อยากให้องค์กรเกิดความสำเร็จอย่างยั่งยืน อย่าลืมเรื่อง Succession Plan

ผู้บริหารระดับสูงของหลายองค์กรบ่นให้ฟังว่า ตอนนี้หาคนมาสืบทอดตำแหน่งเขาไม่ได้เลย คนในองค์กรไม่มีใครที่พร้อม และสามารถที่จะนำพาองค์กรไปสู่อนาคตได้ ควรทำอย่างไรดี บางองค์กรก็บ่นให้ฟังว่า พอถึงเวลาที่มีผู้บริหารระดับสูงเกษียณอายุ ก็หาคนมาแทนกันจ้าละหวั่น แต่หาเท่าไหร่ก็หาไม่ได้ สุดท้ายก็ต้องขอต่ออายุคนที่เกษียณอายุไปแล้ว ให้เขาช่วยอยู่ทำงานต่อไปอีก

บางองค์กรหาคนขึ้นมาสืบทอดตำแหน่งไม่ได้ ก็อาศัยผู้บริหารคนอื่น ช่วยอยู่ทำงานแทน นัยว่า Acting ตำแหน่งไปก่อน บางองค์กรก็มองว่า ไม่จำเป็นต้องมีใครมาแทนก็ได้ ให้ผู้จัดการระดับรองๆ ลงไปทำงานแทนไปก่อน

ผลที่ได้ก็คือ งานทุกอย่างที่ทำไว้ ก็เกิดการสะดุด ขาดช่วง และขาดการสานต่องานที่ทำไว้ บางโครงการดีๆ ต้องพับไป ด้วยเหตุผลว่า หาคนมาสืบทอดตำแหน่งต่อไปไม่ได้

จากผลการสำรวจ HR Benchmarking ที่ได้เคยทำไว้เมื่อปีที่แล้ว (2017) ก็ได้ผลคร่าวๆ ออกมาว่า บริษัทจำนวนมากว่า 70% ไม่มีการทำเรื่องของการวางแผนสืบทอดตำแหน่ง หรือที่เรามักจะเรียกกันว่า Succession Plan กันเลย ผู้บริหารทำงานไปเรื่อยๆ ไม่มีการวางแผนว่าใครจะมาสืบทอดตำแหน่ง และจะต้องพัฒนาใครคนไหนอย่างไร เพื่อให้ขึ้นมาทำงานในฐานะผู้บริหารระดับสูงต่อไป

บางองค์กรถูกกฎเกณฑ์บางอย่างจากหน่วยงานกลาง บังคับให้ทำ Succession Plan ก็ทำ แต่ทำแบบขอไปที ก็คือ ทำแบบว่า ขอให้มีแผนนี้ส่งให้ตรวจสอบก็พอ แต่ไม่มีการพัฒนาคนให้เป็นไปตามแผนสืบทอดตำแหน่งที่ส่งไปจริงๆ พอถึงเวลาที่ผู้บริหารระดับสูงลาออก เกษียณ หรือหายตัวไป ด้วยเหตุใดก็ตาม แผนสืบทอดตำแหน่งที่ทำไว้ ก็เป็นหมัน เพราะไม่เคยเอาคนที่ระบุชื่อในแผนนั้น มาพัฒนาให้เป็นผู้บริหารที่จะมาทดแทนตำแหน่งงานได้เลย

ถ้าถามว่า การทำ Succession Plan สำคัญหรือไม่ และต้องทำจริงๆ ใช่มั้ย ก็คงต้องถามกลับไปว่า องค์กรของท่านต้องการความสำเร็จอย่างยั่งยืน จากรุ่นสู่รุ่นหรือเปล่า ถ้าใช่ ก็ต้องทำ Succession Plan ไว้ เพื่อที่จะได้ไม่มีปัญหาในการสืบทอดตำแหน่ง

แต่ถ้าองค์กรของท่านไม่ได้ต้องการส่งต่อความยั่งยืนอะไร แค่จบรุ่นของเราก็พอแล้ว แบบนี้ก็ไม่ต้องทำก็ได้ครับ

