แผนงานที่มีก็จะเป็นแผนงานแบบเดิมๆ ที่เคยทำเมื่อปีที่แล้ว เพราะผู้จัดการมองว่า แผนงานนี้ก็น่าจะทำให้เราไปสู่เป้าหมายได้ แต่เอาเข้าจริงๆ การที่เรากำหนดเป้าหมายใหม่ที่ท้าทาย แผนงานก็ต้องมีการปรับปรุงเช่นกัน มิฉะนั้นก็คงไม่มีทางไปสู่เป้าหมายที่เรากำหนดไว้ได้อย่างแน่นอน

• ขาดการติดตามเป็นระยะๆ เครื่องมือในการกำหนดเป้าหมายใหม่ๆ ที่ออกมา มีการกำหนดให้ผู้นำไปใช้ต้องมีการติดตามว่า เป้าหมายที่กำหนดไว้นั้น จะต้องมีการติดตามทบทวนอย่างน้อย ก็ต่อ 1 ไตรมาส จะต้องมีการติดตามว่างานนั้นได้ตามเป้าหมายหรือไม่ และต้องมีการปรับแผนงาน และปรับปรุงวิธีการทำงานใหม่เพื่อให้ไปสู่เป้าหมายนั้นให้ได้ แต่ในทางปฏิบัติจริง หลายองค์กรที่ลืมเรื่องนี้ไปเลยก็มี กำหนดเป้าหมายแล้วก็วางไว้บนโต๊ะ หรือบนหิ้ง จากนั้นก็ทำงานแบบเดิมๆ วิธีการเดิม ขั้นตอนเดิม และไม่มีการตรวจสอบความคืบหน้าของเป้าหมายที่กำหนดไว้ พอถึงปลายปี ก็ถึงมาสรุปว่า เป้าหมายที่วางไว้นั้นเป็นอย่างไร เพื่อกำหนดใหม่ในปีถัดไป แบบนี้วนไป

• คิดว่ามีเครื่องมือในการกำหนดเป้าหมายที่ดีแล้ว ผลมันจะออกมาดีด้วย (ถ้ามีเครื่องมือที่ดีขนาดนี้ ผมคิดว่า องค์กรทุกแห่งในโลกนี้คงไม่มีทางที่จะเจ๊ง หรือปิดตัวไปอย่างแน่นอน) พอคิดแบบนี้ ก็เลยทำให้กำหนดเป้าหมายไว้อย่างดี จากนั้นก็รอให้ผลลัพธ์เกิดขึ้น โดยไม่มีการวางแผน ติดตาม ปรับปรุง ฯลฯ พอปลายปี ก็จะมาบ่นเหมือนๆ กัน ว่า เครื่องมือใหม่นี้มันก็ใช้งานไม่ได้เหมือนเดิม จริงๆ ที่ใช้งานไม่ได้ก็น่าจะเป็นผู้บริหาร พนักงาน ที่ไม่มีการเอาเป้าหมายไปทำให้เกิดขึ้นจริงมากกว่า ที่ฝรั่งเขาเรียกว่า Execution นั่นเองครับ เครื่องมือก็คือเครื่องมือ จะดีแค่ไหน หรือคนอื่นจะใช้ได้ประสบความสำเร็จแค่ไหน มันไม่ได้แปลว่า เราเอามาใช้แบบเขาแล้ว เราจะประสบความสำเร็จเหมือนเขานะครับ มันก็คงต้องศึกษาวิธีการใช้งานของเขา และเอาแนวทางวิธีคิดวิธีการทำงานของเขามาด้วยเช่นกัน แค่เอาเครื่องมือมามันไม่ได้ผลแน่นอน

• คิดแค่ว่า เป็นเครื่องมือในการประเมินผลงาน อันนี้เป็นสิ่งที่เกิดขึ้นจริงๆ กับหลายองค์กรในบ้านเรา ซึ่งพยายามที่จะหาเครื่องมือที่ดี เพื่อจะเอามาใช้ในการประเมินผลงานของพนักงาน ซึ่งถ้าคิดแค่นี้ มันก็ไม่เกิดผลแล้วครับ เครื่องมือในการกำหนดเป้าหมายทุกตัวที่เกิดขึ้นมาในโลกนี้ เป็นเครื่องมือที่ใช้ในการบริหารผลงานขององค์กร เป็นเครื่องมือที่จะช่วยให้องค์กรไปสู่เป้าหมายได้ดีขึ้น โดยการกำหนดเป้าหมายที่ชัดเจน เร้าใจพนักงาน และวัดได้ จากนั้นก็ต้องมีการวางแผน มีการติดตาม มีการปรับปรุงงาน โดยเน้นไปที่การทำให้บรรลุเป้าหมายที่กำหนดไว้ให้ได้จริง หาทางใหม่ๆ คิดวิธีการใหม่ๆ หาช่องทางใหม่ๆ ฯลฯ ไม่เคยเห็นเลยว่า คนที่คิดเครื่องมือเหล่านี้ จะบอกให้เอาไปใช้ในการประเมินผลงานพนักงานเพื่อใช้ในการขึ้นเงินเดือนและจ่ายโบนัส

องค์กรไหนที่เอาเครื่องมือในการกำหนดเป้าหมายใหม่ๆ มาใช้ หรือคิดจะเอามาใช้ ก็อยากให้ทบทวนให้ดี ว่าเราจะเอามาใช้เพื่ออะไรกันแน่ ศึกษาระบบและวิธีการทั้งหมดให้ดี และลึกซึ้งก่อน จากนั้นก็คงต้องมาประเมินว่าองค์กรของเราพร้อมหรือไม่ ไม่ว่าจะเป็นผู้บริหารระดับสูง ผู้จัดการ หัวหน้างาน และพนักงานทุกระดับ พร้อมที่จะดำเนินการตามระบบและเครื่องมือใหม่ที่เรากำลังจะเอามาใช้หรือไม่

ถ้าประเมินแล้ว คิดว่า พร้อมจริงๆ เครื่องมือนั้น ก็จะช่วยให้องค์กรของท่านไปสู่เป้าหมายและความสำเร็จที่ต้องการได้สมตามเจตนารมณ์ของเครื่องมือที่ถูกออกแบบมานั่นเอง