ส่งพนักงานไปฝึกอบรมอย่างไร ให้ได้ผลจริง

การพัฒนาพนักงานเป็นเรื่องสำคัญ และผมก็เชื่อว่า ผู้จัดการและผู้บริหารส่วนใหญ่ ต่างก็เห็นความสำคัญของการพัฒนาบุคลากรในองค์กรของเรา แต่เมื่อไหร่ที่พูดถึงการพัฒนาบุคลากร สิ่งที่ผู้บริหารส่วนใหญ่คิด และมองก็คือ การส่งพนักงานของเราไปฝึกอบรม จะเป็นภายใน หรือภายนอกก็แล้วแต่ แต่จะนึกวนเวียนอยู่กับเรื่องของการฝึกอบรมมากกว่า วิธีการพัฒนาพนักงานในลักษณะอื่นๆ

สิ่งที่ผู้บริหารระดับสูงขององค์กรมักจะกังวลก็คือ ฝึกอบรมอย่างไรให้มันได้ผล เพราะผู้บริหารกลุ่มนี้ทราบดีจากประสบการณ์ที่ผ่านมาว่า การฝึกอบรมมันได้ผลยาก บางองค์กรกว่าจะยอมอนุมัติงบประมาณในการฝึกอบรมได้ ก็ต้องมองเห็นแนวโน้มว่าจะได้ผลลัพธ์ที่ดี ถึงจะยอมเสียเงินให้ไปอบรม

ก็เลยมีคำถามตามมาว่า การฝึกอบรมมันได้ผลจริงๆ หรือ สำหรับการพัฒนาพนักงาน

คำตอบที่พอจะให้ได้ก็คือ ถ้าเราต้องการที่จะให้การฝึกอบรมของเรานั้นได้ผลจริงๆ คือ พนักงานกลับมาแล้ว สามารถนำเอาความรู้ที่อบรมมานั้น มาใช้ในการทำงานได้จริงๆ ก็คงต้องดำเนินการดังต่อไปนี้ครับ

• หน่วยงานต้นสังกัดจะต้องเป็นผู้วางแผนการฝึกอบรมให้กับพนักงานแต่ละคนเอง ไม่ใช่รอฝ่ายบุคคลมาถามว่า “ตอนนี้มีหลักสูตรนี้ ใครสนใจจะส่งพนักงานไปเรียนบ้าง” ถ้าเป็นการสอบถามของ HR นั่นก็แปลว่า ผู้จัดการของหน่วยงานนั้น ไม่มีการวางแผนในการพัฒนาพนักงานของเขาเลย ถ้าเป็นแบบนี้ส่งไปฝึกอบรมกลับมา ก็ไม่เกิดประโยชน์อะไรเลย เพราะหัวหน้างานไม่ได้เป็นคนวิเคราะห์จุดแข็งจุดอ่อนของพนักงานด้วยตนเอง ขอเพียงส่งพนักงานไปอบรมให้ได้เป้าหมายจำนวนชั่วโมงที่กำหนดไว้ ผมว่าแบบนี้ยิ่งเป็นการใช้งบประมาณในการฝึกอบรมอย่างไม่คุ้มค่า พนักงานกลับมาแล้วก็ไม่ได้นำความรู้มาปรับใช้ได้มากนัก

• ให้ใช้ผลการประเมินผลงานที่ออกมาเป็นตัวกำหนดแผนการฝึกอบรม สำหรับบริษัทที่ไม่มีการทำ competency อย่างเป็นทางการ เราก็สามารถใช้ผลงานของพนักงานในปีที่ผ่านมา มากำหนดเป็นแผนการฝึกอบรมได้ ว่าพนักงานแต่ละคนจะต้องได้รับการพัฒนาอะไรบ้าง เพื่อให้ผลงานในปีถัดไปดีขึ้น ซึ่งตรงนี้ผมเชื่อว่า หัวหน้างานทุกคนมองออกอยู่แล้วว่าพนักงานที่เขาดูแลนั้น จะต้องได้รับการอุดจุดอ่อนตรงไหนบ้าง เพียงแต่ในความเป็นจริงนั้น บางองค์กรประเมินผลงานเพื่อเอาไปใช้ในการขึ้นเงินเดือน พอปรับเงินเดือนเสร็จก็จบกัน ไม่มีการเอาผลงานมาวิเคราะห์ต่อไปว่า พนักงานแต่ละคนที่ผลงานออกมาดี หรือไม่ดีนั้น ถ้าปีหน้าจะให้ดียิ่งขึ้นต่อไป จะต้องพัฒนาอะไรบ้าง ซึ่งถ้าเราสามารถนำเอาผลการประเมินที่ได้มาวิเคราะห์เรื่องการพัฒนาต่อไป ผมว่ายังไงก็เห็นประเด็นในการพัฒนาของพนักงานแต่ละคน เมื่อส่งไปอบรม ก็จะได้ตรงกับสิ่งที่ต้องพัฒนา