ลองหาคำตอบดูก่อน ว่าจะต้องทำหรือไม่

ถ้าต้องทำ ก็คงต้องทำกันอย่างจริงจัง โดยปกติขั้นตอนในการทำ Succession Plan อย่างง่ายๆ ก็คือ

• Define Future Leader ก็คือ ต้องกำหนดคุณสมบัติหลักๆ ของผู้นำในอนาคตขององค์กรเราว่าต้องมีคุณสมบัติอะไรบ้าง ที่เป็นคุณสมบัติในแง่ Leadership ที่เรียกว่าขาดไม่ได้เลย คนที่จะมานำองค์กรนี้จะต้องมีสิ่งเหล่านี้

 

• Create Job Profile จากนั้นก็มากำหนด คุณสมบัติของตำแหน่งที่จะต้องสืบทอดอย่างละเอียด ว่าจะต้องมีคุณสมบัติอะไรบ้าง ตั้งแต่เรื่องของการศึกษา ประสบการณ์ในการทำงานที่ต้องผ่านจริงๆ ต้องเคยบริหารงานอะไรมาก่อน บริหารคนมาก่อนหรือไม่ competency ต่างๆ ต้องมีในระดับใด และต้องโชว์ศักยภาพในเรื่องอะไรให้เห็นบ้าง ฯลฯ ตัวนี้จะกำหนดละเอียดมาก ผมเคยทำให้ลูกค้าบางราย กำหนด Job Profile ถึง 5 หน้ากระดาษเลยก็มี

 

• Find Candidate จากนั้นก็หาผู้แข่งขันว่าควรจะมีใครบ้าง ซึ่งการหาตรงนี้ก็อาจจะต้องมีการคัดเลือกจากพนักงานหรือ ผู้บริหารที่มีคุณสมบัติโดดเด่น ต้องกำหนดให้ชัดว่าโดดเด่นในเรื่องอะไรบ้าง บางบริษัทถึงกับต้องใช้ Assessment center คือให้ผู้เชี่ยวชาญจากภายนอกมาช่วยประเมินกันเลยว่า ใครที่พร้อมบ้าง ใครที่มีศักยภาพบ้าง

 

• Create candidate Profile เมื่อเราได้คนที่เข้ารอบมาแล้ว ปกติก็จะเลือก 3 คน แล้วก็เอา 3 คนนี้มาทำ profile ของแต่ละคน โดยอาศัยหัวข้อเดียวกัน Job Profile ที่ระบุไว้ข้างต้น เช่น การศึกษา ประสบการณ์ คุณสมบัติต่างๆ ฯลฯ ก็จะได้ Profile ของแต่ละคน คนละ 1 เล่ม

 

• Assess Candidate จากนั้นก็ประเมินและให้คะแนนผู้ที่เข้ารอบมาแต่ละคน เทียบกับคุณสมบัติมาตรฐานที่กำหนดไว้ ซึ่งก็อาจจะให้เป็นคะแนนได้ เช่น ถ้าการศึกษาตรง ก็ได้ xx คะแนน ถ้าดีกว่าที่กำหนดไว้ ก็ให้ xxx คะแนนเป็นต้น จากนั้นก็รวมคะแนนแล้วคิดเป็น % ไว้ เราก็จะได้ว่า ใคร % matching คะแนนมากกว่ากัน ก็สามารถที่จะกำหนดได้ว่า ใครคือผู้สืบทอดอันดับที่ 1 2 3

 

• วางแผนพัฒนา ปกติแผน Succession Plan จะไม่สมบูรณ์ 100% แต่ละคนจะไม่ได้พร้อมเต็มที่ ซึ่งก็ต้องมีการกำหนดแผนพัฒนาให้กับแต่ละคน ในสิ่งที่ยังขาดอยู่ว่าจะต้องพัฒนาอะไรบ้าง เพื่อให้สมบูรณ์มากขึ้น

นี่ก็คือแนวทางคร่าวๆ สำหรับองค์กรที่จะทำ Succession Plan

ถ้าองค์กรของท่านต้องการความสำเร็จที่ยั่งยืน และการพัฒนาองค์กรอย่างต่อเนื่อง ก็คงต้องเริ่มทำ Succession Plan กันไว้บ้างแล้ว