ไม่ว่าจะเป็น MBO KPI OKR หรือ Goal Setting จะใช้อย่างได้ผล ต้องมีข้อมูล

เครื่องมือในการบริหารผลงานยุคปัจจุบันนี้มีอยู่มากมาย หลายๆองค์กรต่างก็ใช้เครื่องมือในการวางแผนผลงานที่แตกต่างกันออกไป ไม่ว่าจะเป็น MBO ก็ยังคงมีหลายองค์กรใช้กันอยู่ KPI ก็ไม่ได้หายไปไหน หรือจะเป็น OKR ที่เพิ่งจะได้รับความนิยมมากขึ้น

ไม่ว่าจะเป็นเครื่องมืออะไรก็ตาม ถ้าท่านสังเกตดีๆ จะพบกว่า การที่จะใช้เครื่องมือเหล่านี้ได้ดีนั้น จะต้องมีการเก็บข้อมูลการทำงานตามเป้าหมายที่เรากำหนดไว้ด้วย เครื่องมือเหล่านี้ถึงจะได้ผลจริงๆ

แต่สิ่งที่เกิดขึ้นจริงในหลายองค์กรที่นำเอาเครื่องมือการบริหารผลงานมาใช้จริง ก็คือ

มีแค่เครื่องมือแต่ขาดองค์ประกอบอื่นในการใช้งาน เช่น

• มีการนำเครื่องมือการบริหารผลงานมาใช้งาน โดยการให้ผู้บริหารกำหนดวัตถุประสงค์ และเป้าหมายของงานที่ทำ และมีการกระจายเป้าหมายเหล่านั้นลงสู่หน่วยงานระดับรองลงมาเป็นชั้นๆ ถ้าทำกันได้ดีหน่อย ก็จะมีการกระจายเป้าหมายเชื่อมโยงกันลงมาอย่างดี แต่บางแห่งไม่สามารถทำได้ ก็จะมีแค่เป้าหมายระดับองค์กร และลงสู่หน่วยงานระดับบนๆ เท่านั้น

• กำหนดเป้าหมายแบบแค่ของให้มีเป้าหมาย คือ บางแห่งเอาเครื่องมือมาใช้ พอให้กำหนดเป้าหมายและตัวชี้วัดผลงาน ก็กำหนดกันได้ แต่สิ่งที่ได้ออกมานั้น มันเหมือนเป็นสูตรสำเร็จที่ใครๆ ก็กำหนดออกมาแบบนี้ได้ แต่ถ้าเราพิจารณากันจริงๆ ก็จะพบว่า เป้าหมายที่กำหนดนั้น มันไม่สมเหตุสมผล และที่สำคัญก็คือ ไม่มีข้อมูลมาบอกว่า งานจริงที่ได้นั้นได้ตามเป้าหมายนั้นจริงๆ หรือไม่ เช่น กำหนดเป็นเปอร์เซ็นต์ความถูกต้องของการทำงานเท่ากับ 100% อ่านดูแล้วเหมือนดีนะครับ แต่ลองคิดให้ลึกๆ ดูสิครับว่า เราจะเอาข้อมูลอะไร ความถูกต้องของงานอะไรบ้าง และจะเก็บข้อมูลจากไหน เราจะรู้ได้อย่างไรว่าพนักงานคนนี้ทำงานได้สำเร็จตามเป้าหมาย บางที่ตอบคำถามเหล่านี้ไม่ได้สักข้อเลยก็มี

ดังนั้น ถ้าเราต้องการใช้เครื่องมือในการบริหารผลงานเหล่านี้ ในการกำหนดเป้าหมาย และตัวชี้วัดผลงานกันจริงๆ สิ่งหนึ่งที่องค์กรจะต้องสร้างให้เกิดขึ้นให้ได้ ก็คือ วิธีการเก็บข้อมูลที่สะท้อนผลงานของพนักงานคนนั้นด้วย มิฉะนั้นตั้งเป้าหมายไปแล้วไม่สามารถที่จะมีข้อมูลมาสนับสนุน เพื่อดูว่า พนักงานทำได้ตามเป้าหมายหรือไม่นั้น ก็เท่ากับว่า ไม่มีประโยชน์อันใดเลย

เราอาจจะคิดว่า ผลงานในระดับของพนักงานนั้นอาจจะเก็บข้อมูลลำบาก ซึ่งจริงๆ ในทางปฏิบัติ บางตำแหน่งงานเก็บข้อมูลลำบากจริงๆ บางตำแหน่งไม่คุ้มที่จะลงทุนเพื่อเก็บข้อมูลด้วยซ้ำไป แต่ถ้าเรามองถึงเทคโนโลยีในยุคนี้ เราจะเห็นว่า แนวโน้มของการเก็บข้อมูลการทำงานนั้นมันมีมากขึ้นเรื่อยๆ AI หรือระบบ Big Data เริ่มเข้ามามีบทบาทในการทำงานของพนักงานในทุกจุด ยิ่งถ้าองค์กรไหนที่นำเอาระบบข้อมูลมาใช้ตั้งแต่ต้น เราก็จะสามารถหาข้อมูลได้ทุกจุดเช่นกัน ซึ่งเรื่องของข้อมูลการทำงานนั้น อาจจะไม่เกิน 3 ปีข้างหน้า ทุกองค์กรก็น่าจะพอที่มีระบบเหล่านี้เข้ามาใช้ในการทำงานมากขึ้น โดยต้นทุนถูกลง

ประเด็นที่อยากจะย้ำก็คือ ถ้าท่านรักที่จะกำหนดวัตถุประสงค์ และเป้าหมายของการทำงาน โดยใช้เครื่องมือในการกำหนดเป้าหมายอะไรก็ตาม ท่านต้องไม่ลืมที่จะเชื่อมโยงกับระบบข้อมูลผลงานด้วยเช่นกัน

โดยเฉพาะ OKR ที่เราเอามาใช้ แล้วบอกว่า เราจะดูความคืบหน้าของงานกันทุกๆ ไตรมาส ว่าตัวไหนดีไม่ดี ได้หรือไม่ได้ เพื่อที่จะได้ปรับ OKR ให้สอดคล้องกับความเป็นจริงนั้น การที่เราจะทำได้แบบนี้ แสดงว่า เราจะต้องมีข้อมูลการทำงานที่ชัดเจนมากๆ มากพอที่จะแสดงให้เราเห็นว่า ผลการทำงานที่ออกมาในช่วงไตรมาสที่ผ่านมานั้น มันเป็นอย่างไร ควรที่จะปรับเป้าหมายหรือไม่ หรือควรที่จะให้ดำเนินการต่อไป หรือเปลี่ยนเป้าหมายกันไปเลย ฯลฯ

ถ้าเราไม่มีข้อมูลผลการทำงานเหล่านี้ ต่อให้มีเครื่องมือในการกำหนดเป้าหมายที่ดีแค่ไหน มันก็เป็นแค่เพียงเป้าหมายลอยๆ เท่านั้น

เราจะไม่ทราบได้เลยว่า เป้าหมายที่เรากำหนดนั้น มันได้ ไม่ได้ ถึง ไม่ถึง ต้องปรับอะไร ต้องเปลี่ยนอะไร ต้องเติมอะไร หรือต้องลดอะไร ฯลฯ ถ้าเราไม่มีข้อมูลผลการทำงานที่สอดคล้องกับเป้าหมายที่เรากำหนดไว้