จากพนักงานมือดี สู่การเป็นหัวหน้า ต้องเตรียมความพร้อมอะไรบ้าง (ตอนที่ 2)

ช่วงปลายปีแบบนี้ ยิ่งเป็นช่วงของการเสนอชื่อพนักงาน เพื่อเลื่อนตำแหน่งกันด้วย ผมเชื่อว่า คงมีหลายบริษัทที่ผู้จัดการเดินเข้ามาหา HR แล้วมาเสนอชื่อพนักงานของตนเองว่า ถึงเวลาแล้วที่จะต้องเลื่อนตำแหน่งให้เขา โดยที่เราอาจจะไม่ได้เตรียมความพร้อมอะไรไว้ล่วงหน้าเลย ผู้จัดการส่วนใหญ่จะมองด้านเดียวก็คือ เมื่อพนักงานทำงานครบตามจำนวนปีที่กำหนดแล้ว ก็น่าจะได้รับการเลื่อนตำแหน่ง แต่ไม่เคยคิดว่า คนที่เสนอชื่อมานั้น มีความพร้อมหรือไม่ที่จะรับงานที่ยากขึ้นไปอีก คิดอย่างเดียวว่า อยากจะทำให้พนักงานรู้สึกดี โดยไม่สนใจว่า แล้วบริษัทจะได้ หรือจะเสียอะไรไปบ้าง

วันนี้เราจะมาต่อกันในเรื่องของทักษะอะไรบ้างที่เราควรจะเตรียมความพร้อมให้กับพนักงานมือดี ก่อนที่จะเลื่อนเขาขึ้นไปเป็นหัวหน้า หรือผู้จัดการ

• ทักษะการบังคับบัญชา เรื่องนี้ถือเป็นเรื่องแรกที่ต้องเตรียมความพร้อมให้กับพนักงาน จากที่เคยเป็นพนักงานรับคำสั่งอย่างเดียว จะต้องถูกเลื่อนเป็นหัวหน้า ซึ่งต้องวางแผน สั่งการ และควบคุมพนักงาน ดังนั้นเรื่องของทักษะในการเป็นหัวหน้างานที่ดีจะต้องมีการเสริมสร้างให้พร้อมก่อนเพื่อน การสร้างทักษะด้านก็ไม่ใช่แค่เพียงการส่งพนักงานไปอบรมเรื่องนี้เท่านั้น แต่หัวหน้างานของเขาควรจะมอบหมายงานที่ให้พนักงานคนนั้นได้มีโอกาสเป็นหัวหน้าทีม หรือหัวหน้าโครงการ เพื่อให้เขาได้ฝึกที่จะวางแผนสั่งการ และควบคุมงานให้เป็นไปตามเป้าหมายที่กำหนด เพื่อสร้างความคุ้นเคยก่อน

• ทักษะการสื่อความ ทักษะทางด้านนี้เป็นอีกด้านหนึ่งที่มีความสำคัญมาก โดยเฉพาะกับคนที่เป็นหัวหน้างาน การสื่อความในที่นี้ หมายถึงทั้งด้านส่งสาร และการรับสาร ก็คือ การพูด และการฟัง พูดก็ต้องพูดจากเรื่องยากให้เป็นเรื่องง่าย เพราะพนักงานที่เป็นลูกน้องส่วนใหญ่ไม่ค่อยชอบฟังเรื่องยากๆ ดังนั้นหัวหน้างานที่ดีจะต้องสามารถทำเรื่องยากให้เป็นเรื่องง่าย และสื่อสารให้ลูกน้องของตนเข้าใจได้อย่างชัดเจน มิฉะนั้นงานก็คงไม่เดินแน่นอน อีกด้านก็คือ ด้านการฟัง การที่จะพูดให้เข้าใจง่ายๆ แปลว่า ก็ต้องรับข้อความมาอย่างเข้าใจ ดังนั้นการฟังอย่างเข้าใจจึงต้องถูกพัฒนาก่อนที่จะเลื่อนให้ใครขึ้นไปเป็นหัวหน้า

• ทักษะการสร้างแรงจูงใจ เรื่องนี้เป็นอีกเรื่องหนึ่งที่สำคัญไม่แพ้เรื่องอื่นๆ เพราะการที่หัวหน้าจะสามารถสั่งการ ควบคุมดูแลพนักงานให้ทำงานอย่างที่เราต้องการได้นั้น แปลว่า หัวหน้าจะต้องเข้าใจพนักงาน และรู้เทคนิคในการสร้างพลัง และสร้างแรงจูงใจให้พนักงานที่เป็นลูกน้องเรา สิ่งเหล่านี้ต้องเริ่มต้นจากการเข้าในพื้นฐานธรรมชาติความต้องการของคน ซึ่งมีความแตกต่างกัน หัวหน้างานจะต้องวิเคราะห์สิ่งเหล่านี้ให้ออก เพื่อที่จะได้ทำให้พนักงานเกิดแรงจูงใจในการทำงานในตนได้

• ทักษะการสอนงาน ทักษะด้านนี้ถือได้ว่าเป็นทักษะที่หัวหน้าส่วนใหญ่ขาดมาก ก็คือ เราเคยเป็นพนักงานมือดี แสดงว่ามีความเก่งในเรื่องของเทคนิคในการทำงาน แต่พอเป็นหัวหน้า สิ่งที่ต้องทำก็คือต้องสอนให้พนักงานทำงานให้ได้ หัวหน้าบางคนยิ่งสอนพนักงานยิ่งงง ไม่รู้เทคนิคในการสอนงานว่าจะต้องทำอย่างไร ก็เลยทำให้การสอนงานไม่ได้ผล

• ทักษะการตัดสินใจ อีกเรื่องก็คือเรื่องของทักษะในการตัดสินใจ คนที่ได้เลื่อนขึ้นมาเป็นหัวหน้าใหม่ๆ มักจะกังวล และสับสน รวมทั้งยังไม่ชินในเรื่องที่ว่าตนเองจะต้องตัดสินใจทำงานในขอบเขตงานที่ใหญ่ขึ้น กว้างขึ้น การไม่ได้เตรียมการเรื่องนี้ จะทำให้หัวหน้างานที่ไม่พร้อม จะไม่กล้าตัดสินใจ ลังเล บางครั้งดองเรื่องไว้เลยก็มี เพราะไม่รู้ว่าจะต้องตัดสินใจอย่างไร กลัวว่าตัดสินใจแล้วจะเกิดความผิดพลาด ฯลฯ ผลสุดท้ายก็โยนเรื่องเหล่านั้นให้กับผู้บังคับบัญชาตัดสินใจให้ ซึ่งเท่ากับว่าไม่ต่างอะไรกับพนักงานคนหนึ่งเลย

นี่คือ 5 ทักษะที่ต้องมีการเตรียมความพร้อม สำหรับพนักงานที่จะต้องได้รับการเลื่อนตำแหน่งขึ้นไปเป็นหัวหน้างานระดับต้น ทั้งเพื่อที่จะทำให้พนักงานมือดี กลายเป็นหัวหน้ามือดีได้อย่างราบรื่นครับ

พรุ่งนี้เราจะมาต่อกันในประเด็นที่ว่า ถ้าเรายังคงดันให้พนักงานได้รับการเลื่อนตำแหน่งขึ้นไปเป็นหัวหน้า หรือผู้จัดการ โดยไม่ได้เตรียมความพร้อมกันก่อนมันจะเกิดอะไรขึ้นบ้าง