• แจ้งวัตถุประสงค์ในการอบรมให้ทราบก่อนส่งไปอบรม ก่อนที่จะส่งพนักงานไปเข้าหลักสูตรฝึกอบรมใดๆ ก็ตาม ผู้จัดการ หรือหัวหน้างานโดยตรงของพนักงานคนนั้นจะต้องพูดคุยกับพนักงานถึงวัตถุประสงค์ที่ส่งเขาไปอบรมเรื่องนั้นๆ ว่าทำไมต้องอบรมเรื่องนี้ และเรื่องนี้จะช่วยให้เขาทำงานได้ดีขึ้นได้อย่างไร และบริษัทคาดหวังผลงานอะไรที่ดีขึ้นหลังจากที่อบรมมาแล้ว รวมทั้งเมื่ออบรมกลับมาแล้ว จะมอบหมายงานอะไรให้ทำเพิ่มเติม เพื่อที่จะได้นำเอาความรู้ที่อบรมนั้นมาใช้งานจริง ซึ่งจุดนี้ก็จะทำให้การฝึกอบรมนั้นได้ผลจริง

• หัวหน้างานโดยตรงจะต้องมีการติดตามผลการฝึกอบรม เมื่อส่งพนักงานไปอบรมกลับมาแล้ว ต้องให้มีการพูดคุย ทบทวนถึงสิ่งที่ได้จากการฝึกอบรม และมีการมอบหมายงานใหม่ ซึ่งงานนั้นจะต้องใช้ความรู้จากการฝึกอบรมนั้น เพื่อที่จะได้นำเอาสิ่งที่เรียนมาใช้งาน โดยหัวหน้างานจะต้องมีการติดตามผลงานของพนักงานคนนั้นอย่างจริงจัง มิฉะนั้นแล้วอบรมกลับมาก็จะไม่มีอะไรเกิดขึ้น พนักงานก็จะทำงานเหมือนเดิมทุกอย่าง โดยเฉพาะถ้าเราส่งพนักงานไปอบรมในหลักสูตรที่เกี่ยวกับการพัฒนาทักษะในด้านต่างๆ อย่างที่เข้าใจกันแล้วว่าการจะมีทักษะได้นั้น ต้องเกิดจากการฝึกฝน ใช้งานบ่อยๆ ดังนั้น เมื่ออบรมทักษะกลับมาแล้ว นายโดยตรงก็ต้องมอบหมายงานให้พนักงานต้องมีการใช้ทักษะที่เรียนมาบ่อยๆ เพื่อที่จะได้เกิดความชำนาญนั่นเอง

• เมื่อถึงเวลาที่พนักงานออกไปฝึกอบรมภายนอก อย่าพยายามติดต่อพนักงานคนนั้นในเรื่องงาน เพราะจะทำให้เขาไม่ได้รับความรู้อย่างเต็มที่ ปัจจุบันเทคโนโลยีพัฒนาไปไกลมาก โทรศัพท์มือถือมีกันทุกคน การตามงาน หรือการพูดคุยงานก็เลยทำได้ง่ายขึ้น แต่ถ้าเราต้องการให้พนักงานได้ความรู้อย่างเต็มที่แล้ว บริษัทเองก็ควรจะวางแผนในการทำงานระหว่างที่พนักงานคนนี้ไม่อยู่ ว่าจะทำอย่างไร เพื่อไม่ให้ไปรบกวนพนักงานที่เราส่งไปฝึกอบรม การเดินเข้าเดินออกระหว่างการฝึกอบรมนั้น จะทำให้การเรียนรู้ขาดตอน และไม่สามารถประติดประต่อเรื่องราวได้อย่างครบถ้วน

• ถ้าอบรมมาแล้วยังไม่สามารถทำงานได้ตามความรู้ที่เราคาดหวังไว้ ก็อย่าไปโทษพนักงานว่าทำไมเรียนไม่รู้เรื่อง แต่พยายามช่วยกันหาทางแก้ไขปัญหาจะดีกว่า เพราะบางครั้งหลักสูตรที่เราส่งไป ก็อาจจะไม่ตอบโจทย์ที่ต้องการได้ โดยเฉพาะหลักสูตรฝึกอบรมที่เปิดกันเต็มไปหมด ก็คงต้องประสานงานกับทางฝ่ายบุคคลในการหาหลักสูตรใหม่ ที่แตกต่างจากเดิม และสามารถตอบโจทย์ได้ตรงกว่าเดิม

อย่าลืมนะครับ การฝึกอบรมไม่ใช่ยาครอบจักรวาลที่จะทำให้พนักงานเก่งขึ้นได้ในทุกเรื่อง แต่การฝึกอบรมก็เป็นวิธีการพัฒนาพนักงานที่นิยมใช้กันมาก ดังนั้น เมื่อลงทุนส่งพนักงานไปอบรมแล้ว ก็อย่าลืมติดตาม และต้องพัฒนากันอย่างต่อเนื่อง ที่สำคัญก็คือ ต้องใช้แนวทางในการพัฒนาพนักงานวิธีการอื่นๆ ร่วมด้วย ไม่ว่าจะเป็นการมอบหมายงาน การสอนงาน การให้ Feedback ฯลฯ

แล้วการส่งพนักงานไปฝึกอบรม ก็จะได้ผลลัพธ์ที่ดีตามมาครับ