แนวทางในการมอบหมายงานให้ลูกน้องอย่างมีประสิทธิภาพ

หัวหน้างานหลายคน มีปัญหาในเรื่องของการมอบหมายงาน สั่งงาน กับลูกน้อง คือ มอบหมายงานไปแล้ว ลูกน้องไม่สามารถทำงานได้ตามที่หัวหน้าต้องการ ซึ่งในบางครั้งหัวหน้าเองก็มักจะมองไปที่ลูกน้องคนนั้นว่า ขาดความรู้ ขาดทักษะในการทำงาน และพยายามที่จะพัฒนาพนักงานคนนั้นให้สามารถทำงานได้ แต่พัฒนาเท่าไหร่ก็ยังไม่สามาถทำงานได้ตามที่นายต้องการอยู่ดี

เราลองมองอีกมุมหนึ่งน่าจะดี ก็คือ ถ้าลูกน้องคนนั้นมีความรู้และทักษะดีอยู่แล้วล่ะครับ สาเหตุที่ทำให้เขาไม่สามารถทำงานได้ตามที่นายต้องการ ก็น่าจะมีสาเหตุมาจากตัวหัวหน้าเองมากกว่า ก็คือ หัวหน้าสั่งงานและมอบหมายงานให้ลูกน้องได้ดีแค่ไหน

เราลองมาดูแนวทางในการมอบหมายงานที่ดี ว่าจะต้องประกอบไปด้วยอะไรบ้าง เผื่อว่าท่านผู้อ่านจะนำไปใช้ในการมอบหมายงานให้ลูกน้องของตนเองได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น หลักการนี้ประกอบไปด้วยตัวหนังสือภาษาอังกฤษ 3 ตัวก็คือ CAP มาดูรายละเอียดกันครับ

  • C-Clarity คือความชัดเจนในสิ่งที่จะให้พนักงานทำ ตัวพนักงานเห็นภาพเป้าหมายของการทำงานชัดเจนตรงตามแบบที่นายต้องการแล้วหรือยัง เข้าใจชัดเจนหรือยังว่าจะต้องทำอะไรบ้าง ถ้าหัวหน้าไม่สามารถมอบหมายงานหรือสั่งการได้อย่างชัดเจน และไม่สามารถทำให้พนักงานเห็นภาพเป้าหมายของงานได้ พนักงานก็จะไม่สามารถทำงานได้ตามที่เราต้องการได้เช่นกัน ดังนั้นถ้าจะมอบหมายงานให้ได้อย่างมีประสิทธิภาพ สิ่งแรกที่หัวหน้าจะต้องทำให้ได้ก็คือ สื่อสารในเรื่องของเป้าหมาย และสิ่งที่ต้องการให้กับลูกน้องได้อย่างเข้าใจและเห็นภาพตรงกัน ใช้ภาษาง่ายๆ ไม่ต้องอวดอ้างว่าตนเองเก่งโดยการใช้ภาษาเฉพาะทางมากมาย พูดแล้วดูเก่ง แต่พนักงานไม่เข้าใจ และทำงานไม่ได้ ก็ไม่มีประโยชน์อะไร

 

  • A – Attainable คือ ต้องมีการประเมินดูว่า พนักงานที่เรามอบหมายงานให้ไปนั้น เขามีความรู้ และทักษะเพียงพอที่จะทำให้งานสำเร็จได้หรือไม่ แม้ว่าพนักงานจะมีความเข้าใจภาพเป้าหมายชัดเจนแล้วก็ตาม แต่ถ้าพนักงานขาดความรู้ ทักษะ ในการทำงานนั้น ก็จะทำให้งานไม่สำเร็จได้เช่นกัน ดังนั้นหัวหน้าที่ดี เวลาทีมอบหมายงาน ก็คงต้องพิจารณาถึงความสามารถของพนักงานประกอบด้วย งานบางงานอาจจะเป็นงานใหม่ ซึ่งลูกน้องยังไม่มีความรู้ทักษะดีพอ ถ้าหัวหน้างานทราบล่วงหน้าแบบนี้ ก็จะได้วางแผนในการพัฒนาพนักงานคนนั้นไปพร้อมๆ กับการทำงานด้วยเลยก็ยังได้ครับ หรืออาจจะเป็นเรื่องของเครื่องไม้เครื่องมือในการทำงานที่พร้อมหรือไม่ หัวหน้าก็ต้องพิจารณาในมุมนี้ด้วยเช่นกัน ไม่ใช่อยากให้งานสำเร็จตามเป้าหมาย แต่ไม่มีอุปกรณ์ในการทำงานนั้นที่เหมาะสมให้

 

  • P – Pay-off พนักงานทุกคนต้องการสิ่งตอบแทนจากการทำงาน ดังนั้นในการมอบหมายงานให้กับลูกน้องนั้น ก็คงต้องพิจารณาถึงประโยชน์ที่ลูกน้องจะได้จากการทำงานด้วยเช่นกัน เช่น ถ้าทำงานนี้ได้ จะได้เรียนรู้มากขึ้นในเรื่องอะไร จะได้ประสบการณ์ในการทำงานในเรื่องอะไร อย่างไร มีผลต่อผลงานของพนักงานอย่างไร และนอกจากนี้ เวลาที่พนักงานทำงานได้สำเร็จ ก็ต้องไม่ลืมที่จะให้คำชมเชยพนักงานอยู่เป็นระยะ เพื่อทำให้พนักงานมีพลัง และมีแรงจูงใจในการทำงานอยู่ตลอดเวลา

 

ลองเอาหลักการ CAP ไปประยุกต์ใช้ในการมอบหมายงานให้ลูกน้องของเราดูนะครับ เวลาที่จะมอบหมายงาน ก็ให้พิจารณาถึงหลัก 3 ประการนี้ ลองเขียนออกมาในกระดาษก่อนก็ได้ครับ ถ้ามีประเด็นตรงไหนก็มาปรับเปลี่ยนก่อน จากนั้นก็ตรวจสอบอีกสักรอบ แล้วจึงเรียกพนักงานเข้ามาคุย เวลาคุยก็ให้ใช้ทักษะในการสื่อความที่ดี ค่อยๆ ไปทีละขั้นตอน และอย่าพยายามใช้ศัพท์เทคนิคที่เข้าใจยาก เพราะเราต้องการให้พนักงานเข้าใจได้ง่ายที่สุด และเร็วที่สุด

ที่สำคัญ เมื่อคุยเสร็จแล้ว อย่าลืมให้พนักงานทวนสิ่งที่ได้รับมอบหมายไปอีกสักรอบ เพื่อความแน่ใจนะครับ

ใส่ความเห็น

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out /  เปลี่ยนแปลง )

Google photo

You are commenting using your Google account. Log Out /  เปลี่ยนแปลง )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out /  เปลี่ยนแปลง )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out /  เปลี่ยนแปลง )

Connecting to %s

บลอกที่ WordPress.com .

Up ↑

%d bloggers like this: